Hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng là nghĩa vụ nhiều doanh nghiệp hay bỏ sót vì nghĩ hàng “cho không” thì không cần hóa đơn. Thực tế, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng vẫn phải lập hóa đơn. Điểm thuận lợi từ 01/7/2026 là NĐ 254/2026/NĐ-CP cho phép lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, phù hợp kỳ khai thuế GTGT. Bài viết hướng dẫn cách xác định giá tính thuế, cách lập hóa đơn và xử lý thuế TNDN.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Hàng khuyến mại, biếu tặng: vẫn phải lập hóa đơn.
- Được lập hóa đơn tổng hợp tháng/quý theo kỳ khai GTGT (NĐ 254/2026).
- Khuyến mại đúng luật thương mại: giá tính thuế bằng 0.
- Biếu tặng: giá tính thuế theo giá hàng cùng loại.
1. Nhóm hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn dù không thu tiền
Khoản 1 Điều 4 NĐ 254/2026 tiếp tục yêu cầu lập hóa đơn khi giao hàng hóa, dịch vụ cho người nhận trong các trường hợp:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi.
- Hàng hóa, dịch vụ trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn.
Nhóm này khác với hàng hóa tự sản xuất dùng phục vụ sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp, là trường hợp không phải lập hóa đơn theo Điều 7 NĐ 254/2026. Xem bài những trường hợp không phải lập hóa đơn.
2. Giá tính thuế GTGT: bằng 0 hay theo giá hàng cùng loại?
Bộ Tài chính trả lời ngày 10/01/2026 trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính đã làm rõ:
Giá tính thuế GTGT của hàng không thu tiền
| Trường hợp | Giá tính thuế | Căn cứ |
|---|---|---|
| Khuyến mại theo đúng pháp luật thương mại | Bằng 0 | Điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Thuế GTGT |
| Tặng hàng, dịch vụ không thu tiền trong chương trình khuyến mại | Bằng 0 | Khoản 2 Điều 6 NĐ 181/2025 |
| Khuyến mại không đúng pháp luật thương mại | Tính như hàng biếu, tặng | Luật Thuế GTGT |
| Biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương | Giá hàng cùng loại hoặc tương đương | Luật Thuế GTGT |
Ranh giới quan trọng là chương trình khuyến mại có thực hiện đúng thủ tục theo pháp luật thương mại hay không. Thủ tục thông báo, đăng ký khuyến mại thuộc thẩm quyền ngành công thương, nên doanh nghiệp cần tự kiểm tra trước khi chạy chương trình.
Phân biệt khuyến mại và biếu tặng trong thực tế
Khuyến mại gắn với hoạt động bán hàng: khách mua sản phẩm thì được tặng kèm, giảm giá, dùng thử. Chương trình có thể lệ, thời gian, đối tượng rõ ràng. Biếu tặng thường là quà cho đối tác, khách hàng, cơ quan không gắn với giao dịch mua bán cụ thể.
Hàng mẫu, hàng dùng thử phát cho khách cũng phải lập hóa đơn. Doanh nghiệp nên ghi nhận riêng ba nhóm khuyến mại, hàng mẫu, biếu tặng trên sổ kho. Làm vậy giúp xác định đúng giá tính thuế GTGT và giải trình chi phí khi quyết toán TNDN. Mỗi chương trình nên có một mã riêng để đối chiếu nhanh giữa kho, kế toán và phòng kinh doanh.
3. Lập hóa đơn tổng hợp theo tháng, quý
Phụ lục NĐ 254/2026 (mục 5 điểm a.3) cho phép: với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo pháp luật thương mại và hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp quy định, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT. Doanh nghiệp khai GTGT theo tháng thì tổng hợp theo tháng; khai theo quý thì tổng hợp theo quý. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập riêng cho khách đó.
Cách làm này giảm đáng kể số hóa đơn so với việc lập từng hóa đơn cho mỗi lần tặng quà nhỏ cho khách. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần bảng theo dõi chi tiết từng lần xuất hàng.
Ghi nhận từng lần xuất hàng khuyến mại, biếu tặng
Phiếu xuất kho, danh sách người nhận hoặc chương trình khuyến mại.
Tổng hợp cuối kỳ khai GTGT
Gom theo mặt hàng, số lượng, giá tính thuế.
Lập hóa đơn tổng hợp
Ghi rõ là hàng khuyến mại hoặc biếu tặng, kỳ tổng hợp.
Kê khai GTGT và lưu hồ sơ
Bảng kê chi tiết, chứng từ chương trình khuyến mại.
4. Ví dụ minh họa
Công ty Y (giả định) khai thuế GTGT theo quý. Trong quý IV/2026:
Chương trình khuyến mại đúng thủ tục: tặng kèm 1.000 bình nước cho khách mua máy lọc. Giá tính thuế của 1.000 bình nước bằng 0. Công ty lập một hóa đơn tổng hợp quý IV/2026 cho 1.000 bình, thuế GTGT bằng 0.
Biếu tặng đối tác dịp cuối năm: 50 hộp quà, giá bán chưa thuế của hàng cùng loại là 500.000 đồng/hộp. Giả sử mặt hàng chịu thuế suất 8%.
- Giá tính thuế: 50 × 500.000 = 25.000.000 đồng.
- Thuế GTGT đầu ra: 25.000.000 × 8% = 2.000.000 đồng.
Công ty kê khai 2.000.000 đồng thuế đầu ra. Khi quyết toán TNDN, số thuế GTGT đầu ra này được tính vào chi phí được trừ theo Luật 67/2025, nếu khoản biếu tặng đáp ứng điều kiện chung.
5. Xử lý thuế TNDN với hàng khuyến mại, biếu tặng
Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 (áp dụng kỳ tính thuế 2025) bổ sung thuế GTGT đầu ra của hàng biếu, tặng vào nhóm chi phí được trừ.
Giá vốn hàng khuyến mại, biếu tặng phục vụ sản xuất kinh doanh được trừ khi có đủ chứng từ: phiếu xuất kho, hóa đơn, hồ sơ chương trình, danh sách người nhận. Khoản chi từ 5 triệu đồng mỗi lần thanh toán (khi mua hàng để làm quà) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nhân viên được nhận hàng hóa trả thay lương hoặc quà tặng có thể phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN. Doanh nghiệp nên kiểm tra theo quy định thuế TNCN hiện hành.
6. Mức phạt khi không lập hoặc lập sai thời điểm
Từ 16/01/2026, NĐ 310/2025 có khung phạt riêng cho nhóm hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho vay, mượn, hoàn trả hàng hóa. Nhiều hành vi phát hiện cùng lúc chỉ bị phạt một hành vi, theo số lượng hóa đơn.
| Số hóa đơn | Lập sai thời điểm | Không lập hóa đơn |
|---|---|---|
| 1 hóa đơn | Cảnh cáo | Cảnh cáo |
| 2 – 9 hóa đơn | 0,5 – 1,5 triệu đồng | 1 – 2 triệu đồng |
| 10 – 49 hóa đơn | 2 – 5 triệu đồng | 2 – 10 triệu đồng |
| 50 – 99 hóa đơn | 5 – 15 triệu đồng | 10 – 30 triệu đồng |
| Từ 100 hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | 30 – 50 triệu đồng |
Căn cứ: khoản 2, khoản 3 Điều 24 NĐ 125/2020 sửa bởi NĐ 310/2025. Xem thêm bài phạt lập hóa đơn sai thời điểm theo NĐ 310.
7. Những lỗi thường gặp
Phòng kinh doanh phát quà Tết suốt tháng 12, đến 31/12 mới gửi danh sách cho kế toán.
Yêu cầu phiếu xuất kho mỗi lần phát quà, để cuối kỳ tổng hợp hóa đơn không thiếu dòng nào.
- Không lập hóa đơn cho hàng biếu tặng vì nghĩ “cho không”.
- Ghi giá tính thuế bằng 0 cho hàng biếu tặng không thuộc chương trình khuyến mại đúng thủ tục.
- Chạy khuyến mại chưa làm thủ tục với ngành công thương nhưng vẫn ghi giá tính thuế bằng 0.
- Lập hóa đơn tổng hợp lệch kỳ khai GTGT (khai quý nhưng tổng hợp theo năm).
- Thiếu bảng kê chi tiết người nhận, số lượng, khó giải trình khi kiểm tra.
Đọc thêm 7 thay đổi lớn của NĐ 254/2026 và thuế GTGT không được hoàn tính vào chi phí. Doanh nghiệp chạy nhiều chương trình khuyến mại có thể dùng dịch vụ kế toán thuế trọn gói của TAVA để theo dõi và lập hóa đơn tổng hợp đúng kỳ.
Kết luận
Hàng khuyến mại, biếu tặng vẫn phải có hóa đơn; từ 01/7/2026 doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý theo kỳ khai GTGT. Khuyến mại đúng thủ tục có giá tính thuế bằng 0, còn biếu tặng tính theo giá hàng cùng loại. Hãy chuẩn hóa phiếu xuất kho và bảng kê ngay trước mùa quà Tết 2027. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.