Hóa đơn không có thông tin người mua được NĐ 254/2026/NĐ-CP quy định rõ từ 01/7/2026: khi người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn phải ghi “Bán cho người tiêu dùng” thay vì để trống. Người bán vẫn phải lập hóa đơn dù khách không yêu cầu. Bài viết hướng dẫn cách ghi cho cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê và lưu ý cho người mua cần hóa đơn để hạch toán.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Khách không cho thông tin → ghi "Bán cho người tiêu dùng".
- Khách cho tên, địa chỉ, số định danh → phải thể hiện trên hóa đơn.
- Hóa đơn "Bán cho người tiêu dùng" không dùng để hạch toán chi phí doanh nghiệp.
- Bán theo suất: không phải ghi từng món.
Căn cứ: Điều 10 và Phụ lục NĐ 254/2026/NĐ-CP.
1. Quy định mới về thông tin người mua là người tiêu dùng
Quy tắc nằm ở điểm b mục 4 Phụ lục NĐ 254/2026 (Báo Điện tử Chính phủ ngày 15/7/2026 cũng đăng trả lời của Thuế cơ sở 2 tỉnh Khánh Hòa dẫn quy định này). Hai quy tắc chính:
- Người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện các thông tin đó.
- Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.
Theo Tạp chí Thuế, quy định này thay cho cách để trống các ô thông tin người mua như trước đây. Người mua là người nước ngoài có thể cung cấp số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch thay cho địa chỉ, số định danh.
Ghi thông tin người mua là khách lẻ
| Khách cung cấp | Trên hóa đơn ghi |
|---|---|
| Không cung cấp gì | "Bán cho người tiêu dùng" |
| Tên, địa chỉ, số định danh cá nhân | Đúng các thông tin khách cung cấp |
| Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần hóa đơn | Tên, địa chỉ, mã số thuế đầy đủ |
2. Nội dung bắt buộc của hóa đơn bán lẻ từ máy tính tiền
Nhiều cửa hàng bán lẻ dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Theo khoản 4 Điều 10 NĐ 254/2026, hóa đơn này gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại người mua, nếu người mua yêu cầu.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Người nộp thuế theo phương pháp khấu trừ ghi thêm giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu hóa đơn.
Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng phương thức điện tử, hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu.
3. Vẫn phải lập hóa đơn dù khách không yêu cầu
Một hiểu lầm phổ biến là “khách không lấy thì khỏi xuất”. Quy định về thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc người mua có yêu cầu hay không.
Khách: "Em ơi khỏi hóa đơn nhé." Thu ngân: "Dạ vâng."
Vẫn phải lập. Khách không cho thông tin thì ghi "Bán cho người tiêu dùng".
NĐ 254/2026 còn bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không lập, không giao hóa đơn điện tử. TT 91/2026 hướng dẫn chương trình “Hóa đơn may mắn” hằng tháng và cuối năm cho hóa đơn có người mua là người tiêu dùng. Hai cơ chế này khiến việc “bỏ qua” hóa đơn bán lẻ ngày càng rủi ro.
Không lập hóa đơn bán hàng bị phạt theo NĐ 310/2025, mức theo số lượng hóa đơn. Ví dụ, không lập 1 hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ bị phạt 1–2 triệu đồng (điểm b khoản 3 Điều 24 NĐ 125/2020 sửa bởi NĐ 310/2025).
4. Hóa đơn “Bán cho người tiêu dùng” và người mua là doanh nghiệp
Theo điểm b mục 4 Phụ lục NĐ 254/2026, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không có giá trị để tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.
Nhân viên đi công tác, tiếp khách, mua văn phòng phẩm cho công ty vì vậy phải cung cấp thông tin công ty ngay khi thanh toán: tên, địa chỉ, mã số thuế. Hóa đơn đã ghi “Bán cho người tiêu dùng” thì không thể biến thành hóa đơn của công ty.
5. Nhà hàng, quán ăn, cà phê: bán theo suất
Phụ lục NĐ 254/2026 (mục 5 điểm a.1) yêu cầu tên hàng ghi chi tiết đến từng chủng loại, với mặt hàng ăn, uống thì trừ trường hợp tính tiền theo suất, theo phần. Ví dụ, nhà hàng bán “Set trưa văn phòng” được ghi một dòng cho suất ăn, thay vì liệt kê cơm, canh, món mặn, tráng miệng; còn gọi món lẻ thì ghi từng món.
Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin thì không nhất thiết có tên, địa chỉ, số định danh người mua (Phụ lục, mục 9 điểm c).
Ví dụ minh họa
Quán cà phê U (giả định, khai thuế theo phương pháp khấu trừ) bán cho khách lẻ 2 ly cà phê, đơn giá chưa thuế 40.000 đồng. Khách không cho thông tin.
- Thông tin người mua: “Bán cho người tiêu dùng”.
- Tiền hàng: 2 × 40.000 = 80.000 đồng.
- Thuế GTGT 8% (thuộc nhóm được giảm thuế đến 31/12/2026): 6.400 đồng.
- Tổng thanh toán: 86.400 đồng.
Nếu một công ty mua 20 ly cho cuộc họp và cung cấp mã số thuế, quán lập hóa đơn ghi đủ tên, địa chỉ, mã số thuế công ty đó.
6. Hóa đơn bán lẻ trong các ngành đặc thù
| Ngành | Điểm lưu ý theo NĐ 254/2026 |
|---|---|
| Bán lẻ, siêu thị | Được không thể hiện thông tin người mua nếu không cung cấp |
| Nhà hàng, F&B | Bán theo suất không ghi từng món |
| Y tế | Được lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày cho người bệnh không lấy hóa đơn (điểm m khoản 4 Điều 9) |
| Ngân hàng, bưu chính, vận tải công cộng, trông giữ xe, chiếu phim | Có hệ thống quản lý giao dịch thì chuyển chi tiết theo mẫu 01/TTGD |
Doanh nghiệp đang dùng hóa đơn có mã hoặc không mã không bắt buộc chuyển sang hóa đơn máy tính tiền. So sánh các loại tại bài hóa đơn có mã, không mã và máy tính tiền.
7. Quy trình tại quầy thu ngân
Hỏi khách có lấy hóa đơn công ty không
Nếu có, nhập tên, địa chỉ, mã số thuế trước khi in hoặc gửi hóa đơn.
Khách cá nhân cho thông tin
Ghi đúng tên, địa chỉ, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại khách cung cấp.
Khách không cho thông tin
Chọn mặc định "Bán cho người tiêu dùng" trên phần mềm.
Giao hóa đơn cho khách
Gửi điện tử, in phiếu có mã tra cứu hoặc mã QR.
Cuối ngày, kế toán nên đối chiếu tổng tiền trên hóa đơn với doanh thu thu ngân, tiền mặt và tiền quẹt thẻ, chuyển khoản. Chênh lệch giữa hai nguồn là dấu hiệu có giao dịch chưa lập hóa đơn. Việc đối chiếu hằng ngày giúp phát hiện sớm, trước khi chênh lệch dồn lại tới kỳ khai thuế.
8. Những lỗi thường gặp
- Để trống ô người mua thay vì ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
- Không lập hóa đơn cho khách không yêu cầu.
- Ghi “Bán cho người tiêu dùng” khi khách đã đưa mã số thuế công ty.
- Nhân viên mua hàng cho công ty nhưng không cung cấp mã số thuế, hóa đơn không hạch toán được.
- Phần mềm chưa cập nhật cụm từ mới sau 01/7/2026.
Tổng quan các điểm mới có ở bài 7 thay đổi lớn của NĐ 254/2026. Hộ kinh doanh có thể đọc thêm hóa đơn máy tính tiền cho hộ kinh doanh. Cửa hàng, nhà hàng cần người kiểm soát hóa đơn bán lẻ hằng ngày có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói của TAVA.
Kết luận
Từ 01/7/2026, mọi giao dịch bán lẻ đều phải có hóa đơn; khách không cung cấp thông tin thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”. Người bán nên cập nhật phần mềm và quy trình thu ngân, còn doanh nghiệp đi mua nên dặn nhân viên đưa mã số thuế trước khi thanh toán. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.