Khi cơ quan có thẩm quyền kết luận người bán sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, người mua không thể đứng ngoài. Từ 01/7/2026, Nghị định 252/2026/NĐ-CP yêu cầu người mua khai bổ sung để điều chỉnh nghĩa vụ thuế của các hóa đơn liên quan, kể cả kỳ đã được kiểm tra. Bài viết này giải thích người mua phải làm gì, tính lại thuế ra sao và cần chuẩn bị hồ sơ gì để giảm rủi ro.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Có kết luận về người bán → người mua phải khai bổ sung, kể cả kỳ đã kiểm tra.
- Hóa đơn bị loại: không khấu trừ GTGT, không trừ chi phí TNDN.
- Thời hạn khai bổ sung từ 01/7/2026: 05 năm.
- Thuế tăng thêm nộp kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Căn cứ: Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
1. Hóa đơn bất hợp pháp của người bán ảnh hưởng gì tới người mua?
Một hóa đơn đầu vào chỉ có giá trị với người mua khi nó hợp pháp và phản ánh giao dịch thật. Nếu cơ quan có thẩm quyền kết luận người bán sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, hóa đơn đó mất giá trị làm căn cứ kê khai ở phía người mua.
Hệ quả trực tiếp có hai lớp:
- Thuế GTGT: số thuế đầu vào trên hóa đơn đó không được khấu trừ. Nếu đã khấu trừ, người mua phải điều chỉnh giảm.
- Thuế TNDN: khoản chi dựa trên hóa đơn đó không được tính là chi phí được trừ. Nếu đã quyết toán, lợi nhuận tính thuế tăng lên.
Ngoài ra, người mua có thể bị xem xét xử phạt về hành vi khai sai hoặc nặng hơn, tùy kết luận cụ thể. Nếu bạn còn nhầm hai khái niệm “hóa đơn bất hợp pháp” và “sử dụng bất hợp pháp hóa đơn”, hãy đọc bài phân biệt hai hành vi này trước, lưu ý căn cứ trong bài cũ là văn bản đã hết hiệu lực.
2. Quy định mới từ 01/7/2026: khai bổ sung kể cả kỳ đã kiểm tra
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026, thay Luật 38/2019/QH14 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Điểm b khoản 5 Điều 12 Nghị định 252 quy định nội dung đáng chú ý với người mua như sau:
Ba điểm cần đọc kỹ:
- Điều kiện kích hoạt là có kết luận, bản án hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Tin đồn, danh sách “doanh nghiệp rủi ro” hay việc người bán bỏ địa chỉ chưa phải là kết luận.
- Phạm vi là “hóa đơn tương ứng”, không phải toàn bộ giao dịch với người bán đó.
- Kể cả kỳ đã kiểm tra: biên bản kiểm tra trước đây không phải “lá chắn”. Đây là điểm khác biệt mà nhiều kế toán dễ bỏ sót.
3. Thời hạn khai bổ sung: còn 05 năm
Theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, người nộp thuế được khai bổ sung trong 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót. Luật cũ 38/2019 cho phép 10 năm. Quá 05 năm thì không được khai bổ sung mà nộp hồ sơ giải trình với cơ quan thuế (khoản 8 Điều 12 NĐ 252/2026). Riêng trường hợp người bán bị kết luận như trên, người mua phải khai bổ sung kể cả kỳ đã kiểm tra.
| Nội dung | Trước 01/7/2026 | Từ 01/7/2026 |
|---|---|---|
| Văn bản quản lý thuế | Luật 38/2019/QH14, NĐ 126/2020 | Luật 108/2025/QH15, NĐ 252/2026 |
| Thời hạn khai bổ sung | 10 năm | 05 năm |
| Kỳ đã thanh tra, kiểm tra | Theo quy trình giải trình | Vẫn phải khai bổ sung khi người bán bị kết luận |
| Tiền chậm nộp | 0,03%/ngày | 0,03%/ngày (giữ nguyên) |
| Văn bản xử phạt | NĐ 125/2020 (sửa đổi) | NĐ 125/2020 sửa bởi NĐ 310/2025, vẫn hiệu lực |
Bạn có thể xem thêm bài Luật Quản lý thuế 108/2025: các thay đổi chính và hướng dẫn chi tiết khai bổ sung hồ sơ khai thuế còn 5 năm.
4. Các bước người mua cần làm khi nhận thông tin
Xác minh văn bản kết luận
Yêu cầu bản sao hoặc thông báo của cơ quan thuế, xác định rõ số hóa đơn, ngày lập, giá trị liên quan tới doanh nghiệp.
Lập bảng đối chiếu hóa đơn bị ảnh hưởng
Liệt kê từng hóa đơn theo kỳ kê khai GTGT, năm quyết toán TNDN, tài khoản đã hạch toán.
Gom hồ sơ chứng minh giao dịch
Hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Tính lại số thuế GTGT và TNDN
Loại thuế đầu vào và chi phí của các hóa đơn tương ứng ở đúng kỳ phát sinh.
Lập hồ sơ khai bổ sung, nộp thuế và tiền chậm nộp
Khai trên mẫu hiện hành của Thông tư 89/2026/TT-BTC; kèm giải trình với kỳ đã kiểm tra.
Điều chỉnh sổ kế toán và hồ sơ nhà cung cấp
Ghi nhận bút toán điều chỉnh, cập nhật danh sách nhà cung cấp cần theo dõi đặc biệt.
5. Ví dụ minh họa cách tính lại thuế
Ví dụ minh họa (số liệu giả định): Công ty A mua hàng của Công ty B, hóa đơn giá chưa thuế 100.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 10.000.000 đồng. Công ty A đã khấu trừ 10 triệu đồng ở kỳ quý I/2026 và ghi nhận 100 triệu đồng vào giá vốn năm 2026. Tháng 10/2026, có kết luận Công ty B sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
- GTGT: Công ty A khai bổ sung kỳ quý I/2026, giảm 10.000.000 đồng thuế đầu vào được khấu trừ. Nếu kỳ đó đang còn thuế phải nộp, số phải nộp tăng thêm 10 triệu đồng.
- Tiền chậm nộp GTGT: giả sử từ ngày sau hạn nộp đến ngày nộp đủ là 180 ngày: 10.000.000 × 0,03% × 180 = 540.000 đồng.
- TNDN: năm 2026 chưa quyết toán, Công ty A loại 100 triệu đồng khỏi chi phí được trừ ngay khi lập quyết toán. Với thuế suất giả định 20%, thuế TNDN tăng 20.000.000 đồng. Nếu đã tạm nộp các quý, cần rà lại quy tắc tạm nộp đủ 80%.
Cách tính tiền chậm nộp chi tiết xem bài tiền chậm nộp thuế 0,03%/ngày. Phép tính trên chỉ để minh họa cơ chế. Số ngày chậm nộp, thuế suất và kỳ điều chỉnh thực tế phụ thuộc hồ sơ của từng doanh nghiệp.
6. Người mua có bị phạt không?
NĐ 252/2026 nêu người mua bị xử lý như trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế (Điều 12 khoản 5 điểm b, khoản 6 điểm b). Nghĩa là ngoài tiền thuế và tiền chậm nộp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, kể cả khi tự khai bổ sung. Khung xử phạt hiện vẫn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026):
- Khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp: phạt 20% số thuế khai thiếu.
- Hành vi trốn thuế: phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.
- Theo Nghị định 310/2025, một hành vi vừa sai thủ tục vừa thiếu thuế hoặc trốn thuế thì chỉ bị phạt theo lỗi thiếu thuế hoặc trốn thuế.
Việc doanh nghiệp bị xếp vào nhóm nào phụ thuộc kết luận của cơ quan có thẩm quyền và hồ sơ chứng minh giao dịch có thật. Mức phạt riêng cho hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp sau khi Nghị định 310/2025 sửa đổi chưa được TAVA đối chiếu toàn văn, nên bài này không nêu con số. Nội dung này sẽ được cập nhật khi có xác minh. Xem thêm bài phạt khai sai 20% hay trốn thuế để hiểu ranh giới.
7. Hồ sơ giúp người mua chứng minh giao dịch thật
Dù không thể “cứu” hóa đơn đã bị kết luận là không hợp pháp, hồ sơ giao dịch đầy đủ vẫn rất quan trọng. Nó giúp cơ quan thuế phân biệt doanh nghiệp mua hàng thật với doanh nghiệp mua bán hóa đơn.
Hồ sơ nên có cho mỗi hóa đơn đầu vào giá trị lớn
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có chữ ký, ngày tháng rõ ràng
- Biên bản giao nhận hàng, nghiệm thu dịch vụ
- Phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển (nếu có)
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản từ 5 triệu đồng trở lên
- Ảnh chụp, email trao đổi chứng minh hàng hóa có thật
- Kết quả tra cứu tình trạng mã số thuế của người bán tại thời điểm giao dịch
Từ 01/7/2025, để được khấu trừ thuế GTGT, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (NĐ 181/2025); NĐ 320/2025 hướng dẫn Luật Thuế TNDN cũng dùng mốc 5 triệu đồng cho điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt khi tính chi phí được trừ.
Những lỗi thường gặp
- Chỉ điều chỉnh GTGT, quên TNDN. Hóa đơn bị loại ảnh hưởng cả hai sắc thuế.
- Khai bổ sung sai kỳ. Điều chỉnh phải gắn với kỳ đã kê khai hóa đơn gốc, không gộp hết vào kỳ hiện tại.
- Cho rằng kỳ đã kiểm tra thì thôi. Quy định mới yêu cầu khai bổ sung cả kỳ đã kiểm tra.
- Tự tính 10 năm như luật cũ. Từ 01/7/2026 thời hạn khai bổ sung là 5 năm.
- Không lưu hồ sơ nhà cung cấp. Thiếu chứng cứ giao dịch thật khiến doanh nghiệp khó giải trình.
Để phòng ngừa từ đầu, đọc bài 8 dấu hiệu nhận diện doanh nghiệp “ma” bán hóa đơn.
Kết luận
Kết luận về người bán dùng hóa đơn bất hợp pháp kéo theo nghĩa vụ khai bổ sung của người mua, kể cả với kỳ đã kiểm tra. Việc cần làm ngay là xác minh văn bản, lập danh sách hóa đơn bị ảnh hưởng, tính lại GTGT, TNDN và nộp tiền chậm nộp sớm nhất có thể.
Nếu doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hóa đơn đầu vào hoặc lập hồ sơ khai bổ sung, chuyên viên TAVA có thể hỗ trợ qua dịch vụ rà soát sổ sách kế toán. Bạn cũng có thể liên hệ TAVA để được tư vấn theo hồ sơ cụ thể.