Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không là câu hỏi rất hay gặp ở doanh nghiệp dịch vụ. Từ 01/7/2026, câu trả lời rõ hơn: theo NĐ 254/2026/NĐ-CP, khoản thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không phải lập hóa đơn. Quy định này áp dụng cho mọi hợp đồng dịch vụ, không còn giới hạn một số ngành như trước. Tuy vậy, tiền tạm ứng, trả trước vẫn phải lập hóa đơn, nên doanh nghiệp cần phân biệt đúng bản chất khoản tiền.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ: không phải lập hóa đơn.
- Áp dụng từ 01/7/2026, cho mọi loại dịch vụ.
- Trả trước, tạm ứng tiền dịch vụ: vẫn lập hóa đơn khi thu tiền.
- Hàng hóa: lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu.
Căn cứ: Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP.
1. Quy định mới về tiền đặt cọc tại NĐ 254/2026
Khoản 2 Điều 9 NĐ 254/2026 quy định: dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, “không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ”. Nói cách khác, nhận tiền đặt cọc đúng nghĩa chưa phải thời điểm lập hóa đơn.
Câu chữ mới không liệt kê loại dịch vụ, nên ngoại lệ áp dụng cho mọi hợp đồng dịch vụ (Tạp chí Thuế cũng nhận định như vậy). Điều kiện là khoản tiền phải là đặt cọc theo Bộ luật Dân sự; quy định mới không còn nhắc “tạm ứng”. Đây là thay đổi có lợi cho doanh nghiệp dịch vụ: đào tạo, tổ chức sự kiện, quảng cáo, công nghệ thông tin, vận tải, du lịch…
2. So sánh với quy định cũ (NĐ 123/2020)
Tiền đặt cọc dịch vụ: trước và sau 01/7/2026
| Tiêu chí | NĐ 123/2020 | NĐ 254/2026 |
|---|---|---|
| Phạm vi ngoại lệ | Một số dịch vụ chuyên môn | Mọi hợp đồng dịch vụ |
| Điều kiện | Đặt cọc, tạm ứng bảo đảm hợp đồng | Đặt cọc theo Bộ luật Dân sự |
| Hiệu lực | Đến 30/6/2026 | Từ 01/7/2026 |
Khoản 2 Điều 9 NĐ 123/2020 (bản gốc) chỉ loại trừ “thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng”. Các dịch vụ khác nhận tiền trước là phải lập hóa đơn. NĐ 70/2025 sau đó có sửa khoản 2 Điều 9; Ban biên tập chưa đối chiếu được toàn văn NĐ 70/2025, nên với giao dịch phát sinh trước 01/7/2026 bạn cần đối chiếu thêm văn bản này.
3. Phân biệt đặt cọc, tạm ứng và trả trước
Ngoại lệ chỉ áp dụng cho đặt cọc đúng bản chất theo Bộ luật Dân sự. Đặt cọc là khoản tiền một bên giao cho bên kia để bảo đảm hợp đồng được giao kết hoặc thực hiện. Nếu hợp đồng được thực hiện, khoản cọc được trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ thanh toán. Nếu một bên vi phạm, khoản cọc được xử lý theo thỏa thuận và pháp luật dân sự.
| Khoản tiền | Bản chất | Lập hóa đơn khi nhận? |
|---|---|---|
| Đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ | Biện pháp bảo đảm | Không |
| Tạm ứng tiền dịch vụ | Thanh toán một phần giá dịch vụ | Có (thu tiền trước) |
| Trả trước toàn bộ | Thanh toán giá dịch vụ | Có (thu tiền trước) |
| Thanh toán sau hoàn thành | Thanh toán giá dịch vụ | Lập khi hoàn thành |
Hiểu lầm
Cứ ghi chữ "đặt cọc" trên ủy nhiệm chi là khỏi xuất hóa đơn.
Sự thật
Cơ quan thuế xem bản chất theo hợp đồng. Khoản thực chất là thanh toán trước vẫn phải lập hóa đơn.
4. Ví dụ minh họa
Tình huống 1 – Đặt cọc đúng nghĩa. Công ty S (giả định) ký hợp đồng tổ chức hội nghị trị giá 200 triệu đồng, ngày diễn ra 20/12/2026. Hợp đồng ghi: khách đặt cọc 20 triệu đồng theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng; cọc được trừ vào tiền thanh toán. Ngày nhận cọc, Công ty S không phải lập hóa đơn. Khi hoàn thành hội nghị ngày 20/12/2026, công ty lập hóa đơn 200 triệu đồng (chưa thuế) cho toàn bộ dịch vụ.
Tình huống 2 – Tạm ứng. Cùng hợp đồng trên nhưng điều khoản ghi: khách “tạm ứng 50% giá trị hợp đồng”, tức 100 triệu đồng, ngày 01/11/2026. Đây là thu tiền trước. Công ty S lập hóa đơn 100 triệu đồng ngày 01/11/2026. Khi hoàn thành, lập hóa đơn cho 100 triệu đồng còn lại.
5. Với hàng hóa và cho thuê tài sản
Hàng hóa. Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền. Vì vậy, khoản tiền nhận trước khi giao hàng, dù gọi là cọc hay trả trước, chưa làm phát sinh thời điểm lập hóa đơn. Hóa đơn lập khi giao hàng.
Cho thuê bất động sản. EY lưu ý ngoại lệ đặt cọc có thể được hiểu khác nhau với hoạt động cho thuê bất động sản. Hợp đồng thuê thường có cả tiền cọc và tiền thuê trả trước nhiều kỳ. Doanh nghiệp cho thuê nên tách rõ hai khoản trong hợp đồng và đối chiếu với cơ quan thuế khi khoản cọc lớn.
6. Khi tiền cọc được trừ vào tiền thanh toán hoặc bị mất cọc
Cọc được trừ vào tiền dịch vụ. Khi hợp đồng được thực hiện và khoản cọc được cấn trừ, doanh nghiệp lập hóa đơn theo nguyên tắc chung (khi hoàn thành dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước). Hóa đơn ghi tổng giá trị dịch vụ.
Cọc trả lại. Khoản cọc hoàn trả cho khách không liên quan đến hóa đơn bán hàng.
Khách vi phạm, mất cọc. Khoản cọc bên nhận được giữ lại do bên kia vi phạm không phải là tiền bán dịch vụ. Cách xử lý thuế GTGT và TNDN của khoản này doanh nghiệp nên đối chiếu quy định về các khoản thu không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT và thu nhập khác.
7. Phía bên đặt cọc cần lưu ý gì?
Doanh nghiệp đi thuê dịch vụ và chuyển tiền cọc sẽ không nhận được hóa đơn cho khoản cọc. Đây là điều bình thường theo quy định mới. Khoản cọc khi đó chưa phải chi phí, cũng chưa có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ.
Kế toán bên đặt cọc nên theo dõi khoản này như một khoản ký quỹ, ký cược, lưu hợp đồng và chứng từ chuyển khoản. Khi bên bán hoàn thành dịch vụ và lập hóa đơn tổng giá trị, khoản cọc được cấn trừ vào số phải trả.
Một điểm cần chú ý là điều kiện khấu trừ thuế GTGT: hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuyển khoản cả tiền cọc, không đặt cọc bằng tiền mặt. Như vậy, toàn bộ giá trị hóa đơn sau này đều có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
8. Cách soạn hợp đồng để tránh rủi ro
Điều khoản đặt cọc nên có trong hợp đồng dịch vụ
- Ghi rõ "đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng"
- Tách riêng điều khoản đặt cọc và điều khoản thanh toán, tạm ứng
- Nêu cách xử lý cọc khi hợp đồng thực hiện, chấm dứt hoặc vi phạm
- Ghi nội dung chuyển khoản là "đặt cọc hợp đồng số …"
- Theo dõi khoản cọc trên tài khoản nhận ký quỹ, ký cược, không ghi doanh thu
9. Những lỗi thường gặp
- Gọi tạm ứng là đặt cọc để lùi thời điểm lập hóa đơn.
- Xuất hóa đơn cho khoản cọc rồi phải điều chỉnh khi hoàn trả cọc.
- Ghi nhận cọc vào doanh thu, làm sai lệch số liệu kê khai GTGT và TNDN.
- Không lập hóa đơn phần trả trước nhiều kỳ trong hợp đồng thuê, chỉ vì có khoản cọc đi kèm.
Lập hóa đơn sai thời điểm bị phạt theo số lượng hóa đơn từ 16/01/2026, xem bài phạt lập hóa đơn sai thời điểm theo NĐ 310. Các mốc khác có ở bài thời điểm lập hóa đơn 2026.
TAVA có thể rà soát mẫu hợp đồng dịch vụ, điều khoản cọc và quy trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp trong gói kế toán thuế trọn gói. Xem bảng giá hoặc liên hệ.
Kết luận
Từ 01/7/2026, nhận tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn, với mọi loại dịch vụ. Khoản tạm ứng, trả trước vẫn phải lập hóa đơn khi thu tiền. Doanh nghiệp nên sửa hợp đồng mẫu để tách bạch hai loại khoản tiền ngay từ đầu. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.