Chi phí bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên do doanh nghiệp mua được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nhưng chỉ trong mức khống chế. Theo NĐ 320/2025/NĐ-CP (áp dụng kỳ tính thuế 2025), mức khống chế là 05 triệu đồng/tháng/người (điểm đ khoản 4 Điều 10). Cùng một khoản chi, doanh nghiệp còn phải xử lý thuế TNCN cho nhân viên theo Luật 109/2025 và NĐ 253/2026. Bài viết tách rõ hai phía thuế để kế toán làm đúng ngay từ khi ký hợp đồng bảo hiểm.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- TNDN: được trừ trong mức khống chế 05 triệu đồng/tháng/người (NĐ 320/2025).
- TNCN: được trừ tổng tối đa 03 triệu đồng/tháng từ kỳ 2026.
- Hợp đồng của DN bảo hiểm Việt Nam: khấu trừ 10% phần vượt khi đáo hạn.
- Phí từ 5 triệu đồng mỗi lần phải chuyển khoản.
1. Khoản chi nào thuộc diện này?
Nhóm chi phí này gồm ba loại khoản doanh nghiệp bỏ tiền cho người lao động:
- Đóng góp vào quỹ hưu trí bổ sung tự nguyện.
- Mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện.
- Mua bảo hiểm nhân thọ.
Khoản này khác với bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN). Bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng được trừ theo quy định riêng, không bị khống chế theo mức trên.
Bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn (không bắt buộc) cũng không thuộc nhóm này. NĐ 320/2025 xếp chúng vào nhóm chi phúc lợi, được trừ trong tổng mức không quá 01 tháng lương bình quân thực tế (điểm d khoản 4 Điều 10). Doanh nghiệp cần đọc kỹ loại sản phẩm trên hợp đồng bảo hiểm trước khi hạch toán.
2. Mức chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và NĐ 320/2025 tiếp tục cho trừ khoản chi này. Điểm đ khoản 4 Điều 10 NĐ 320/2025 quy định phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ có tính chất an sinh xã hội, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động là khoản không được trừ.
Khoản chi này áp dụng theo mốc của NĐ 320/2025. Doanh nghiệp được chọn áp dụng quy định mới về chi phí từ đầu kỳ tính thuế 2025, từ 01/10/2025 hoặc từ 15/12/2025.
Hồ sơ nên có để khoản chi được trừ
Điều kiện hồ sơ của khoản chi này nằm ở tiết đ1 điểm đ khoản 4 Điều 10 NĐ 320/2025 (TT 20/2026/TT-BTC không liệt kê riêng hồ sơ cho khoản bảo hiểm này). Về thực hành, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
Hồ sơ cho khoản chi bảo hiểm nhân thọ, hưu trí
- Quy chế tài chính hoặc quy chế phúc lợi nêu đối tượng, điều kiện, mức đóng
- Hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể có điều khoản tương ứng
- Hợp đồng bảo hiểm và danh sách người được bảo hiểm
- Hóa đơn hoặc chứng từ thu phí của doanh nghiệp bảo hiểm
- Chứng từ chuyển khoản cho khoản thanh toán từ 5 triệu đồng
- Bảng tính mức chi theo từng người để kiểm mức khống chế
Khoản phí thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (áp dụng từ 15/12/2025). Đóng phí bằng tiền mặt cho đại lý là lỗi khiến cả khoản chi bị loại.
3. Thuế TNCN của nhân viên được mua bảo hiểm
Khoản doanh nghiệp đóng bảo hiểm hưu trí bổ sung, hưu trí tự nguyện, nhân thọ cho người lao động là thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.
Từ kỳ tính thuế 2026, Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và NĐ 253/2026/NĐ-CP cho trừ trước khi tính thuế: bảo hiểm hưu trí bổ sung, hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ với tổng tối đa 03 triệu đồng/tháng. Mức này gồm cả phần người sử dụng lao động đóng và phần người lao động tự đóng.
Theo luật cũ, hưu trí tự nguyện chỉ được trừ tối đa 1 triệu đồng/tháng và bảo hiểm nhân thọ không được trừ.
Cách khấu trừ thuế theo NĐ 253/2026
Khấu trừ thuế TNCN với bảo hiểm do chủ mua
| Mua của | Khi nào khấu trừ | Ai khấu trừ |
|---|---|---|
| DN bảo hiểm thành lập tại Việt Nam | Khi đáo hạn, chi trả | DN bảo hiểm, 10% phần vượt |
| DN bảo hiểm nước ngoài được phép bán tại Việt Nam | Trước khi trả lương | Doanh nghiệp, 10% phần vượt |
Theo NĐ 253/2026, với phí từ 01/01/2026, thuế 10% chỉ tính trên phần vượt mức 03 triệu đồng/tháng. Người lao động không quyết toán khoản thu nhập này.
4. Ví dụ minh họa: một nhân viên, hai loại thuế
Số liệu giả định. Công ty H mua bảo hiểm nhân thọ của một doanh nghiệp bảo hiểm thành lập tại Việt Nam cho nhân viên K, phí 4 triệu đồng/tháng, đóng theo năm 48 triệu đồng bằng chuyển khoản. Nhân viên K không tự đóng thêm.
Phía TNDN. Phí 4 triệu đồng/tháng thấp hơn mức khống chế 05 triệu đồng/tháng/người, nên toàn bộ 48 triệu đồng được trừ, với điều kiện quy chế ghi rõ điều kiện, mức hưởng và công ty không nợ bảo hiểm bắt buộc. Nếu phí là 6 triệu đồng/tháng, phần vượt 1 triệu đồng/tháng, tức 12 triệu đồng/năm, không được trừ.
Phía TNCN. Phần vượt mức trừ là 4 − 3 = 1 triệu đồng/tháng, tức 12 triệu đồng/năm. Thuế 10% tương ứng là 1,2 triệu đồng, được doanh nghiệp bảo hiểm khấu trừ theo cơ chế của NĐ 253/2026.
5. Hạch toán và theo dõi
Doanh nghiệp nên theo dõi chi phí bảo hiểm theo từng người lao động, không chỉ theo tổng hợp đồng. Lý do là cả mức khống chế TNDN và mức trừ TNCN đều tính theo người.
Hợp đồng bảo hiểm nhóm thường đóng phí một lần cho cả năm. Khi đó, kế toán ghi nhận vào chi phí trả trước rồi phân bổ dần theo tháng. Cách này giúp chi phí từng kỳ phản ánh đúng, đồng thời dễ đối chiếu với mức khống chế khi tạm nộp thuế TNDN quý.
Nếu nhân viên nghỉ việc giữa kỳ và doanh nghiệp được hoàn một phần phí, khoản hoàn lại cần ghi giảm chi phí hoặc ghi nhận thu nhập khác. Doanh nghiệp nên quy định trước trong quy chế: người nghỉ việc có được giữ quyền lợi hợp đồng hay không. Quy định rõ giúp tránh tranh chấp lao động và giúp hồ sơ thuế nhất quán.
Ban hành quy chế trước khi ký hợp đồng bảo hiểm
Ghi rõ đối tượng, điều kiện hưởng, mức đóng tối đa.
Phân bổ phí theo kỳ
Phí đóng một lần cho nhiều kỳ nên phân bổ đúng niên độ.
Lập bảng chi tiết theo người
So mức khống chế TNDN và mức 3 triệu/tháng của TNCN.
Điều chỉnh khi quyết toán
Phần vượt khống chế loại khỏi chi phí được trừ trên tờ khai.
6. Những lỗi thường gặp
Mua bảo hiểm cho nhân viên là phúc lợi tốt, nhưng thuế có hai cửa phải qua.
Cửa TNDN theo NĐ 320/2025, cửa TNCN theo NĐ 253/2026. Hai mức khống chế khác nhau.
- Gộp bảo hiểm sức khỏe vào nhóm nhân thọ để tính chung mức khống chế.
- Không có quy chế mà chỉ có quyết định mua bảo hiểm cho một vài người.
- Đóng phí bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên.
- Không tách phí theo từng người nên không kiểm được mức khống chế.
- Quên nghĩa vụ TNCN khi mua bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, nơi doanh nghiệp phải tự khấu trừ.
- Dùng mức 1 triệu đồng/tháng cũ cho kỳ TNCN 2026.
- Còn nợ BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc mà vẫn đưa phí bảo hiểm nhân thọ vào chi phí được trừ.
Xem thêm các khoản chi khác tại bài thuế GTGT không được hoàn tính vào chi phí và checklist hồ sơ quyết toán thuế TNDN. Phần giảm trừ của người lao động có ở bài bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện và thuế TNCN và Luật Thuế TNCN mới 2026.
Nếu doanh nghiệp muốn xây quy chế phúc lợi và kiểm tác động thuế trước khi ký hợp đồng bảo hiểm, TAVA có thể hỗ trợ qua dịch vụ kế toán thuế trọn gói hoặc quyết toán thuế TNCN.
Kết luận
Mua bảo hiểm nhân thọ, hưu trí cho nhân viên được trừ chi phí TNDN trong mức khống chế 05 triệu đồng/tháng/người theo NĐ 320/2025, và được trừ TNCN tối đa 03 triệu đồng/tháng từ kỳ 2026. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế, theo dõi theo từng người và bảo đảm không nợ bảo hiểm bắt buộc trước kỳ quyết toán. Xem thêm chuyên mục Thuế TNDN.