Hồ sơ chi phí tiền lương đầy đủ là cách duy nhất để khoản lương không bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN. Theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tiền lương chỉ được trừ khi thực chi, có căn cứ trong HĐLĐ hoặc quy chế, có hồ sơ chứng minh, và từ 15/12/2025 khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng phải không dùng tiền mặt. Bài viết đưa ra checklist bốn nhóm hồ sơ để kế toán thuế chuẩn bị cho quyết toán năm 2025 và 2026.
Bốn điều kiện để chi phí tiền lương được trừ
| # | Điều kiện | Hồ sơ chứng minh |
|---|---|---|
| 1 | Thực chi cho người lao động | Chứng từ chi, sao kê, bảng lương ký nhận |
| 2 | Điều kiện và mức hưởng ghi cụ thể | HĐLĐ, thỏa ước, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng |
| 3 | Có hồ sơ chứng minh | Bảng chấm công, bảng lương, quyết định liên quan |
| 4 | Chi từng lần từ 5 triệu không dùng tiền mặt (từ 15/12/2025) | Ủy nhiệm chi, file chi lương của ngân hàng |
Thiếu một trong bốn điều kiện là đủ để khoản lương bị loại. Lương đã hạch toán vào chi phí nhưng không chi, hoặc không có chứng từ hợp pháp, thì không được trừ.
Nhóm 1: Hồ sơ căn cứ pháp lý
Đây là nhóm chứng minh điều kiện thứ 2: doanh nghiệp có cam kết trả khoản lương đó.
Nhóm 1 – Căn cứ trả lương
- HĐLĐ của từng người, kèm phụ lục điều chỉnh lương nếu có
- Quy chế lương, thưởng đã ban hành, ghi rõ điều kiện và mức hưởng
- Quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
- Thang lương, bảng lương của doanh nghiệp
- Quyết định tăng lương, bổ nhiệm, điều chuyển trong năm
Lưu ý: hợp đồng mang tên khác nhưng có trả lương và có quản lý, điều hành vẫn là HĐLĐ (Điều 13 Bộ luật Lao động 2019). Với khoán việc thật sự, hồ sơ là hợp đồng khoán, biên bản nghiệm thu, chứng từ chi; xem hợp đồng giao khoán nhân công.
Nhóm 2: Chứng từ thực hiện và thanh toán
Nhóm này chứng minh điều kiện 1, 3 và 4: doanh nghiệp đã thực sự chi đúng người, đúng số.
Nhóm 2 – Chứng từ thực chi
- Bảng chấm công hằng tháng có xác nhận của bộ phận quản lý
- Bảng thanh toán lương có ký duyệt
- Ủy nhiệm chi, sao kê hoặc file kết quả chi lương của ngân hàng
- Phiếu chi có ký nhận cho khoản dưới 5 triệu đồng/lần trả tiền mặt
- Bảng đối chiếu tổng lương hạch toán với tổng lương thực chi
Từ 15/12/2025, khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng mà trả tiền mặt (kể cả nộp tiền mặt vào tài khoản người nhận) sẽ không được trừ. Quy trình chuyển đổi xem bài trả lương tiền mặt từ 5 triệu bị loại chi phí.
Nhóm 3: Nghĩa vụ đi kèm – BHXH và thuế TNCN
Cơ quan thuế thường đối chiếu chi phí lương với dữ liệu BHXH và thuế TNCN. Số liệu lệch nhau là “cờ đỏ” khi kiểm tra.
Nhóm 3 – Dữ liệu đối chiếu
- Danh sách lao động tham gia BHXH và thông báo kết quả đóng hằng tháng
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN các kỳ trong năm
- Hồ sơ quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập
- Giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn của lao động nước ngoài
- Bảng giải trình chênh lệch giữa quỹ lương, lương đóng BHXH và thu nhập chịu thuế
Vì sao phải đối chiếu ba nguồn?
- Chi phí lương trên sổ kế toán là số doanh nghiệp đề nghị được trừ.
- Lương đóng BHXH thấp hơn nhiều so với lương thực trả có thể đặt câu hỏi về trốn đóng BHXH. Xem chậm đóng BHXH và trốn đóng.
- Thu nhập chịu thuế TNCN phải phản ánh tổng thu nhập đã trả, trừ các khoản miễn hoặc không tính theo luật.
Chênh lệch hợp lý (ví dụ phụ cấp không tính đóng, thu nhập vượt trần BHXH 50,6 triệu, tiền làm thêm giờ được miễn thuế) nên được giải trình sẵn bằng bảng.
Lao động nước ngoài
Theo Công văn 175/TNI-QLDN1 của Thuế tỉnh Tây Ninh (tổng hợp trong bản tin của Forvis Mazars), chi phí lương của lao động nước ngoài được trừ nếu đủ điều kiện, kèm giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn và tham gia BHXH đúng quy định. Thủ tục khai báo xem hướng dẫn khai lao động người nước ngoài.
Nhóm 4: Hồ sơ cho các khoản đặc thù
| Khoản | Hồ sơ nên có |
|---|---|
| Thưởng tháng 13, thưởng kết quả kinh doanh | Quy chế thưởng, quyết định chi thưởng, chứng từ chi |
| Tiền làm thêm giờ, làm đêm | Văn bản đồng ý làm thêm, bảng chấm công, bảng kê thời gian và tiền đã trả |
| Tiền lương ngày phép không nghỉ | Bảng theo dõi phép năm, quyết định thanh toán |
| Tiền ăn giữa ca | Quy chế, hợp đồng suất ăn hoặc bảng chi theo người |
| Lương người đã nghỉ việc, trả sau | Quyết định chấm dứt HĐLĐ, bảng thanh toán, chứng từ chi |
Với thuế TNCN kỳ 2026, Nghị định 253/2026/NĐ-CP miễn thuế toàn bộ tiền lương làm đêm, làm thêm giờ trong giới hạn luật lao động và tiền lương trả cho ngày phép không nghỉ. Doanh nghiệp phải lập bảng kê thời gian làm đêm, làm thêm giờ và số tiền đã trả, lưu tại đơn vị. Tiền ăn giữa ca chi bằng tiền vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng thì phần vượt tính thuế TNCN (áp dụng từ 01/7/2026).
Về thưởng tháng 13, xem thêm điều kiện để tháng 13 là chi phí được trừ.
Ví dụ minh họa: một khoản lương bị loại thế nào?
Giả định công ty H có quỹ lương năm 2026 là 2,4 tỷ đồng. Khi rà soát, kế toán phát hiện:
| Vấn đề | Số tiền | Rủi ro |
|---|---|---|
| Lương 2 nhân viên không có HĐLĐ, không có quy chế | 180.000.000 đ | Bị loại do thiếu căn cứ |
| Lương trả tiền mặt từ 5 triệu/lần | 120.000.000 đ | Bị loại do thiếu chứng từ không dùng tiền mặt |
| Lương tháng 12 hạch toán nhưng chưa chi | 200.000.000 đ | Được trừ nếu chi trước 31/3/2027 hoặc thuộc quỹ dự phòng hợp lệ |
Tổng 300.000.000 đồng thuộc hai dòng đầu có rủi ro bị loại rõ ràng. Với thuế suất giả định 20%, số thuế TNDN tăng thêm là 60.000.000 đồng, chưa kể tiền chậm nộp. Dòng thứ ba được trừ nếu công ty chi trước hạn nộp hồ sơ quyết toán (31/3/2027) hoặc nằm trong quỹ dự phòng tiền lương hợp lệ (xem mục dưới); nếu đến hạn vẫn chưa chi và không có quỹ dự phòng thì 200 triệu đồng cũng bị loại. Đây là số giả định để minh họa.
Quỹ dự phòng, lương chi sau 31/12 và các mức khống chế
Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (bản đăng Công báo) quy định rõ các điểm kế toán hay hỏi:
- Lương tháng 12 chi sau 31/12: tiền lương, phụ cấp phải trả nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán năm vẫn chưa chi thì không được trừ, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích quỹ dự phòng tiền lương (điểm c). Với năm 2026, chi trước 31/3/2027 là kịp.
- Quỹ dự phòng tiền lương: mức trích do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện và không được làm doanh nghiệp bị lỗ. Sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế mà chưa dùng hoặc dùng không hết thì phải tính giảm chi phí của năm sau.
- Lương chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ; thù lao sáng lập viên, thành viên hội đồng không trực tiếp điều hành: không được trừ (điểm d).
- Người nước ngoài điều chuyển nội bộ tập đoàn: điều kiện, mức hưởng có thể ghi tại văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang (điểm b).
- Trang phục bằng tiền: tối đa 05 triệu đồng/người/năm; trang phục bằng hiện vật phải có hóa đơn (điểm đ).
- Thưởng sáng kiến: phải có quy chế và hội đồng nghiệm thu (điểm e).
- Phúc lợi (hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ khám chữa bệnh, đi lại lễ Tết…): tổng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm, bằng quỹ lương thực hiện chia 12 hoặc chia số tháng hoạt động (điểm d khoản 4 Điều 10).
Bảng tính quỹ lương thực hiện (tiền lương thực chi của năm đến hạn nộp quyết toán, không gồm phần chi từ quỹ dự phòng năm trước) nên lập sẵn, vì nó là mẫu số cho cả mức 17% và mức phúc lợi.
Những lỗi thường gặp
- Không ban hành quy chế lương, thưởng, chỉ có HĐLĐ ghi mức lương cơ bản, nên các khoản phụ cấp, thưởng thiếu căn cứ.
- Bảng lương không ký duyệt, không ký nhận và cũng không có chứng từ chuyển khoản.
- Trả lương cho người thân không làm việc thực tế, không có chấm công.
- Số người trên bảng lương khác danh sách BHXH mà không giải trình được.
- Không lập bảng kê làm thêm giờ, khiến khoản miễn thuế TNCN và chi phí đều khó chứng minh.
Kết luận
Chi phí tiền lương thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp nhỏ, nên bị loại một phần cũng làm thuế TNDN tăng đáng kể. Chuẩn bị đủ bốn nhóm hồ sơ và đối chiếu ba nguồn dữ liệu (sổ kế toán, BHXH, TNCN) ngay từ trong năm sẽ giúp quyết toán năm 2026 (hạn 31/3/2027 với năm dương lịch) nhẹ nhàng hơn.
Nếu bạn muốn rà soát hồ sơ lương trước mùa quyết toán, hãy tham khảo dịch vụ rà soát sổ sách kế toán hoặc dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm của TAVA, và đọc thêm các bài trong chuyên mục Thuế TNDN.