Chi phí được trừ theo Nghị định 320/2025 là các khoản chi doanh nghiệp được đưa vào khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng ba điều kiện: thực tế phát sinh phục vụ sản xuất kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng trở lên. Nghị định 320/2025/NĐ-CP (15/12/2025) hướng dẫn Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, đồng thời bổ sung nhiều khoản chi mới như chi chưa tương ứng doanh thu, chi R&D tối đa 200%. Bài viết tổng hợp danh sách để kế toán rà soát trước quyết toán.
1. Văn bản áp dụng và mốc thời gian
- Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15: hiệu lực 01/10/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025: Điều 9 quy định khoản chi được trừ, Điều 10 quy định khoản chi không được trừ. Doanh nghiệp được chọn áp dụng quy định mới về chi phí từ đầu kỳ 2025, từ 01/10/2025 hoặc từ 15/12/2025; riêng ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ 15/12/2025.
- Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026: hướng dẫn hồ sơ, chứng từ.
2. Ba điều kiện chung của chi phí được trừ
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025 yêu cầu khoản chi đáp ứng đủ ba điều kiện và không thuộc danh mục không được trừ tại Điều 10:
Thực tế phát sinh, phục vụ sản xuất kinh doanh
Bao gồm chi R&D được tính tối đa 200% chi phí thực tế, với điều kiện không làm phát sinh lỗ.
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Mua của người sản xuất trực tiếp, người thu nhặt phế liệu, hộ kinh doanh dưới ngưỡng: lập Bảng kê thu mua kèm chứng từ chi trả.
Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng
Áp dụng cho từng lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán khác từ 5 triệu đồng trở lên.
Chi tiết về ngưỡng 5 triệu đồng
Nghị định 320/2025 hướng dẫn thêm một số tình huống:
- Mua nhiều lần trong ngày của cùng một người bán: xét theo tổng giá trị.
- Người lao động thanh toán thay rồi doanh nghiệp hoàn lại: được chấp nhận nếu có quy chế và các khoản thanh toán thực hiện không dùng tiền mặt.
- Khoản mua chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí: nếu sau đó thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí.
- Mua của hộ, cá nhân trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt dù dùng Bảng kê thu mua.
Ngưỡng cũ là 20 triệu đồng. Từ 15/12/2025, nhiều khoản chi lương, mua hàng cá nhân, tiếp khách trước đây trả tiền mặt nay có nguy cơ bị loại. Xem bài trả lương tiền mặt từ 5 triệu bị loại chi phí.
3. Chín nhóm chi phí chưa tương ứng doanh thu vẫn được trừ
Đây là điểm mới đáng chú ý nhất. Trước đây, khoản chi không gắn với doanh thu trong kỳ dễ bị loại. Điểm i khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025 liệt kê các khoản được trừ:
| Ký hiệu | Khoản chi chưa tương ứng doanh thu |
|---|---|
| i1 | Chi phí dự thầu không trúng thầu |
| i2 | Chi nghiên cứu thị trường, sản phẩm mới không thành công hoặc dừng triển khai |
| i3 | Tiền thuê đất, chi phí hạ tầng tại khu, cụm công nghiệp và các khu tương tự |
| i4 | Khấu hao tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê |
| i5 | Chi thành lập doanh nghiệp, chi nhánh; khôi phục hoạt động sau tạm dừng; hoàn trả hiện trạng |
| i6 | Chi marketing trước khi bán hàng |
| i7 – i9 | Chi hủy hàng tồn kho hỏng, hết hạn; tài sản hư hỏng; phế liệu, phế phẩm |
Một số khoản (như i2, i6) phải có báo cáo gửi cơ quan quản lý hoặc lưu tại doanh nghiệp. Mọi khoản trong nhóm này vẫn phải đáp ứng điều kiện hóa đơn và thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ minh họa
Công ty R tham gia ba gói thầu năm 2026, chỉ trúng một gói. Chi phí lập hồ sơ hai gói không trúng (thuê tư vấn, khảo sát) là 80.000.000 đồng, có hóa đơn, thanh toán chuyển khoản. Theo điểm i1, khoản 80.000.000 đồng được tính vào chi phí được trừ năm 2026 dù không tạo ra doanh thu.
Nếu Công ty R chịu thuế suất 20%, khoản chi này làm giảm số thuế TNDN phải nộp 80.000.000 × 20% = 16.000.000 đồng so với trường hợp bị loại. Số liệu là giả định.
4. Các khoản chi cụ thể khác tại khoản 2 Điều 9
Ngoài nhóm chưa tương ứng doanh thu, Nghị định 320/2025 nêu cụ thể các khoản được trừ (vẫn phải có hóa đơn, chứng từ và thanh toán đúng quy định):
- Đào tạo nghề, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động, có ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước tập thể hoặc quy chế tài chính.
- Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, phòng chống thiên tai, dịch bệnh, nhà đại đoàn kết, địa bàn khó khăn, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số (điểm đ1 – đ7, mỗi loại có hồ sơ riêng).
- Chi nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số (điểm e).
- Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường (điểm g).
- Hỗ trợ xây dựng công trình công cộng đồng thời phục vụ sản xuất kinh doanh (điểm k).
- Chi giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa carbon, giảm ô nhiễm môi trường gắn với sản xuất kinh doanh (điểm l).
- Đóng góp vào các quỹ theo quyết định của Thủ tướng hoặc quy định của Chính phủ (điểm m).
- Giáo dục quốc phòng, an ninh; hỗ trợ tổ chức đảng, đoàn thể trong doanh nghiệp; phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
5. Khoản chi liên quan người lao động và thuế GTGT
Một số khoản liên quan người lao động và thuế GTGT trong Nghị định 320/2025:
- Đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động: phần vượt 05 triệu đồng/tháng/người không được trừ (điểm đ khoản 4 Điều 10). Doanh nghiệp không thực hiện đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc (kể cả còn nợ) thì toàn bộ khoản này không được trừ. Chi tiết: chi phí bảo hiểm nhân thọ, hưu trí cho nhân viên.
- Tiền lương người nước ngoài được điều chuyển trong nội bộ tập đoàn: điều kiện, mức hưởng có thể ghi tại văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (điểm b khoản 8 Điều 10). Riêng chi cho người được biệt phái quản trị tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt là một khoản được trừ riêng (điểm h khoản 2 Điều 9).
- Thuế GTGT đầu ra của hàng biếu, tặng, tài trợ.
- Thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết nhưng không được hoàn: xem thuế GTGT không được hoàn có được tính vào chi phí.
Chi R&D được tính tối đa 200% chi phí thực tế có điều kiện riêng, phân tích ở bài chi phí nghiên cứu phát triển 200%.
6. Hồ sơ, chứng từ theo Thông tư 20/2026
Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ cho các khoản chi tài trợ, chi chưa tương ứng doanh thu, đóng góp vào quỹ do Thủ tướng, Chính phủ thành lập, chi người lao động trả hộ rồi doanh nghiệp hoàn lại, mua chưa thanh toán và thuê tài sản của cá nhân. Hồ sơ là bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao có đóng dấu của doanh nghiệp hoặc chứng từ điện tử (khoản 14 Điều 3).
Thông tư 20/2026 có hiệu lực từ 12/3/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Với khoản chi phát sinh trước 12/3/2026 mà Thông tư 96/2015/TT-BTC đã quy định cụ thể điều kiện, hồ sơ thì kỳ 2025 thực hiện theo Thông tư 96/2015; khoản chưa được Thông tư 96/2015 quy định thì hồ sơ kỳ 2025 là hóa đơn, chứng từ theo quy định (khoản 2 Điều 10).
Rà soát chi phí trước quyết toán TNDN
- Lọc các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng phát sinh từ 15/12/2025: đã có chứng từ ngân hàng?
- Khoản chưa thanh toán cuối năm: theo dõi hình thức thanh toán sau đó
- Lập danh sách khoản chi chưa tương ứng doanh thu kèm báo cáo (nếu cần)
- Đối chiếu quy chế tài chính với chi đào tạo, phúc lợi, người lao động trả hộ
- Kiểm tra mức bảo hiểm hưu trí, nhân thọ cho người lao động không vượt 05 triệu đồng/tháng/người
- Tách chi R&D và kiểm tra điều kiện không làm phát sinh lỗ
Những lỗi thường gặp
Hiểu lầm
Khoản chi không tạo ra doanh thu trong kỳ thì luôn bị loại khỏi chi phí được trừ.
Sự thật
Nghị định 320/2025 cho trừ 9 nhóm chi chưa tương ứng doanh thu, như dự thầu không trúng, marketing trước bán hàng, khấu hao tài sản chưa cho thuê được.
- Vẫn dùng ngưỡng 20 triệu cho chứng từ thanh toán sau 15/12/2025.
- Chia nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu để trả tiền mặt: mua nhiều lần trong ngày của cùng người bán vẫn xét theo tổng.
- Không có quy chế cho trường hợp nhân viên trả hộ rồi được hoàn.
- Không điều chỉnh giảm chi phí khi khoản nợ cuối năm sau đó trả bằng tiền mặt.
- Tính 200% chi R&D làm phát sinh lỗ.
Danh sách khoản chi không được trừ có ở bài chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.
Kết luận
Nghị định 320/2025 mở rộng đáng kể danh sách chi phí được trừ, nhưng siết chặt điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng. Doanh nghiệp nên rà chứng từ thanh toán và lập hồ sơ cho nhóm chi chưa tương ứng doanh thu trước mỗi kỳ quyết toán.
Nếu bạn cần TAVA soát chi phí trước khi nộp quyết toán, tham khảo dịch vụ rà soát sổ sách kế toán, checklist hồ sơ quyết toán TNDN và chuyên mục Thuế TNDN.