Người nước ngoài là cá nhân cư trú khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải quyết toán thuế TNCN trước khi xuất cảnh, hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác quyết toán thay (Nghị định 253/2026/NĐ-CP). Hạn nộp hồ sơ là trước ngày xuất cảnh và không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Điều 10 khoản 5 điểm d). Bài viết giúp chuyên gia nước ngoài và phòng nhân sự doanh nghiệp FDI nắm ai phải làm, tính hạn ra sao và cần chuẩn bị gì.
1. Ai phải quyết toán thuế TNCN khi xuất cảnh?
Nghị định 253 (Điều 50 khoản 3 điểm c, Điều 64) quy định: người nước ngoài là cá nhân cư trú, kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam, phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Trường hợp chưa làm xong thủ tục, người đó có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thay. Bên nhận ủy quyền chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn.
Ngược lại, cá nhân không cư trú (có mặt dưới 183 ngày, không có nơi ở thường trú, không thuê nhà từ 183 ngày) nộp thuế 20% theo từng lần phát sinh, không quyết toán theo năm. Cách xác định tư cách cư trú xem bài thuế TNCN người nước ngoài tại Việt Nam.
Có phải quyết toán khi rời Việt Nam?
- Kết thúc hợp đồng
- Là cá nhân cư trú?Không → đã khấu trừ 20%, không quyết toán năm
- Tự làm kịp trước xuất cảnh?Không → ủy quyền quyết toán thay
- Nộp hồ sơ quyết toán
2. Hạn 45 ngày được tính thế nào?
Theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP (Điều 10 khoản 5 điểm d), hồ sơ quyết toán phải nộp trước khi xuất cảnh và không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng. Hai điều kiện cùng áp dụng, mốc nào đến trước thì tính theo mốc đó.
Ví dụ minh họa (ngày giả định):
| Ngày kết thúc hợp đồng | Ngày xuất cảnh dự kiến | Hạn nộp hồ sơ thực tế |
|---|---|---|
| 31/8/2026 | 20/9/2026 | Trước 20/9/2026 (xuất cảnh trước mốc 45 ngày) |
| 31/8/2026 | Ở lại Việt Nam đến tháng 12 | Không quá 45 ngày kể từ 31/8/2026, tức khoảng 15/10/2026 |
Mốc này khác hạn quyết toán thông thường của cá nhân tự quyết toán tiền lương (ngày cuối cùng của tháng thứ 4 năm sau, tức 30/4/2027 với kỳ 2026). Người nước ngoài rời Việt Nam không được chờ đến mùa quyết toán chung.
3. Kỳ tính thuế và giảm trừ khi quyết toán xuất cảnh
Kỳ tính thuế của cá nhân cư trú là năm dương lịch (Nghị định 253, Điều 66). Khi rời Việt Nam giữa năm, thu nhập được quyết toán là phần phát sinh từ đầu năm (hoặc từ ngày đến Việt Nam) đến khi kết thúc hợp đồng. Năm đầu có mặt dưới 183 ngày trong năm dương lịch nhưng đủ 183 ngày trong 12 tháng liên tục thì kỳ đầu là 12 tháng liên tục.
Về giảm trừ gia cảnh, người nước ngoài là cá nhân cư trú được giảm trừ bản thân từ tháng 1 (hoặc từ tháng đến Việt Nam nếu lần đầu có mặt) đến tháng kết thúc hợp đồng và rời Việt Nam (Điều 48 khoản 1). Từ kỳ 2026, mức là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký.
Ví dụ minh họa: hợp đồng kết thúc ngày 31/8/2026, chuyên gia có mặt tại Việt Nam từ năm trước. Số tháng được giảm trừ bản thân trong kỳ 2026 là 8 tháng, tương đương 8 × 15,5 = 124 triệu đồng.
Nếu chuyên gia rời Việt Nam trong năm 2026, cần chú ý thêm giai đoạn chuyển tiếp. Phần tiền lương kỳ 2026 đã được khai, nộp từ 01/01/2026 đến trước 01/7/2026 theo văn bản cũ (biểu 7 bậc, giảm trừ 11 triệu) thì không phải nộp lại tờ khai tháng, quý, mà được điều chỉnh khi quyết toán năm 2026 (Nghị định 253, Điều 70 khoản 2). Với người quyết toán khi xuất cảnh, đây chính là lần điều chỉnh đó: toàn bộ thu nhập kỳ 2026 được tính lại theo biểu 5 bậc và mức giảm trừ mới.
Thu nhập phát sinh ở nước ngoài của cá nhân cư trú (ví dụ phần lương công ty mẹ trả) cũng phải đưa vào quyết toán. Thuế đã nộp ở nước có Hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam được trừ theo Hiệp định.
4. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi xuất cảnh
Theo Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC (mục 7.1), cá nhân tự quyết toán tiền lương dùng tờ khai 02/QTT-TNCN kèm phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN; kèm theo bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Nên dùng mẫu hiển thị trên cổng thông tin của cơ quan thuế.
Ngoài tờ khai, nên chuẩn bị sẵn các tài liệu sau để đối chiếu số liệu:
Tài liệu nên gom trước ngày xuất cảnh
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang, quyết định chấm dứt hợp đồng
- Hộ chiếu, dấu nhập – xuất cảnh để đếm số ngày có mặt
- Bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế từng tháng tại Việt Nam
- Xác nhận thu nhập do công ty mẹ hoặc bên nước ngoài trả (nếu có)
- Chứng từ thuế đã nộp ở nước ngoài để trừ theo Hiệp định (nếu có)
- Hồ sơ người phụ thuộc đã đăng ký
- Văn bản ủy quyền quyết toán thay (nếu không tự làm)
- Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn thuế
5. Ủy quyền quyết toán thay: lưu ý cho doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp FDI chọn quyết toán thay cho chuyên gia sắp về nước. Vì bên nhận ủy quyền chịu trách nhiệm về số thuế, doanh nghiệp nên:
- Làm văn bản ủy quyền ghi rõ phạm vi (quyết toán, nhận thông báo, đề nghị hoàn).
- Thu đủ thông tin thu nhập ngoài Việt Nam trước khi chuyên gia rời đi.
- Thống nhất bên nào chịu khoản thuế phải nộp thêm, nhất là khi trả lương net. Xem bài quy đổi lương net sang gross.
- Lưu giữ liên lạc của chuyên gia để giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu.
Ủy quyền quyết toán khi xuất cảnh khác với ủy quyền quyết toán năm thông thường của người lao động trong nước. Điều kiện của trường hợp thông thường xem bài ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
6. Nộp thừa thuế: đề nghị hoàn
Nếu số thuế đã khấu trừ lớn hơn số phải nộp (thường gặp khi rời Việt Nam giữa năm hoặc có thêm người phụ thuộc), người nộp thuế được hoàn theo Nghị định 253 (Điều 68). Đề nghị hoàn được thể hiện trên tờ khai quyết toán.
Người nước ngoài đã về nước nên giao cho bên nhận ủy quyền theo dõi hồ sơ hoàn. Cách đề nghị hoàn trên hệ thống điện tử xem bài hoàn thuế TNCN tự động.
7. Những lỗi thường gặp
Hiểu lầm
Rời Việt Nam tháng 8 thì chờ đến tháng 4 năm sau quyết toán cùng mọi người.
Sự thật
Người nước ngoài là cá nhân cư trú phải quyết toán trước khi xuất cảnh, không quá 45 ngày từ ngày kết thúc hợp đồng.
- Bỏ sót thu nhập do bên nước ngoài trả khi chuyên gia là cá nhân cư trú.
- Tính giảm trừ đủ 12 tháng cho người rời Việt Nam giữa năm, trong khi quy định chỉ tính đến tháng kết thúc hợp đồng và rời Việt Nam.
- Không có văn bản ủy quyền, khiến doanh nghiệp không có căn cứ quyết toán thay.
- Nhầm người không cư trú cũng phải quyết toán theo năm.
Mức phạt khi nộp chậm hồ sơ quyết toán theo văn bản xử phạt hiện hành chưa được TAVA đối chiếu đầy đủ với Luật Quản lý thuế 2025; vì vậy bài này không nêu con số và sẽ cập nhật sau.
Kết luận
Quyết toán thuế khi xuất cảnh có thời hạn ngắn và gắn với ngày rời Việt Nam, nên cần lên kế hoạch từ khi biết ngày kết thúc hợp đồng. Chốt số liệu thu nhập trong và ngoài nước, tính đúng số tháng giảm trừ, rồi tự nộp hoặc ủy quyền bằng văn bản.
TAVA hỗ trợ doanh nghiệp FDI và chuyên gia nước ngoài lập hồ sơ, nhận ủy quyền theo dõi quyết toán thuế TNCN. Xem thêm chuyên mục thuế TNCN hoặc liên hệ để được tư vấn.