Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025 do UBND cấp tỉnh cấp, hồ sơ nộp trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, thời hạn tối đa 2 năm và chỉ gia hạn một lần. Nghị định 219/2025/NĐ-CP ban hành ngày 07/8/2025, có hiệu lực ngay, thay Nghị định 152/2020 và Nghị định 70/2023. Bài viết tóm tắt điều kiện, hồ sơ, thời hạn và các trường hợp không cần giấy phép, kèm lưu ý về thuế, BHXH cho doanh nghiệp FDI.
1. Nghị định 219/2025 thay đổi gì so với trước?
Giấy phép lao động: Nghị định 152/2020 và Nghị định 219/2025
| Nội dung | Trước 07/8/2025 | Nghị định 219/2025 |
|---|---|---|
| Văn bản áp dụng | NĐ 152/2020, NĐ 70/2023 | NĐ 219/2025 |
| Thẩm quyền cấp | Nhiều cơ quan theo phân cấp cũ | UBND cấp tỉnh (được phân cấp tiếp) |
| Giải trình nhu cầu | Thủ tục chấp thuận riêng | Tích hợp vào hồ sơ cấp giấy phép |
| Lý lịch tư pháp | Xin riêng | Nộp cùng hồ sơ, cấp đồng thời bản điện tử |
| Thời hạn tối đa | 2 năm | 2 năm, gia hạn 1 lần tối đa 2 năm |
Nghị định áp dụng cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo Điều 157 Bộ luật Lao động 2019, và người không thuộc diện cấp giấy phép theo các khoản 1, 2, 9 Điều 154 Bộ luật Lao động.
2. Điều kiện vị trí công việc: chuyên gia, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật
Theo Điều 3 Nghị định 219/2025 (đối chiếu bản Công báo), yêu cầu với từng vị trí như sau:
| Vị trí | Yêu cầu theo Nghị định 219 |
|---|---|
| Chuyên gia | Bằng đại học trở lên và 2 năm kinh nghiệm phù hợp |
| Chuyên gia lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo… | Bằng đại học trở lên và 1 năm kinh nghiệm phù hợp |
| Giám đốc điều hành | Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu, trực tiếp điều hành một lĩnh vực và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp |
| Lao động kỹ thuật | Đào tạo tối thiểu 1 năm và 2 năm kinh nghiệm; hoặc 3 năm kinh nghiệm |
Nghị định tách giám đốc điều hành khỏi nhóm nhà quản lý để áp điều kiện riêng. Doanh nghiệp nên chuẩn bị xác nhận kinh nghiệm khớp với vị trí dự kiến ghi trong hồ sơ.
3. Hồ sơ và trình tự cấp giấy phép lao động
Chuẩn bị giấy tờ
Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), dịch ra tiếng Việt và chứng thực.
Lập văn bản đề nghị theo mẫu
Mẫu mới đã gồm phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Nộp hồ sơ đúng khung thời gian
Trong vòng 60 ngày, không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc; qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công.
Nộp kèm hồ sơ lý lịch tư pháp
Nếu được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền cấp đồng thời giấy phép lao động và Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử.
Ký hợp đồng lao động, đăng ký thuế, BHXH
Sau khi có giấy phép, hoàn tất thủ tục lao động, thuế TNCN và BHXH.
Thẩm quyền thuộc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh mà người lao động dự kiến làm việc. UBND tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện.
4. Thời hạn, gia hạn và làm việc ở nhiều tỉnh
Thời hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp tối đa 2 năm, xác định theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến, văn bản cử sang làm việc hoặc giấy phép hoạt động của tổ chức. Giấy phép chỉ được gia hạn tối đa một lần, thời hạn gia hạn không quá 2 năm.
Người lao động đã có giấy phép mà cần làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố không phải xin thêm giấy phép. Doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc ít nhất 3 ngày trước ngày dự kiến làm việc, kèm thông tin họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu…
Ví dụ minh họa (giả định): Công ty Q dự kiến đón giám đốc điều hành người Hàn Quốc bắt đầu làm việc ngày 01/3/2027. Khung nộp hồ sơ: sớm nhất 60 ngày trước (khoảng ngày 31/12/2026), muộn nhất 10 ngày trước (khoảng ngày 19/02/2027). Nếu hợp đồng lao động dự kiến 2 năm, giấy phép có thể cấp tối đa 2 năm và được gia hạn một lần thêm tối đa 2 năm.
5. Các trường hợp không cần giấy phép lao động
Nghị định 219 quy định cụ thể 15 trường hợp người lao động nước ngoài không cần giấy phép lao động. Hai trường hợp doanh nghiệp FDI hay gặp:
- Vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm dương lịch, không giới hạn số lần nhập cảnh.
- Được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
Các trường hợp còn lại tại Điều 7 gồm: các trường hợp tại khoản 3–8 Điều 154 Bộ luật Lao động; chủ sở hữu, thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty TNHH; chủ tịch, thành viên HĐQT góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty cổ phần; chuyên gia dự án ODA; phóng viên được Bộ Ngoại giao xác nhận; giáo viên, nhà quản lý được cử sang cơ sở giáo dục theo điều ước; học sinh, sinh viên thực tập; thân nhân thành viên cơ quan đại diện; hộ chiếu công vụ; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; tình nguyện viên; người thực hiện thỏa thuận quốc tế; di chuyển nội bộ doanh nghiệp (đã được tuyển dụng ít nhất 12 tháng); trường hợp được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận.
Không cần giấy phép không có nghĩa là không phải làm gì: đa số trường hợp phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp (hồ sơ cũng nộp trong 60 ngày, không ít hơn 10 ngày – Điều 9). Riêng các khoản 2, 3, 5, 8, 10 và điểm a khoản 13 Điều 7 (cùng một số khoản của Điều 154 BLLĐ) chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc (khoản 4 Điều 9).
6. Thu hồi giấy phép lao động
Theo EY, các trường hợp bị thu hồi giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận gồm: giấy phép hết hiệu lực; người sử dụng lao động hoặc người lao động không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn; người lao động bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự; bên nước ngoài thông báo không tiếp tục cử người lao động làm việc tại Việt Nam; người sử dụng lao động chấm dứt hoạt động…
7. Giấy phép lao động liên quan thuế và BHXH thế nào?
Giấy phép lao động không chỉ là thủ tục lao động. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới hồ sơ thuế và bảo hiểm:
- Chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN: theo hướng dẫn của cơ quan thuế được trích dẫn trong kho tri thức TAVA, lương lao động nước ngoài được trừ khi đủ điều kiện, kèm giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn và BHXH đúng quy định.
- Thuế TNCN: thời gian làm việc ghi trong hợp đồng, văn bản cử sang quyết định việc khấu trừ theo biểu lũy tiến hay 20%. Xem thuế TNCN người nước ngoài tại Việt Nam.
- BHXH: người lao động nước ngoài thuộc diện BHXH bắt buộc khi làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên, trừ trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng hoặc điều ước quốc tế có quy định khác (khoản 2 Điều 2 Luật BHXH 2024). Lao động nước ngoài không tham gia bảo hiểm thất nghiệp vì Luật Việc làm 2025 chỉ áp dụng cho người lao động là công dân Việt Nam (khoản 1 Điều 2). Hướng dẫn khai báo xem khai báo lao động người nước ngoài.
- Khi kết thúc hợp đồng: người nước ngoài là cá nhân cư trú phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh – xem quyết toán thuế TNCN khi xuất cảnh.
8. Những lỗi thường gặp
- Nộp hồ sơ quá sớm (trên 60 ngày) hoặc quá muộn (dưới 10 ngày) trước ngày làm việc.
- Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự hoặc bản dịch chưa chứng thực.
- Để giấy phép hết hạn rồi mới xin gia hạn; quên rằng chỉ được gia hạn một lần.
- Cho chuyên gia làm ở tỉnh khác mà không thông báo trước 3 ngày.
- Tính sai 90 ngày: cộng dồn mọi lần nhập cảnh trong năm dương lịch.
- Trả lương khi chưa có giấy phép, rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán TNDN.
- Vẫn trích dẫn Nghị định 152/2020 trong quy chế nội bộ, hợp đồng lập sau ngày 07/8/2025.
Kết luận
Nghị định 219/2025 rút gọn thủ tục nhưng đặt khung thời gian nộp hồ sơ chặt chẽ. Doanh nghiệp nên lập lịch theo dõi hạn giấy phép của từng chuyên gia và gắn với hồ sơ thuế, BHXH. Xem thêm tại chuyên mục Lao động và Tập đoàn & FDI.
TAVA hỗ trợ phần thuế TNCN, BHXH và chi phí lương cho lao động nước ngoài trong gói kế toán thuế trọn gói và dịch vụ quyết toán thuế TNCN. Tham khảo bảng giá hoặc liên hệ TAVA.