Hóa đơn vận tải biển số xe là câu hỏi quen thuộc của doanh nghiệp logistics, vận tải hành khách và cho thuê xe. Từ 01/7/2026, NĐ 254/2026/NĐ-CP sửa quy định thể hiện biển số phương tiện trên hóa đơn dịch vụ vận tải. Theo Phụ lục nghị định, yêu cầu ghi biển số và hành trình áp dụng cho vận tải đường bộ trong nước, và doanh nghiệp vận tải, cho thuê xe theo hợp đồng tuyến cố định không bắt buộc ghi. Bài viết giải thích phạm vi áp dụng, thời điểm lập hóa đơn vận tải và cách tổ chức hồ sơ.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Biển số, hành trình: chỉ bắt buộc với vận tải đường bộ.
- Hợp đồng tuyến cố định: không bắt buộc ghi biển số, hành trình.
- Vận tải hành khách qua phần mềm cho tổ chức: lập sau đối soát, chậm nhất ngày 7 tháng sau.
- Taxi có phần mềm tính tiền: lập ngay khi kết thúc chuyến.
1. Quy định trước và sau 01/7/2026
Giai đoạn NĐ 70/2025 sửa NĐ 123/2020 (01/6/2025 – 30/6/2026), theo các nguồn tổng hợp, hóa đơn dịch vụ vận tải phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi – điểm đến). Quy định này gây khó cho doanh nghiệp chạy nhiều chuyến mỗi ngày trên cùng một tuyến theo hợp đồng.
Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 của Cục Thuế giới thiệu NĐ 254/2026 nêu: nghị định sửa đổi quy định thể hiện biển số phương tiện đối với dịch vụ vận tải. Theo mục 5 điểm a.1.2 Phụ lục NĐ 254/2026, nội dung gồm: vận tải đường bộ trong nước ghi biển số, hành trình; vận tải hàng hóa trên nền tảng số, thương mại điện tử ghi thêm tên hàng hóa và thông tin người gửi hàng; hợp đồng tuyến cố định không cần ghi biển số, hành trình.
Ghi biển số và hành trình trên hóa đơn vận tải
| Trường hợp | Giai đoạn NĐ 70/2025 | Từ 01/7/2026 (NĐ 254) |
|---|---|---|
| Vận tải đường bộ, chuyến lẻ | Ghi | Ghi |
| Vận tải, cho thuê xe theo hợp đồng tuyến cố định | Ghi | Không bắt buộc |
| Vận tải đường thủy, biển, hàng không, đường sắt | Chưa rõ phạm vi | Không áp yêu cầu biển số |
2. Chỉ vận tải đường bộ phải ghi biển số, hành trình
Phụ lục NĐ 254/2026 chỉ đặt yêu cầu ghi biển số phương tiện và hành trình cho dịch vụ vận tải đường bộ trong nước (EY cũng nhận định như vậy). Doanh nghiệp vận tải đường thủy nội địa, đường biển, hàng không, đường sắt không thuộc yêu cầu ghi biển số theo quy định này.
Doanh nghiệp vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử còn phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển và tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh của người gửi hàng.
Hóa đơn của các loại hình đó vẫn phải có đủ nội dung bắt buộc chung: thông tin người bán, người mua, tên dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, chữ ký số, thời điểm lập. Doanh nghiệp nên ghi tên dịch vụ cụ thể, ví dụ “Cước vận chuyển container tuyến A – B”, để người mua dễ đối chiếu.
3. Hợp đồng tuyến cố định: không bắt buộc ghi
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có ký hợp đồng với khách hàng theo tuyến cố định thì trên hóa đơn không bắt buộc thể hiện biển số phương tiện và hành trình.
Các trường hợp điển hình:
- Xe đưa đón công nhân theo hợp đồng từ khu dân cư đến nhà máy.
- Xe chở hàng định kỳ từ kho đến cảng theo hợp đồng dài hạn.
- Cho thuê xe kèm lái phục vụ tuyến cố định của doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa
Công ty Z (giả định) ký hợp đồng chạy xe đưa đón công nhân cho một nhà máy, tuyến cố định, 60 chuyến/tháng, giá 1.500.000 đồng/chuyến chưa thuế.
- Tiền dịch vụ tháng 11/2026: 60 × 1.500.000 = 90.000.000 đồng.
- Giả sử dịch vụ chịu thuế suất 8%: thuế GTGT = 90.000.000 × 8% = 7.200.000 đồng.
- Hóa đơn ghi “Dịch vụ đưa đón công nhân theo hợp đồng số … tháng 11/2026”, không bắt buộc liệt kê biển số 60 chuyến.
Nếu cũng trong tháng, Công ty Z nhận một chuyến lẻ chở hàng cho khách khác, hóa đơn chuyến đó ghi đủ biển số xe và điểm đi – điểm đến.
4. Thời điểm lập hóa đơn vận tải hành khách
Điểm a khoản 4 Điều 9 NĐ 254/2026 đưa vận tải hành khách bằng taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối cung cấp cho doanh nghiệp, tổ chức vào nhóm dịch vụ được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu.
Công văn 5130/CT-CS của Cục Thuế trả lời Hiệp hội Taxi Hà Nội (Tạp chí Thuế đăng 27/7/2026) hướng dẫn theo điểm a, điểm l và điểm r khoản 4 Điều 9:
Khách là doanh nghiệp, tổ chức
Lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên.
Taxi có phần mềm tính tiền
Lập hóa đơn điện tử ngay khi kết thúc chuyến đi và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Khách cá nhân, có phần mềm quản lý giao dịch
Chuyển dữ liệu chi tiết từng giao dịch đến cơ quan thuế.
Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu, lưu đầy đủ chi tiết từng giao dịch và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu. Xem các mốc khác tại bài thời điểm lập hóa đơn 2026.
5. Phía doanh nghiệp đi thuê vận tải cần lưu ý gì?
Doanh nghiệp mua dịch vụ vận tải nên kiểm tra hóa đơn đầu vào:
Kiểm hóa đơn vận tải đầu vào
- Chuyến lẻ đường bộ: có biển số và điểm đi – điểm đến
- Theo hợp đồng tuyến cố định: có số hợp đồng, kỳ dịch vụ
- Có bảng kê chuyến hoặc biên bản đối soát kèm theo
- Thanh toán từ 5 triệu đồng bằng chuyển khoản
- Thuế suất đúng (kiểm nhóm được giảm còn 8% đến 31/12/2026)
Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT và trừ chi phí TNDN. Xem thêm bài giảm thuế GTGT 8% năm 2026.
6. Thuê xe của hộ kinh doanh, cá nhân
Nhiều doanh nghiệp thuê xe của hộ kinh doanh hoặc cá nhân có xe tải, xe khách. Từ 01/7/2026, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu (ngưỡng theo NĐ 141/2026).
Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống không chịu thuế GTGT, không nộp TNCN và không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện, hộ được đăng ký sử dụng. Cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh nay chỉ còn cho các trường hợp đặc biệt tại khoản 2 Điều 6 NĐ 254/2026, nên hộ cho thuê xe thường xuyên có khách cần hóa đơn nên đăng ký hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp đi thuê nên thỏa thuận trước trong hợp đồng: bên cho thuê đã đăng ký hóa đơn điện tử hay chưa và ai chịu trách nhiệm xuất hóa đơn. Thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ, khoản chi thuê xe có thể không được trừ khi tính thuế TNDN. Chi tiết về hộ kinh doanh có ở bài hóa đơn máy tính tiền cho hộ kinh doanh.
7. Những lỗi thường gặp
- Liệt kê biển số từng chuyến cho hợp đồng tuyến cố định, khiến hóa đơn dài và dễ sai, dù không bắt buộc.
- Bỏ biển số với chuyến lẻ đường bộ, nhầm rằng quy định mới miễn ghi cho mọi trường hợp.
- Không có hợp đồng tuyến cố định bằng văn bản, nên không chứng minh được thuộc trường hợp không bắt buộc ghi.
- Lập hóa đơn taxi doanh nghiệp quá ngày 7 tháng sau khi đã đối soát xong.
- Không lưu bảng kê chuyến, khó đối chiếu khi khách hoặc cơ quan thuế hỏi.
Tháng trước hóa đơn đưa đón dài ba trang vì liệt kê đủ 60 biển số.
Có hợp đồng tuyến cố định thì không bắt buộc ghi biển số. Giữ bảng kê chuyến là đủ đối chiếu.
Kết luận
Từ 01/7/2026, NĐ 254/2026 giới hạn yêu cầu ghi biển số và hành trình cho vận tải đường bộ, đồng thời bỏ yêu cầu bắt buộc với hợp đồng tuyến cố định. Doanh nghiệp vận tải nên rà lại mẫu hóa đơn, hợp đồng và bảng kê chuyến; doanh nghiệp đi thuê nên kiểm hóa đơn đầu vào theo checklist trên. Đọc thêm 7 thay đổi lớn của NĐ 254/2026, hoặc dùng dịch vụ kế toán thuế trọn gói của TAVA. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.