Rà soát thuế trước quyết toán 2026: 15 điểm hay bị loại chi phí

Rà soát thuế trước quyết toán năm 2026 nên làm ngay từ quý IV, khi doanh nghiệp còn kịp bổ sung chứng từ và điều chỉnh. Kỳ quyết toán TNDN năm 2026 (hạn 31/3/2027) áp dụng đầy đủ Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025 và lần đầu áp dụng Nghị định 255/2026 về giao dịch liên kết. Bài viết liệt kê 15 điểm doanh nghiệp hay bị loại chi phí, kèm cách kiểm tra và xử lý.

Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây

1. Hạn quyết toán TNDN 2026: 31/3/2027.
2. Chi từ 5 triệu đồng/lần phải chuyển khoản, kể cả tiền lương.
3. Lãi vay ngoài tổ chức tín dụng: trần theo Bộ luật Dân sự 20%/năm.
4. Kỳ 2026: giao dịch liên kết theo NĐ 255/2026.

1. Khung pháp lý áp dụng cho quyết toán năm 2026

Nội dung	Văn bản
Thuế TNDN	Luật 67/2025/QH15 (hiệu lực 01/10/2025, áp dụng từ kỳ 2025); NĐ 320/2025; TT 20/2026
Giao dịch liên kết	NĐ 255/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 (thay NĐ 132/2020, NĐ 20/2025)
Quản lý thuế, hạn nộp	Luật 108/2025/QH15; NĐ 252/2026; TT 89/2026
Miễn TNDN doanh nghiệp nhỏ	NQ 198/2025 (miễn 3 năm); NĐ 141/2026 (doanh thu ≤ 1 tỷ)

Hồ sơ quyết toán đầy đủ xem bài hồ sơ quyết toán thuế TNDN: checklist.

2. Nhóm thanh toán và chứng từ (điểm 1–5)

1. Khoản chi từ 5 triệu đồng không chuyển khoản. Từ 15/12/2025, khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên mỗi lần thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trước là 20 triệu).

2. Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán. Không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần. Theo LuatVietnam dẫn Công văn 218/CST-TN (27/01/2026), quy định 5 triệu đồng áp dụng cả với tiền lương. Xem bài trả lương tiền mặt từ 5 triệu bị loại chi phí.

4. Lương, thưởng không ghi trong hợp đồng, quy chế; hạch toán mà không chi. Điều kiện hưởng, mức hưởng phải ghi trong HĐLĐ, thỏa ước, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng, và phải thực chi.

5. Nhân viên thanh toán hộ không có quy chế. Khoản người lao động thanh toán không dùng tiền mặt rồi doanh nghiệp hoàn trả được chấp nhận khi có quy định trong quy chế tài chính hoặc nội bộ; TT 20/2026 hướng dẫn hồ sơ cho trường hợp này.

3. Nhóm hóa đơn và nhà cung cấp (điểm 6–7)

6. Hóa đơn từ người bán bị kết luận sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Không được trừ chi phí, không được khấu trừ GTGT; từ 01/7/2026 người mua phải khai bổ sung kể cả kỳ đã kiểm tra. Xem bài người mua khai bổ sung khi người bán dùng hóa đơn bất hợp pháp.

7. Khoản chi thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc không phục vụ sản xuất, kinh doanh. Đây là điều kiện chung của mọi khoản chi được trừ.

4. Nhóm lãi vay và giao dịch liên kết (điểm 8–10)

8. Lãi vay của đối tượng không phải tổ chức tín dụng vượt mức Bộ luật Dân sự. Mức trần lãi suất theo Bộ luật Dân sự là 20%/năm.

Ví dụ minh họa (giả định): Công ty vay cá nhân 1 tỷ đồng, lãi suất thỏa thuận 25%/năm, đã trả đủ lãi năm 2026 là 250 triệu đồng. Phần được trừ tối đa theo trần 20%/năm là 200 triệu đồng; 50 triệu đồng bị loại. Với thuế suất giả định 20%, thuế TNDN tăng 10 triệu đồng.

9. Lãi vay vượt mức khống chế 30% EBITDA với doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Kỳ 2026 áp dụng Nghị định 255/2026; khống chế áp lên tổng chi phí lãi vay thuần, trừ khoản loại trừ. Xem bài khống chế chi phí lãi vay 30% EBITDA.

10. Phí dịch vụ nội bộ tập đoàn thiếu hồ sơ chứng minh. Xem bài phí quản lý tập đoàn nào không được trừ.

5. Nhóm chi phúc lợi, bảo hiểm, khoản đặc thù (điểm 11–15)

11. Bảo hiểm hưu trí, nhân thọ cho người lao động vượt 05 triệu đồng/tháng/người. Phần vượt không được trừ (điểm đ khoản 4 Điều 10 NĐ 320/2025). Khoản này cũng bị loại toàn bộ nếu quy chế không ghi điều kiện, mức hưởng hoặc doanh nghiệp còn nợ bảo hiểm bắt buộc. Xem bài chi phí bảo hiểm nhân thọ, hưu trí cho nhân viên.

12. Chi R&D được trừ thêm làm phát sinh lỗ. Tổng chi phí nghiên cứu và phát triển được trừ tối đa 200% chi phí thực tế, tức được trừ thêm tối đa 100%. Sau khi áp dụng mức chi bổ sung, doanh nghiệp không được bị lỗ (tiết a1, a2 điểm a khoản 1 Điều 9 NĐ 320/2025).

13. Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế. Không được trừ, kể cả tiền phạt về thuế, hóa đơn.

14. Khoản chi không đáp ứng điều kiện, nội dung chi theo pháp luật chuyên ngành. Luật 67/2025 bổ sung rõ nhóm này vào chi phí không được trừ.

15. Chi phí tiền lương lao động nước ngoài thiếu hồ sơ. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương được Forvis Mazars tổng hợp, chi lương lao động nước ngoài được trừ khi đủ điều kiện, có giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn và tham gia bảo hiểm đúng quy định.

6. Lịch rà soát từ nay đến hạn quyết toán

Tổng số thuế tạm nộp 4 quý không được thấp hơn 80% số phải nộp theo quyết toán; phần thiếu bị tính tiền chậm nộp từ ngày sau hạn tạm nộp quý IV. Xem bài tạm nộp thuế TNDN quý: quy tắc 80%.

7. Tổ chức buổi rà soát thế nào cho hiệu quả?

Doanh nghiệp đang được miễn TNDN (miễn 3 năm theo Nghị quyết 198/2025 hoặc miễn khi doanh thu không quá 1 tỷ đồng) cũng không nên bỏ qua bước rà soát. Số liệu chi phí đúng là căn cứ xác định kết quả kinh doanh, số lỗ được chuyển sang năm sau (tối đa 05 năm theo Luật 67/2025) và điều kiện tiếp tục hưởng ưu đãi khi quy mô thay đổi. Xem thêm bài chuyển lỗ thuế TNDN 5 năm.

Những lỗi thường gặp

• Để đến tháng 3 mới rà soát, khi không còn bổ sung được chứng từ thanh toán của năm cũ.
• Loại nhầm khoản mới được trừ như thuế GTGT không được hoàn.
• Quên rằng ngưỡng 5 triệu đồng áp dụng cả lương.
• Vẫn dùng NĐ 132/2020 cho giao dịch liên kết kỳ 2026.
• Không điều chỉnh tạm nộp quý IV khi rà soát thấy lợi nhuận tính thuế tăng.

Kết luận

Phần lớn khoản chi bị loại khi quyết toán đều có thể phòng ngừa nếu phát hiện từ quý IV: chuyển khoản đúng cách, bổ sung quy chế, kiểm tra nhà cung cấp, tính lại lãi vay. Rà soát sớm vừa giảm số thuế bị truy thu, vừa giúp tạm nộp quý IV đủ 80%.

Doanh nghiệp muốn chuyên viên rà soát 15 điểm trên cùng sổ sách thực tế có thể tham khảo dịch vụ rà soát sổ sách kế toán hoặc báo cáo tài chính cuối năm của TAVA.