Từ 15/12/2025, trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng mỗi lần sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nghị định 320/2025/NĐ-CP yêu cầu khoản chi trả từng lần từ 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, và Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 xác nhận quy định này áp dụng cho tiền lương. Bài viết giải thích phạm vi áp dụng, rủi ro thuế và quy trình chuyển sang trả lương qua ngân hàng cho doanh nghiệp nhỏ.
Quy định mới: lương từ 5 triệu/lần phải không dùng tiền mặt
Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng cho khoản chi được trừ.
Điểm c khoản 1 Điều 9 NĐ 320/2025 yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng; chứng từ này xác định theo pháp luật thuế GTGT. Với tiền lương, các nguồn tổng hợp văn bản nêu rõ điều kiện:
Khoản chi trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; việc nộp tiền mặt vào tài khoản người nhận không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù.
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 của Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí hướng dẫn việc áp dụng với khoản chi tiền lương.
Hiểu lầm
Trả lương tiền mặt có chữ ký nhận là đủ để tính chi phí.
Sự thật
Từ 15/12/2025, khoản trả từng lần từ 5 triệu đồng phải không dùng tiền mặt mới được trừ.
Bốn điều kiện để tiền lương được trừ khi tính TNDN
Ngưỡng 5 triệu đồng là điều kiện bổ sung. Tiền lương, tiền thưởng chỉ được trừ khi đáp ứng đồng thời:
- Thực chi cho người lao động. Lương hạch toán vào chi phí nhưng không chi thì không được trừ.
- Điều kiện và mức hưởng được ghi cụ thể trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng.
- Có hồ sơ chứng minh: HĐLĐ, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ chi.
- Khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Bộ hồ sơ đầy đủ xem bài hồ sơ chi phí tiền lương khi quyết toán thuế TNDN.
Rủi ro thuế nếu vẫn trả lương tiền mặt
Ví dụ minh họa
Giả định công ty G có 10 nhân viên, mỗi người lương thực nhận 8.000.000 đồng/tháng, trả bằng tiền mặt mỗi tháng một lần trong năm 2026. Mỗi lần chi đều từ 5 triệu đồng trở lên.
| Chỉ tiêu | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Lương trả tiền mặt/tháng | 10 × 8.000.000 | 80.000.000 đ |
| Lương trả tiền mặt cả năm | 80.000.000 × 12 | 960.000.000 đ |
| Thuế TNDN tăng thêm nếu bị loại (thuế suất giả định 20%) | 960.000.000 × 20% | 192.000.000 đ |
Ngoài số thuế tăng thêm, doanh nghiệp còn có thể bị tính tiền chậm nộp và xử phạt nếu khoản chi bị loại khi kiểm tra quyết toán. Thuế suất thực tế của doanh nghiệp có thể khác 20% tùy quy mô và ưu đãi; con số trên chỉ minh họa mức độ ảnh hưởng.
Áp dụng thế nào với năm tài chính 2025 và 2026?
Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho doanh nghiệp chọn mốc áp dụng một số quy định mới về doanh thu, chi phí (từ đầu kỳ 2025, từ 01/10/2025 hoặc từ 15/12/2025). Riêng quy định thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ 15/12/2025, không thuộc phần được lựa chọn.
Như vậy, với doanh nghiệp có năm tài chính theo năm dương lịch:
| Thời điểm chi lương | Lương trả tiền mặt từ 5 triệu/lần |
|---|---|
| Trước 15/12/2025 | Không bị ngưỡng 5 triệu chi phối; vẫn cần đủ điều kiện chung |
| Từ 15/12/2025 | Phải có chứng từ không dùng tiền mặt mới được trừ |
| Cả năm 2026 | Áp dụng ngưỡng 5 triệu cho mọi khoản lương |
Điểm cần chú ý là lương tháng 11 và tháng 12/2025 thường được chi trong tháng 12/2025 hoặc tháng 01/2026. Khoản nào chi bằng tiền mặt từ ngày 15/12/2025 trở đi thì rơi vào phạm vi quy định mới. Khi làm hồ sơ quyết toán năm 2025, kế toán nên tách riêng các khoản chi lương bằng tiền mặt từ 15/12/2025 để rà soát.
Khi nào trả lương tiền mặt vẫn được trừ?
Khoản chi dưới 5 triệu đồng mỗi lần trả bằng tiền mặt vẫn có thể được trừ nếu đáp ứng ba điều kiện chung (thực chi, có căn cứ trong HĐLĐ/quy chế, có hồ sơ ký nhận). Ví dụ thường gặp:
- Lương của lao động bán thời gian có tổng tiền mỗi lần trả dưới 5 triệu đồng;
- Khoản phụ cấp, hỗ trợ nhỏ chi riêng theo quy chế.
Tuy vậy, doanh nghiệp nên coi chuyển khoản là mặc định cho mọi khoản lương. Dữ liệu ngân hàng là bằng chứng “thực chi” rõ ràng nhất khi quyết toán.
Quy trình chuyển sang trả lương qua ngân hàng
Thu thập tài khoản của nhân viên
Lập danh sách tài khoản đứng tên chính người lao động, có xác nhận bằng văn bản.
Sửa HĐLĐ và quy chế lương
Ghi hình thức trả lương qua tài khoản, ngày trả lương và người chịu phí chuyển tiền.
Đăng ký dịch vụ chi lương với ngân hàng
Dùng chức năng chi lương theo lô để mỗi nhân viên có một giao dịch rõ ràng.
Chuẩn hóa nội dung chuyển khoản
Ví dụ: "Lương T10/2026 – Nguyễn Văn A – mã NV" để đối chiếu với bảng lương.
Lưu chứng từ theo tháng
Bảng lương, sao kê, ủy nhiệm chi hoặc file kết quả chi lương lưu cùng một bộ.
Theo Điều 96 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản. Khi trả qua tài khoản, người sử dụng lao động trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương. Vì vậy, việc chuyển đổi cần được ghi nhận bằng văn bản với người lao động.
Trường hợp nhân viên không có tài khoản
Một số lao động phổ thông, lao động lớn tuổi chưa có tài khoản. Doanh nghiệp có thể hỗ trợ mở tài khoản (và chịu phí liên quan), thay vì tiếp tục trả tiền mặt. Không nên chuyển lương vào tài khoản của người thân hay tổ trưởng để chi hộ, vì chứng từ sẽ không chứng minh được việc chi cho đúng người lao động.
Đã sẵn sàng trả lương không dùng tiền mặt?
- 100% nhân viên có tài khoản đứng tên chính mình
- HĐLĐ hoặc phụ lục ghi hình thức trả lương qua tài khoản
- Quy chế lương ghi ngày trả lương và người chịu phí chuyển tiền
- Lương chi từ tài khoản doanh nghiệp, theo lô có nội dung rõ ràng
- Bảng lương tháng khớp từng dòng với file kết quả chi của ngân hàng
Trả lương qua ngân hàng còn giúp phần thuế TNCN gọn hơn. Số thu nhập trên bảng lương, chứng từ chi và tờ khai khấu trừ khớp nhau, nên khi nhân viên tự quyết toán, dữ liệu thu nhập được tổng hợp trên hệ thống của cơ quan thuế ít bị lệch. Xem thêm biểu thuế TNCN 5 bậc 2026.
Những lỗi thường gặp
- Nộp tiền mặt vào tài khoản nhân viên tại quầy và coi là chuyển khoản.
- Chuyển một khoản tổng cho tổ trưởng rồi tổ trưởng chi tiền mặt cho từng người.
- Thưởng tháng 13 trả tiền mặt vì “chỉ trả một lần”. Nếu từ 5 triệu đồng, khoản này cũng phải không dùng tiền mặt. Xem điều kiện để tháng 13 là chi phí được trừ.
- Bảng lương không khớp sao kê do chi gộp, chi thiếu hoặc chi sai người.
- Chuyển từ tài khoản cá nhân của giám đốc thay vì tài khoản doanh nghiệp, khó chứng minh khoản chi thuộc doanh nghiệp.
Kết luận
Ngưỡng 5 triệu đồng biến việc trả lương tiền mặt thành rủi ro thuế lớn với doanh nghiệp nhỏ, vì phần lớn khoản lương tháng đều vượt ngưỡng. Chuyển sang trả lương qua ngân hàng, kèm sửa HĐLĐ, quy chế lương và chuẩn hóa chứng từ, là cách đơn giản nhất để giữ chi phí lương được trừ.
Nếu doanh nghiệp cần rà lại hồ sơ lương năm 2025–2026 trước khi quyết toán, hãy xem dịch vụ rà soát sổ sách kế toán hoặc dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm của TAVA. Các bài liên quan có trong chuyên mục Thuế TNDN.