Nhân viên đi công tác, mua vật tư gấp hay thanh toán dịch vụ trực tuyến bằng thẻ hoặc tài khoản cá nhân là chuyện thường ngày. Từ 01/7/2025, khi ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt hạ xuống 5 triệu đồng, câu hỏi “có được khấu trừ thuế không” trở nên cấp thiết. Câu trả lời: được, nếu doanh nghiệp có quy chế ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt và hoàn trả lại cho họ qua ngân hàng, theo hướng dẫn tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Bài viết hướng dẫn cách thiết lập để khoản chi vừa được khấu trừ GTGT vừa được trừ khi tính TNDN.
Quy định về ủy quyền thanh toán cho người lao động
Theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025 (Điều 26 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025 quy định một trường hợp đặc thù:
“Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.”
Nghị định không đặt yêu cầu lập giấy ủy quyền riêng cho từng giao dịch; Thuế TP Hà Nội cũng hướng dẫn theo hướng này (VnEconomy, 25/8/2025). Với thuế TNDN, điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định tương tự cho khoản chi do người lao động mua hộ, thanh toán không dùng tiền mặt.
Chuỗi chứng từ để được khấu trừ
- Quy chế ủy quyền
- Nhân viên trả bằng thẻ, chuyển khoản
- Hóa đơn mang tên doanh nghiệp
- DN hoàn trả qua ngân hàng
- Kê khai khấu trừ
Ba điều kiện phải đáp ứng đồng thời
1. Có quy chế ủy quyền. Việc ủy quyền phải được quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Không có quy chế, khoản thanh toán bằng thẻ cá nhân chỉ là giao dịch giữa nhân viên và người bán.
2. Nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt. Nhân viên trả bằng thẻ ngân hàng, chuyển khoản từ tài khoản thanh toán hoặc phương thức không dùng tiền mặt hợp pháp khác. Nhân viên trả tiền mặt cho người bán thì không đạt, kể cả khi có quy chế.
3. Doanh nghiệp hoàn trả không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả cho nhân viên. Hoàn trả bằng tiền mặt làm đứt chuỗi “không dùng tiền mặt”.
Ngoài ba điều kiện trên, điều kiện chung vẫn áp dụng: hóa đơn GTGT hợp pháp ghi thông tin người mua là doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ), hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế.
Quy chế ủy quyền nên có những nội dung gì?
Pháp luật không ban hành mẫu quy chế bắt buộc. Doanh nghiệp tự xây dựng, phù hợp quy mô hoạt động. Danh sách dưới đây là gợi ý của TAVA để quy chế đủ rõ khi giải trình với cơ quan thuế:
Nội dung gợi ý cho quy chế ủy quyền thanh toán
- Đối tượng được ủy quyền: chức danh, bộ phận hoặc danh sách nhân viên
- Phạm vi: loại hàng hóa, dịch vụ được thanh toán thay (công tác phí, vật tư, phần mềm…)
- Hạn mức mỗi lần hoặc mỗi tháng, người phê duyệt
- Phương thức nhân viên được dùng: thẻ, chuyển khoản, ví điện tử
- Yêu cầu hóa đơn mang tên, mã số thuế doanh nghiệp
- Hồ sơ đề nghị hoàn trả và thời hạn nộp cho kế toán
- Cách hoàn trả: chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên
Quy chế nên được ban hành bằng văn bản có hiệu lực trước khi phát sinh các giao dịch. Quy chế ký sau khi đã thanh toán dễ bị đặt câu hỏi khi kiểm tra.
Hồ sơ cho mỗi khoản thanh toán thay
Mỗi lần nhân viên thanh toán thay, kế toán nên lưu một bộ chứng từ gồm:
| Chứng từ | Mục đích |
|---|---|
| Hóa đơn GTGT mang tên doanh nghiệp | Căn cứ khấu trừ, ghi nhận chi phí |
| Chứng từ thanh toán của nhân viên (sao kê thẻ, ủy nhiệm chi, biên lai giao dịch) | Chứng minh nhân viên trả không dùng tiền mặt |
| Giấy đề nghị thanh toán, hoàn ứng có phê duyệt | Chứng minh giao dịch thuộc phạm vi ủy quyền |
| Chứng từ ngân hàng doanh nghiệp chuyển hoàn cho nhân viên | Hoàn tất chuỗi không dùng tiền mặt |
| Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ | Căn cứ ủy quyền chung |
Với thuế TNDN, Thông tư 20/2026/TT-BTC có hướng dẫn hồ sơ cho khoản chi do người lao động thanh toán rồi doanh nghiệp hoàn lại. Chứng từ được lưu dưới dạng bản gốc, bản sao chứng thực, bản sao có xác nhận của doanh nghiệp hoặc chứng từ điện tử.
Ví dụ minh họa: thanh toán phần mềm bằng thẻ cá nhân
Ví dụ minh họa (số liệu giả định): công ty U có quy chế tài chính cho phép trưởng phòng kỹ thuật thanh toán phần mềm, thiết bị dưới 30 triệu đồng mỗi lần bằng thẻ cá nhân. Ngày 05/8/2026, trưởng phòng mua thiết bị mạng giá 12.000.000 đồng, thuế GTGT 8% là 960.000 đồng, tổng 12.960.000 đồng, thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân. Hóa đơn ghi tên, mã số thuế của công ty U.
- Ngày 10/8/2026, công ty chuyển khoản 12.960.000 đồng hoàn trả cho trưởng phòng.
- Công ty kê khai khấu trừ 960.000 đồng thuế GTGT đầu vào.
- Chi phí 12.000.000 đồng (hoặc giá trị phân bổ nếu là tài sản, công cụ) được tính vào chi phí được trừ khi đủ các điều kiện khác.
Nếu cùng giao dịch đó, công ty hoàn tiền cho trưởng phòng bằng tiền mặt, chuỗi không dùng tiền mặt bị đứt: công ty có rủi ro bị loại 960.000 đồng thuế khấu trừ và, vì giao dịch phát sinh sau 15/12/2025, có rủi ro bị loại cả chi phí 12.000.000 đồng.
Thẻ tín dụng công ty có khác thẻ cá nhân không?
Thẻ do ngân hàng phát hành cho doanh nghiệp, thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp, là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt của chính doanh nghiệp, nên không cần đến cơ chế ủy quyền người lao động. Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên phải chi tiêu thường xuyên, thẻ công ty giúp đơn giản hóa chứng từ.
Cơ chế ủy quyền phù hợp hơn cho những khoản phát sinh không thường xuyên hoặc khi nhân viên ở xa, cần thanh toán gấp. Dù chọn cách nào, mọi khoản từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế) đều cần chứng từ không dùng tiền mặt. Xem tổng quan tại bài hóa đơn từ 5 triệu phải chuyển khoản.
Hiểu lầm
Nhân viên trả bằng thẻ cá nhân thì công ty mất quyền khấu trừ, nên buộc phải chờ kế toán chuyển khoản.
Sự thật
Có quy chế ủy quyền và thanh toán lại cho nhân viên không dùng tiền mặt thì vẫn được khấu trừ (điểm i khoản 2 Điều 26 NĐ 181/2025).
Những lỗi thường gặp
- Không có quy chế, chỉ có giấy đề nghị thanh toán sau khi mua.
- Hoàn trả cho nhân viên bằng tiền mặt từ quỹ.
- Hóa đơn ghi tên nhân viên hoặc “người mua không lấy hóa đơn”.
- Nhân viên nộp tiền mặt vào tài khoản người bán – không được coi là không dùng tiền mặt.
- Giao dịch vượt phạm vi, hạn mức trong quy chế nhưng vẫn kê khai khấu trừ.
- Không lưu sao kê thẻ của nhân viên, không chứng minh được nhân viên đã trả không dùng tiền mặt.
Kết luận
Thanh toán qua thẻ cá nhân của nhân viên vẫn được khấu trừ thuế GTGT và trừ chi phí nếu doanh nghiệp làm đúng ba bước: quy chế ủy quyền, nhân viên trả không dùng tiền mặt, doanh nghiệp hoàn trả qua ngân hàng. Hãy rà lại quy chế tài chính hiện hành và bổ sung điều khoản ủy quyền nếu chưa có. Các bài khác về khấu trừ xem tại chuyên mục Thuế GTGT.
TAVA có thể giúp doanh nghiệp rà soát hồ sơ khấu trừ, chi phí và đề xuất quy trình chứng từ phù hợp qua dịch vụ rà soát sổ sách kế toán. Bạn có thể liên hệ để được tư vấn.