Hóa đơn từ 5 triệu phải chuyển khoản: khấu trừ GTGT, trừ chi phí TNDN

Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng là điều kiện bắt buộc ở cả hai sắc thuế: từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT; từ 15/12/2025, khoản chi từ 5 triệu đồng mỗi lần thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt mới được trừ khi tính thuế TNDN. Ngưỡng cũ 20 triệu đồng đã hết áp dụng. Bài viết giải thích điều kiện, các trường hợp dễ sai và ví dụ cụ thể.

Căn cứ pháp lý và mốc hiệu lực

Sắc thuế	Ngưỡng mới	Áp dụng từ	Căn cứ
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào	Từ 05 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT)	01/7/2025	Luật 48/2024/QH15 Điều 14 khoản 2 điểm b; NĐ 181/2025 Điều 26
Chi phí được trừ thuế TNDN	Từ 05 triệu đồng mỗi lần thanh toán	15/12/2025	Luật 67/2025/QH15; NĐ 320/2025 Điều 9 khoản 1 điểm c, Điều 24 khoản 1 điểm b
Trước các mốc trên	Từ 20 triệu đồng	–	Quy định cũ

Hai mốc hiệu lực khác nhau là điểm dễ nhầm. Giai đoạn 01/7/2025 – 14/12/2025, một hóa đơn 10 triệu đồng thanh toán tiền mặt không được khấu trừ GTGT nhưng chi phí vẫn có thể được trừ theo ngưỡng TNDN cũ 20 triệu. Từ 15/12/2025, hóa đơn đó vừa không được khấu trừ GTGT, vừa không được tính vào chi phí được trừ.

Thế nào là thanh toán không dùng tiền mặt?

Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt, như chuyển khoản qua tài khoản thanh toán, thẻ ngân hàng, ví điện tử và các phương thức hợp pháp khác. Theo Điều 26 Nghị định 181/2025:

• Không được coi là không dùng tiền mặt: nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán.
• Được coi là không dùng tiền mặt: doanh nghiệp ủy quyền người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt (điểm i khoản 2). Nghị định không đặt thêm yêu cầu giấy ủy quyền riêng cho từng giao dịch.
• Bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu: được chấp nhận nếu phương thức được quy định trong hợp đồng và có biên bản, chứng từ theo điểm a–d khoản 2.

Mua nhiều lần trong ngày: cộng dồn theo người bán

Doanh nghiệp không thể tách nhỏ hóa đơn để né ngưỡng. Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán với tổng giá trị từ 5 triệu đồng, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt vẫn áp dụng, và doanh nghiệp chỉ được khấu trừ phần có chứng từ không dùng tiền mặt.

Ví dụ minh họa (số liệu giả định): ngày 10/9/2026, công ty S mua văn phòng phẩm của cùng một cửa hàng ba lần, mỗi lần 2.160.000 đồng (2.000.000 đồng chưa thuế, thuế 8% là 160.000 đồng). Tổng trong ngày là 6.480.000 đồng, vượt ngưỡng 5 triệu.

• Công ty chuyển khoản lần thứ nhất, trả tiền mặt hai lần còn lại.
• Thuế GTGT được khấu trừ: chỉ 160.000 đồng của lần chuyển khoản.
• Thuế GTGT không được khấu trừ: 320.000 đồng của hai lần trả tiền mặt.

Ảnh hưởng tới chi phí được trừ thuế TNDN

Theo Luật Thuế TNDN 67/2025 và Nghị định 320/2025, khoản chi được trừ phải là chi thực tế phục vụ sản xuất, kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Quy định ngưỡng 5 triệu đồng của TNDN áp dụng từ 15/12/2025, kể cả khi doanh nghiệp chọn mốc áp dụng khác cho các quy định mới về chi phí năm 2025.

Ví dụ minh họa (số liệu giả định): ngày 20/3/2026, công ty T thuê dịch vụ sửa chữa giá 9.000.000 đồng, thuế GTGT 8% là 720.000 đồng, tổng 9.720.000 đồng, trả bằng tiền mặt.

• Thuế GTGT 720.000 đồng không được khấu trừ.
• Chi phí 9.000.000 đồng không được trừ khi tính thuế TNDN.
• Nếu công ty thuộc diện thuế suất TNDN 20%, số thuế TNDN tăng thêm do khoản chi bị loại là 9.000.000 × 20% = 1.800.000 đồng.

Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thêm hồ sơ cho một số tình huống như chi do người lao động trả rồi doanh nghiệp hoàn lại, mua hàng trả chậm. Với khoản trả lương, thưởng bằng tiền mặt, doanh nghiệp nên rà riêng; xem bài trả lương tiền mặt và chi phí được trừ.

Hàng mua trả chậm và các trường hợp đặc thù

Với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng, doanh nghiệp được khấu trừ tạm dựa trên hợp đồng và hóa đơn. Đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà chưa có chứng từ không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm. Từ 20/6/2026, Nghị định 144/2026 cho phép khấu trừ lại khi có chứng từ sau đó. Chi tiết xem khấu trừ thuế GTGT khi mua trả chậm, trả góp.

Với hàng xuất khẩu, điều kiện khấu trừ, hoàn thuế còn gồm hợp đồng, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán theo hướng dẫn riêng. Khi nhân viên phải thanh toán bằng thẻ cá nhân, xem bài nhân viên mua hàng bằng thẻ cá nhân có được khấu trừ thuế.

Đã lỡ khấu trừ hóa đơn trả tiền mặt: xử lý thế nào?

Nếu rà soát phát hiện đã kê khai khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn từ 5 triệu đồng nhưng thực tế trả tiền mặt, doanh nghiệp nên khai bổ sung giảm số thuế được khấu trừ của kỳ đó. Khai bổ sung và nộp đủ số thuế còn thiếu trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thì không bị phạt hành vi khai sai, chỉ phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

Với chi phí TNDN, khoản chi không đủ điều kiện phát sinh từ 15/12/2025 cần được loại ra khi lập quyết toán năm. Nếu quyết toán đã nộp, doanh nghiệp khai bổ sung tờ khai quyết toán. Thời hạn khai bổ sung từ 01/7/2026 là 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ có sai sót. Xem hướng dẫn tại bài khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong 5 năm.

Quy trình kiểm soát nội bộ đề xuất

Những lỗi thường gặp

Kết luận

Ngưỡng 5 triệu đồng đã đổi cách doanh nghiệp thanh toán hằng ngày: mọi khoản mua từ mức này nên đi qua tài khoản ngân hàng hoặc quy chế ủy quyền rõ ràng. Hãy rà lại các kỳ từ tháng 7/2025 để phát hiện hóa đơn khấu trừ sai và khai bổ sung sớm. Tổng quan luật GTGT mới xem tại bài Luật thuế GTGT 48/2024.

TAVA có dịch vụ rà soát sổ sách kế toán để lọc các hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ, trừ chi phí. Bạn có thể liên hệ để được tư vấn.