Trường hợp không phải lập hóa đơn từ 01/7/2026 được quy định gọn tại Điều 7 NĐ 254/2026/NĐ-CP. Trước đây, các trường hợp này nằm rải rác ở nhiều văn bản. Danh sách gồm: hộ kinh doanh thuộc diện bảng kê thu mua, đại lý đã được khấu trừ thuế, một số khoản thu tài chính, góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ, cho mượn máy móc gia công và các trường hợp theo pháp luật thuế GTGT. Bài viết giải thích từng trường hợp và ranh giới với những giao dịch vẫn phải lập hóa đơn.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Căn cứ: Điều 7 NĐ 254/2026, hiệu lực 01/7/2026.
- Không lập: góp vốn bằng tài sản, điều chuyển nội bộ, tổ chức lại doanh nghiệp.
- Không lập: cho mượn máy móc gia công không thu tiền.
- Vẫn lập: hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu.
1. Danh sách trường hợp không phải lập hóa đơn
Theo Điều 7 NĐ 254/2026, các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm:
| Nhóm | Trường hợp | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế TNDN | Trừ khi đã đăng ký dùng hóa đơn |
| 2 | Hộ, cá nhân có thu nhập cho thuê bất động sản; cung cấp nội dung số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài | Nội dung số: giải trí, game, phim, ảnh, nhạc, quảng cáo số |
| 3 | Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp | Đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế |
| 4 | Thu từ tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, giấy tờ có giá, bán nợ, ngoại tệ, phái sinh | Bán ngoại tệ lập bảng tổng hợp tháng |
| 5 | Góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế | |
| 6 | Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc (và ngược lại), giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc; điều chuyển khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi | Không áp dụng cho đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân |
| 7 | Cho mượn TSCĐ, công cụ phục vụ gia công | Không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu |
| 8 | Các trường hợp theo NĐ 181/2025 hướng dẫn Luật Thuế GTGT | Xem mục 4 |
2. Nhóm hộ kinh doanh, đại lý và thu nhập tài chính
Bảng kê thu mua. Doanh nghiệp mua nông sản, hàng hóa của hộ, cá nhân thuộc diện được lập bảng kê thu mua thì người bán không phải lập hóa đơn. Bên mua lập bảng kê làm chứng từ. Ngoại lệ: nếu hộ, cá nhân đó đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì phải lập hóa đơn.
Lưu ý ngưỡng: hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn máy tính tiền (ngưỡng theo NĐ 141/2026).
Đại lý đã được khấu trừ thuế. Đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp là cá nhân đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế thì không phải lập hóa đơn cho hoa hồng nhận được.
Thu nhập tài chính. Tái bảo hiểm, tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, bán nợ, giao dịch ngoại tệ, phái sinh không phải lập hóa đơn. Riêng bán ngoại tệ, đơn vị lập bảng tổng hợp giao dịch theo tháng và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
3. Góp vốn, điều chuyển tài sản và cho mượn máy móc
Đây là nhóm doanh nghiệp gặp nhiều nhất.
Góp vốn bằng tài sản. Doanh nghiệp góp máy móc, nhà xưởng, quyền sử dụng đất vào công ty khác không phải lập hóa đơn. Hồ sơ thay thế gồm biên bản góp vốn, biên bản định giá, biên bản bàn giao và giấy tờ chuyển quyền.
Điều chuyển tài sản nội bộ. Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc (và ngược lại), giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong cùng cơ sở kinh doanh, hoặc khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình không phải lập hóa đơn (khoản 6 Điều 7). Ngược lại, tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc thành viên có tư cách pháp nhân trong cùng tổ chức thì phải lập hóa đơn như bán hàng (điểm e khoản 3 Điều 6). Hồ sơ nên có quyết định điều chuyển và biên bản bàn giao kèm giá trị còn lại.
Cho mượn TSCĐ, công cụ phục vụ gia công. Bên thuê gia công cho bên nhận gia công mượn máy móc, khuôn mẫu không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu thì không phải lập hóa đơn.
4. Các trường hợp theo pháp luật thuế GTGT
Khoản 8 Điều 7 dẫn chiếu các trường hợp tại NĐ 181/2025 hướng dẫn Luật Thuế GTGT, gồm:
- Luân chuyển nội bộ hàng hóa để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh.
- Hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp tự sản xuất, tự cung ứng dùng cho hoạt động của chính mình, kể cả tài sản cố định tự làm.
- Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: bồi thường bằng tiền (kể cả bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, thù lao thu hộ, chi hộ cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.
Hiểu lầm
Hàng dùng nội bộ thì không bao giờ phải lập hóa đơn.
Sự thật
Chỉ hàng dùng phục vụ sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp. Hàng biếu tặng, trả thay lương, tiêu dùng cá nhân vẫn phải lập hóa đơn.
5. Những giao dịch vẫn phải lập hóa đơn
Để tránh hiểu rộng Điều 7, cần nhớ các giao dịch sau vẫn phải lập hóa đơn:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
- Cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa (khác với cho mượn máy móc gia công).
- Cho thuê tài sản có thu tiền.
NĐ 310/2025 (hiệu lực 16/01/2026) có khung phạt riêng cho việc không lập hóa đơn với nhóm hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, cho vay, mượn hàng hóa. Ví dụ, không lập từ 02 đến dưới 10 hóa đơn nhóm này bị phạt 1–2 triệu đồng (điểm b khoản 3 Điều 24 NĐ 125/2020 sửa bởi NĐ 310/2025). Cách lập hóa đơn tổng hợp cho hàng khuyến mại có ở bài hóa đơn hàng khuyến mại, biếu tặng.
6. Ví dụ minh họa
Công ty T (giả định) trong tháng 11/2026 có các giao dịch:
| Giao dịch | Lập hóa đơn? | Lý do |
|---|---|---|
| Góp một dây chuyền vào công ty liên doanh | Không | Góp vốn bằng tài sản |
| Chuyển xe tải cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc | Không | Điều chuyển tài sản nội bộ |
| Cho xưởng gia công mượn khuôn, không thu tiền | Không | Cho mượn phục vụ gia công |
| Tặng 50 bộ quà Tết cho khách hàng | Có | Hàng biếu tặng |
| Cho xưởng gia công thuê máy, thu 3 triệu/tháng | Có | Cho thuê có thu tiền |
| Nhận tiền bồi thường hợp đồng của đối tác | Không | Khoản thu không phải doanh thu bán hàng |
7. Hồ sơ thay thế hóa đơn cần lưu
Hồ sơ cho giao dịch không lập hóa đơn
- Bảng kê thu mua có chữ ký người bán (mua của hộ, cá nhân)
- Biên bản góp vốn, biên bản định giá, biên bản bàn giao tài sản
- Quyết định điều chuyển tài sản nội bộ kèm giá trị còn lại
- Hợp đồng gia công có điều khoản cho mượn không thu tiền
- Bảng tổng hợp giao dịch ngoại tệ theo tháng (nếu có)
8. Những lỗi thường gặp
- Xuất hóa đơn khi góp vốn bằng tài sản theo thói quen, gây rối kê khai thuế GTGT.
- Không lập hóa đơn hàng biếu tặng vì nghĩ là “dùng nội bộ”.
- Ghi “cho mượn” nhưng thực chất có thu phí, dẫn đến thiếu hóa đơn cho thuê.
- Thiếu biên bản, quyết định cho giao dịch không lập hóa đơn, khó giải trình khi kiểm tra.
Tổng quan quy định mới có ở bài 7 thay đổi lớn của NĐ 254/2026. Nếu doanh nghiệp có nhiều giao dịch nội bộ, góp vốn, tái cấu trúc, dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của TAVA có thể giúp kiểm tra hồ sơ thay thế hóa đơn.
Kết luận
Điều 7 NĐ 254/2026 liệt kê rõ những giao dịch không phải lập hóa đơn từ 01/7/2026, đặc biệt là góp vốn, điều chuyển nội bộ và cho mượn máy móc gia công. Không lập hóa đơn không có nghĩa là không cần chứng từ: doanh nghiệp vẫn phải lưu biên bản, quyết định, bảng kê. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.