Chậm đóng BHXH bị tính 0,03%/ngày: cách tính và phân biệt trốn đóng

Chậm đóng BHXH phải nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng và số ngày chậm, theo Điều 40 Luật BHXH số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/7/2025). Nếu để kéo dài hoặc đăng ký sai, hành vi có thể bị xác định là trốn đóng, vẫn bị tính 0,03%/ngày nhưng thêm rủi ro xử phạt hành chính hoặc hình sự. Bài viết hướng dẫn cách tính tiền chậm đóng kèm ví dụ và cách phân biệt hai hành vi.

Hạn đóng BHXH hằng tháng là khi nào?

Theo điểm a khoản 4 Điều 34 Luật BHXH 2024, với phương thức đóng hằng tháng, doanh nghiệp đóng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng tính đóng. Theo Điều 38, chưa đóng hoặc đóng chưa đủ số tiền theo hồ sơ đã đăng ký kể từ sau ngày này là chậm đóng.

Khi hạn rơi vào ngày nghỉ, cách xử lý ngày đóng cụ thể nên đối chiếu với cơ quan BHXH quản lý. Cách an toàn nhất là đóng trước hạn vài ngày làm việc.

Ngoài ra còn có hạn truy đóng khi tăng lương: đến ngày cuối cùng của tháng liền kề sau tháng có quyết định tăng lương (NĐ 158/2025).

Chậm đóng bị tính 0,03%/ngày như thế nào?

Điều 40 khoản 1 Luật BHXH 2024 quy định doanh nghiệp chậm đóng phải:

“Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng” và “nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và số ngày chậm đóng”.

Công thức:

Tiền nộp thêm = Số tiền BHXH, BHTN chậm đóng × 0,03% × Số ngày chậm đóng

Quy đổi để dễ hình dung: 0,03%/ngày tương đương khoảng 10,95%/năm (0,03% × 365). Đây là mức cao hơn lãi vay ngân hàng thông thường, nên “chiếm dụng” tiền BHXH để xoay vốn là phương án đắt.

Ví dụ minh họa 1: chậm 20 ngày

Doanh nghiệp X phải đóng 100.000.000 đồng BHXH, BHTN cho tháng 9/2026, nhưng giả định bị tính 20 ngày chậm đóng.

Chỉ tiêu	Cách tính	Số tiền
Số tiền chậm đóng	—	100.000.000 đ
Tiền nộp thêm	100.000.000 × 0,03% × 20	600.000 đ
Tổng phải nộp		100.600.000 đ

Ví dụ minh họa 2: chậm 45 ngày

Cùng số tiền, giả định 45 ngày chậm đóng: 100.000.000 × 0,03% × 45 = 1.350.000 đồng. Số ngày càng dài, chi phí tăng tuyến tính và rủi ro chuyển thành trốn đóng càng gần.

Khi nào chậm đóng trở thành trốn đóng?

Điều 39 Luật BHXH 2024 liệt kê các hành vi trốn đóng, trong đó có:

1. Sau 60 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ tham gia (30 ngày theo Điều 28) mà không đăng ký hoặc đăng ký không đủ số người phải tham gia;
2. Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định tại Điều 31;
3. Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền đã đăng ký sau 60 ngày kể từ hạn đóng chậm nhất và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc theo Điều 35 (điểm đ khoản 1 Điều 39).

Điều 41 khoản 2 nêu rõ doanh nghiệp trốn đóng còn bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Mức phạt hành chính cụ thể thuộc nghị định xử phạt trong lĩnh vực lao động, BHXH và đang được TAVA đối chiếu bản cập nhật.

Ví dụ minh họa 3: đăng ký lương đóng thấp hơn thực tế

Giả định nhân viên C có lương và phụ cấp trả cố định hằng tháng 15.000.000 đồng, nhưng doanh nghiệp chỉ đăng ký lương đóng 10.000.000 đồng trong 6 tháng. Đây là hành vi đăng ký lương đóng thấp hơn quy định, thuộc diện trốn đóng theo Điều 39.

Chỉ tiêu	Cách tính	Số tiền
Chênh lệch lương đóng/tháng	15.000.000 − 10.000.000	5.000.000 đ
BHXH + BHTN thiếu/tháng (DN 18,5% + NLĐ 9%)	5.000.000 × 27,5%	1.375.000 đ
Số tiền phải đóng bù cho 6 tháng	1.375.000 × 6	8.250.000 đ

Ngoài số đóng bù (chưa tính BHYT), doanh nghiệp còn phải nộp thêm 0,03%/ngày trên số tiền trốn đóng theo số ngày cơ quan BHXH xác định, và có thể bị xử phạt hành chính. Phần người lao động lẽ ra phải đóng thường rất khó thu lại sau nhiều tháng, nên doanh nghiệp dễ phải gánh luôn.

Chậm đóng ảnh hưởng gì tới người lao động?

Chậm đóng không chỉ là chi phí của doanh nghiệp. Khi số tiền đóng chưa đủ, quá trình đóng của nhân viên có thể chưa được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống. Hệ quả thường gặp:

• Hồ sơ hưởng ốm đau, thai sản của nhân viên bị chậm giải quyết;
• Nhân viên nghỉ việc chưa chốt được quá trình đóng để chuyển sang nơi mới hoặc làm thủ tục BHTN;
• Mâu thuẫn lao động phát sinh khi nhân viên tra cứu và thấy số tháng đóng bị thiếu.

Vì vậy, kể cả khi dòng tiền khó khăn, doanh nghiệp nên minh bạch với người lao động và có kế hoạch đóng bù rõ ràng.

Những tình huống dễ bị coi là trốn đóng mà doanh nghiệp không để ý

• Nhân viên mới chưa báo tăng. Hạn nộp hồ sơ là 30 ngày; quá thêm 60 ngày nữa là trốn đóng. Xem hướng dẫn khai báo tăng lao động.
• Hợp đồng 1–3 tháng không đăng ký. Từ 01/7/2025 HĐ từ đủ 1 tháng đã thuộc diện bắt buộc. Xem HĐLĐ từ 1 tháng phải đóng BHXH và BHTN.
• Tách lương thành phụ cấp “không đóng”. Khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định vẫn phải tính vào lương đóng.
• Tăng lương nhưng không báo điều chỉnh. Mức đóng thấp hơn lương thực tế là dấu hiệu khai lương thấp.
• Người quản lý không hưởng lương chưa được kê khai. Xem giám đốc không hưởng lương đóng BHXH.

Doanh nghiệp nên xử lý khoản chậm đóng thế nào?

Về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế là chi phí không được trừ. Khoản nộp thêm do chậm đóng BHXH có bản chất tương tự một khoản do vi phạm nghĩa vụ đúng hạn. Doanh nghiệp nên hạch toán riêng và xin ý kiến chuyên môn trước khi đưa vào chi phí được trừ.

Những lỗi thường gặp

• Nghĩ rằng chỉ chậm vài ngày thì không sao. Mỗi ngày đều bị tính 0,03%.
• Tính 0,03% trên tổng quỹ lương thay vì trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng.
• Đóng một phần rồi coi như đã xong. Phần còn thiếu vẫn bị tính tiếp và có thể thành trốn đóng sau 60 ngày.
• Không báo cho nhân viên khi đang nợ đóng, khiến họ gặp vướng khi làm thủ tục hưởng chế độ.

Kết luận

Tiền chậm đóng 0,03%/ngày tưởng nhỏ nhưng tương đương gần 11%/năm, và mốc 60 ngày có thể biến việc đóng muộn thành hành vi trốn đóng. Doanh nghiệp nên đặt lịch đóng trước hạn, đối chiếu số đóng hằng tháng và rà soát đăng ký lao động định kỳ.

Nếu cần một đơn vị theo dõi lịch đóng, kê khai và đối chiếu BHXH thay bạn, hãy xem dịch vụ kế toán thuế trọn gói hoặc bảng giá của TAVA. Xem thêm 12 điểm mới Luật BHXH 2024 và lịch tuân thủ kế toán – BHXH – lao động.