Thời điểm lập hóa đơn quyết định hóa đơn mang ngày nào, doanh thu và thuế GTGT thuộc kỳ khai nào. Từ 01/7/2026, quy định nằm tại Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP (thay Điều 9 NĐ 123/2020). Nguyên tắc chung giữ như cũ: bán hàng lập khi chuyển giao quyền sở hữu, dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu tiền trước. Điểm mới là tiền đặt cọc, dịch vụ đối soát và giao dịch ca đêm. Bài viết đi qua từng tình huống thường gặp.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Bán hàng: khi chuyển giao quyền sở hữu, kể cả chưa thu tiền.
- Dịch vụ: khi hoàn thành, hoặc khi thu tiền trước.
- Đặt cọc dịch vụ theo Bộ luật Dân sự: không phải lập hóa đơn.
- Xuất khẩu: chậm nhất ngày làm việc tiếp theo ngày thông quan.
Căn cứ: Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2026.
1. Bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu
Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa (kể cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy tắc này không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Trong thực tế, thời điểm chuyển giao thường gắn với biên bản giao nhận, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hoặc chứng từ giao hàng có xác nhận của người mua. Doanh nghiệp nên thống nhất mốc này trong hợp đồng.
Giao hàng nhiều lần. Khoản 3 Điều 9 NĐ 254/2026 giữ nguyên tắc cũ: giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng.
2. Hàng xuất khẩu
Với hàng hóa xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.
Ví dụ minh họa
Lô hàng của Công ty Q (giả định) được thông quan ngày thứ Sáu 06/11/2026. Ngày làm việc tiếp theo là thứ Hai 09/11/2026. Công ty có thể lập hóa đơn từ khi giao hàng đến muộn nhất 09/11/2026.
3. Cung cấp dịch vụ và thu tiền trước
Thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Nếu người bán thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Ngoại lệ là khoản thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ (khoản 2 Điều 9 NĐ 254/2026).
Trước 01/7/2026
NĐ 123/2020 chỉ loại trừ tiền đặt cọc hoặc tạm ứng của một số dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.
Từ 01/7/2026
Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm mọi hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn khi nhận.
Ví dụ minh họa: dịch vụ thu tiền trước
Công ty R (giả định) ký hợp đồng bảo trì phần mềm 12 tháng, khách trả trước 60 triệu đồng ngày 15/10/2026. Đây là khoản thanh toán trước, không phải đặt cọc. Công ty lập hóa đơn ngày 15/10/2026 cho 60 triệu đồng và kê khai thuế GTGT vào kỳ tháng 10/2026 (hoặc quý IV/2026 nếu khai theo quý). Nếu khách chỉ chuyển 10 triệu đồng đặt cọc theo đúng Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng, công ty chưa phải lập hóa đơn cho khoản đó.
Ranh giới giữa đặt cọc và tạm ứng, trả trước có ở bài tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không.
4. Xây dựng, lắp đặt
Theo điểm c khoản 4 Điều 9 NĐ 254/2026 (giữ như NĐ 123/2020), thời điểm lập hóa đơn hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Doanh nghiệp xây dựng nên khớp hóa đơn với từng biên bản nghiệm thu khối lượng. Hóa đơn lập theo đợt thanh toán mà không gắn với nghiệm thu dễ bị xem là lập sai thời điểm. Riêng tổ chức kinh doanh bất động sản, xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ khi chưa chuyển giao quyền sở hữu thì lập hóa đơn vào ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng (điểm d khoản 4 Điều 9).
5. Dịch vụ cần đối soát dữ liệu
Một số dịch vụ có số lượng giao dịch lớn được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu giữa các bên (điểm a khoản 4 Điều 9 NĐ 254/2026). Theo giới thiệu của cơ quan thuế, danh sách được mở rộng thêm các nhóm sau:
| Nhóm dịch vụ có trong danh sách đối soát | Ghi chú |
|---|---|
| Hoa tiêu hàng hải | Mới |
| Quảng cáo trên báo điện tử | Mới |
| Công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin | Mới |
| Tài sản mã hóa, hỗ trợ giao dịch trên sàn (kể cả sàn carbon) | Mới |
| Bảo hiểm | Mới |
| Vận tải hành khách qua phần mềm kết nối (taxi, xe hợp đồng, xe hai bánh) | Mới |
Với cả danh sách tại điểm a khoản 4 Điều 9, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Công văn 5130/CT-CS của Cục Thuế (Tạp chí Thuế đăng 27/7/2026) nhắc lại mốc này cho vận tải hành khách qua phần mềm kết nối. Một số nhóm có mốc riêng: đối soát cước giữa các doanh nghiệp viễn thông, công nghệ thông tin chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước (điểm b); vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý chậm nhất ngày 10 của tháng sau (điểm i).
Đồng bảo hiểm. Mỗi doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn theo phần phí mình nhận. Nếu ủy quyền một doanh nghiệp thu hộ, doanh nghiệp thu hộ lập hóa đơn trên toàn bộ giá trị hợp đồng.
6. Ca đêm, bảng thông tin chi tiết giao dịch và các trường hợp khác
Giao dịch ca đêm. Giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động, nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo (khoản 5 Điều 9).
Bảng thông tin chi tiết giao dịch. Với dịch vụ cho cá nhân tiêu dùng như ngân hàng, trung gian thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử, bưu chính, vận tải công cộng, trông giữ xe, chiếu phim, nếu doanh nghiệp có phần mềm quản lý từng giao dịch, chi tiết giao dịch được chuyển đến cơ quan thuế theo mẫu 01/TTGD (Phụ lục III TT 91/2026).
Cơ sở y tế. Cơ sở khám, chữa bệnh có phần mềm quản lý được tổng hợp lập hóa đơn điện tử cuối ngày cho người bệnh không lấy hóa đơn; khách yêu cầu thì lập riêng (điểm m khoản 4 Điều 9).
Lãi cho vay. Tổ chức tín dụng lập hóa đơn theo kỳ hạn thu lãi; đến kỳ mà không thu được lãi thì lập khi thu được tiền lãi (điểm k khoản 4 Điều 9).
Chọn thời điểm lập hóa đơn
- Có giao dịch
- Hàng hay dịch vụ?Hàng → khi chuyển giao quyền sở hữu
- Thu tiền trước?Đặt cọc → không lập
- Lập khi thu tiền hoặc hoàn thành
7. Lập sai thời điểm bị phạt thế nào?
Từ 16/01/2026, NĐ 310/2025 sửa Điều 5 và khoản 2 Điều 24 NĐ 125/2020 (NĐ 125 tiếp tục hiệu lực sau 01/7/2026 theo khoản 4 Điều 74 NĐ 252/2026). Nhiều hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, còn thời hiệu và bị xử phạt trong một vụ việc chỉ bị phạt một hành vi, khung phạt theo số lượng hóa đơn.
| Số hóa đơn bán hàng, dịch vụ lập sai thời điểm | Mức phạt |
|---|---|
| 1 hóa đơn | 0,5 – 1,5 triệu đồng |
| 2 – 9 hóa đơn | 2 – 5 triệu đồng |
| 10 – 19 hóa đơn | 5 – 15 triệu đồng |
| 20 – 49 hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng |
| 50 – 99 hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng |
| Từ 100 hóa đơn | 50 – 70 triệu đồng |
Căn cứ: khoản 2 Điều 24 NĐ 125/2020 sửa bởi NĐ 310/2025. Chi tiết tại bài phạt lập hóa đơn sai thời điểm theo NĐ 310.
8. Những lỗi thường gặp
- Chờ khách thanh toán mới xuất hóa đơn bán hàng, trong khi hàng đã giao.
- Xuất hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc dù khoản này đúng là đặt cọc theo Bộ luật Dân sự.
- Lập hóa đơn xây dựng theo đợt thu tiền thay vì theo nghiệm thu khối lượng.
- Lập hóa đơn xuất khẩu sau ngày làm việc tiếp theo ngày thông quan.
- Không ghi nhận quy trình đối soát bằng văn bản với dịch vụ được lập sau đối soát.
Bạn có thể đọc tổng quan tại 7 thay đổi lớn của NĐ 254/2026. Nếu doanh nghiệp cần kiểm soát thời điểm lập hóa đơn khớp với hợp đồng và kho, TAVA hỗ trợ qua dịch vụ kế toán thuế trọn gói.
Kết luận
Thời điểm lập hóa đơn năm 2026 giữ nguyên tắc cũ cho bán hàng, dịch vụ, xuất khẩu, nhưng có ba điểm mới: đặt cọc dịch vụ, danh sách dịch vụ đối soát và giao dịch ca đêm. Doanh nghiệp nên rà lại hợp đồng mẫu và quy trình xuất hóa đơn để khớp mốc mới. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.