Chi phí chuyên gia nước ngoài tại doanh nghiệp FDI gồm ba lớp nghĩa vụ cần tính đúng cùng lúc: thuế TNCN của chuyên gia (biểu 5 bậc nếu cư trú, 20% nếu không cư trú), BHXH, và điều kiện để doanh nghiệp được trừ chi phí khi tính thuế TNDN. Từ kỳ tính thuế 2026, biểu thuế và mức giảm trừ đã thay đổi, trong khi các khoản phúc lợi như tiền nhà, học phí con, vé máy bay về phép có quy tắc riêng. Bài viết dành cho HR và kế toán lương, đi từ gói thu nhập tới hồ sơ chi phí.
1. Bức tranh chung: một gói lương, ba nghĩa vụ
Chi phí một chuyên gia nước ngoài đi qua những đâu (minh họa)
- Giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn
- Cư trú hay không cư trú?Quyết định cách khấu trừ thuế TNCN
- Tính thu nhập chịu thuế, gồm phúc lợi
- BHXH, BHYT theo quy định
- Hồ sơ chi phí được trừ thuế TNDN
Bước đầu tiên là giấy phép lao động. Thủ tục theo Nghị định 219/2025 xem tại bài giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025.
2. Thuế TNCN: cư trú theo biểu 5 bậc, không cư trú 20%
Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 có hiệu lực 01/7/2026; phần tiền lương của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết.
| Nội dung | Cá nhân cư trú | Cá nhân không cư trú |
|---|---|---|
| Phạm vi thu nhập | Trong và ngoài Việt Nam | Phát sinh tại Việt Nam |
| Cách tính thuế tiền lương | Biểu lũy tiến 5 bậc: 5%, 10%, 20%, 30%, 35% | 20% trên tổng tiền lương |
| Giảm trừ gia cảnh | 15,5 triệu/tháng bản thân; 6,2 triệu/người phụ thuộc | Không có |
| Khấu trừ tại nơi trả (điểm c khoản 1 Điều 50 NĐ 253/2026) | Theo biểu lũy tiến nếu thời gian làm việc tại Việt Nam ghi trên hợp đồng/văn bản cử sang từ 183 ngày trong năm tính thuế | Theo mức của cá nhân không cư trú nếu thời gian đó dưới 183 ngày |
Biểu 5 bậc theo tháng: đến 10 triệu 5%; trên 10–30 triệu 10%; trên 30–60 triệu 20%; trên 60–100 triệu 30%; trên 100 triệu 35% (Điều 9 Luật 109/2025/QH15); giảm trừ 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Điều 10 Luật 109/2025/QH15). Tiêu chí cư trú, phạm vi thu nhập và trường hợp đặc biệt đã được trình bày chi tiết trong bài thuế TNCN người nước ngoài tại Việt Nam.
Lưu ý: quyết toán năm 2025 vẫn dùng biểu 7 bậc và mức giảm trừ cũ. Biểu 5 bậc và giảm trừ 15,5 triệu/6,2 triệu chỉ áp dụng từ kỳ 2026.
3. Các khoản phúc lợi: khoản nào tính thuế, khoản nào không
Gói thu nhập của chuyên gia thường có nhiều phúc lợi. Theo Nghị định 253/2026:
| Khoản | Xử lý thuế TNCN |
|---|---|
| Tiền thuê nhà, điện, nước, dịch vụ kèm theo do doanh nghiệp trả thay | Tính theo số thực trả, tối đa 15% tổng thu nhập chịu thuế tại đơn vị (chưa gồm tiền nhà) |
| Nhà do doanh nghiệp xây cho người lao động ở | Không tính thuế |
| Vé máy bay về phép 1 lần/năm | Không tính thuế |
| Học phí cho con học tại Việt Nam từ mầm non đến THPT do doanh nghiệp trả | Không tính thuế |
| Trợ cấp chuyển vùng một lần cho người nước ngoài đến Việt Nam | Không tính thuế (theo điều kiện quy định) |
| Bảo hiểm không bắt buộc, không tích lũy phí (sức khỏe, tử kỳ) | Không tính thuế |
| Bảo hiểm hưu trí bổ sung, nhân thọ do chủ đóng | Tính vào thu nhập chịu thuế |
| Phí hội viên, dịch vụ giải trí ghi tên cá nhân | Tính vào thu nhập chịu thuế |
Khoản học phí đã được doanh nghiệp hỗ trợ thì chuyên gia không được tính tiếp vào khoản trừ chi phí giáo dục khi tự quyết toán.
Để khoản phúc lợi được xử lý đúng, doanh nghiệp nên ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế phúc lợi: loại phúc lợi, mức chi, đối tượng hưởng và chứng từ kèm theo. Hóa đơn thuê nhà, học phí, vé máy bay nên mang tên doanh nghiệp hoặc có thông tin người lao động phù hợp với quy chế. Cách ghi nhận này giúp cùng lúc chứng minh khoản không tính thuế TNCN và khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
4. Ví dụ minh họa: cùng mức lương, ba cách tính
Ví dụ minh họa (số giả định, đơn vị triệu đồng/tháng, kỳ tính thuế 2026; chưa xét BHXH và các khoản miễn khác để đơn giản):
Ông R có lương 120, một người phụ thuộc.
Trường hợp A – cư trú, không có tiền nhà
- Thu nhập tính thuế = 120 − 15,5 − 6,2 = 98,3 → bậc 4.
- Thuế = 30% × 98,3 − 9,5 = 19,99.
Trường hợp B – cư trú, công ty trả tiền nhà 30
- Tiền nhà tính thuế tối đa 15% × 120 = 18 (thay vì 30).
- Thu nhập chịu thuế = 120 + 18 = 138; thu nhập tính thuế = 138 − 21,7 = 116,3 → bậc 5.
- Thuế = 35% × 116,3 − 14,5 = 26,205.
Trường hợp C – không cư trú, không có tiền nhà
- Thuế = 120 × 20% = 24.
Công thức rút gọn theo bậc (5%; 10% − 0,5; 20% − 3,5; 30% − 9,5; 35% − 14,5) do ban biên tập tự tính từ biểu 5 bậc và đã kiểm khớp tại các mốc 10, 30, 60, 100 triệu. Nếu doanh nghiệp trả lương net, phải quy đổi ra thu nhập trước thuế – xem quy đổi lương net sang gross.
5. BHXH, BHYT với lao động nước ngoài
Lao động nước ngoài có giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn, ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam, tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo điều kiện của pháp luật BHXH. Theo kho tri thức TAVA, lao động nước ngoài không tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nên tổng tỷ lệ đóng thấp hơn lao động Việt Nam.
Các khoản BHXH, BHYT bắt buộc phần người lao động đóng được trừ khi tính thuế TNCN. Phần doanh nghiệp đóng là chi phí của doanh nghiệp. Chuyên gia được cử sang theo hình thức di chuyển nội bộ hoặc biệt phái cần đối chiếu riêng điều kiện tham gia – TAVA khuyến nghị kiểm tra với cơ quan BHXH địa phương.
6. Điều kiện để lương chuyên gia được trừ khi tính thuế TNDN
Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025) giữ nguyên tắc chung: khoản chi thực tế phục vụ sản xuất kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ; khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần phải thanh toán không dùng tiền mặt (áp dụng từ 15/12/2025). Lưu ý tránh hiểu nhầm: khoản chi “cho người được biệt phái” mà Luật 67/2025 bổ sung (tiết b8 điểm b khoản 1 Điều 9) là chi cho người biệt phái tham gia quản trị, điều hành tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc, không phải quy định riêng cho chuyên gia do công ty mẹ cử sang.
Hồ sơ chi phí lương chuyên gia nên lưu
- Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp, còn hiệu lực
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang, thỏa thuận biệt phái với công ty mẹ
- Bảng lương, chứng từ chi trả qua ngân hàng
- Chứng từ khấu trừ, khai thuế TNCN hằng tháng hoặc quý
- Chứng từ đóng BHXH, BHYT theo quy định
- Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn học phí, vé máy bay cho các khoản phúc lợi
Theo một hướng dẫn của cơ quan thuế được trích dẫn trong kho tri thức TAVA, chi phí lương của lao động nước ngoài được trừ khi đủ điều kiện, kèm giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn và BHXH đúng quy định. Trường hợp công ty mẹ trả lương rồi thu lại từ công ty con tại Việt Nam, khoản thanh toán này còn liên quan tới giao dịch liên kết và có thể phát sinh thuế nhà thầu – xem thuế nhà thầu nước ngoài 2026.
7. Những lỗi thường gặp
- Áp biểu 5 bậc cho quyết toán năm 2025.
- Cộng toàn bộ tiền nhà vào thu nhập chịu thuế, không áp trần 15%.
- Bỏ sót thu nhập do công ty mẹ trả ở nước ngoài cho chuyên gia là cá nhân cư trú.
- Trả lương trước khi có giấy phép lao động, làm phát sinh rủi ro loại chi phí.
- Thanh toán phúc lợi bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên.
- Không quyết toán trước khi chuyên gia xuất cảnh – xem quyết toán thuế TNCN khi xuất cảnh.
Kết luận
Chi phí chuyên gia nước ngoài chỉ “sạch” khi giấy phép lao động, thuế TNCN, BHXH và hồ sơ chi phí TNDN khớp nhau. Doanh nghiệp nên rà gói thu nhập từng chuyên gia theo quy định kỳ 2026 trước khi khóa sổ cuối năm. Xem các bài khác tại chuyên mục Tập đoàn & FDI.
TAVA hỗ trợ tính lương, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN cho chuyên gia nước ngoài, cùng gói kế toán thuế trọn gói. Tham khảo bảng giá hoặc liên hệ TAVA.