Ủy quyền quyết toán thuế TNCN: khi nào được, khi nào phải tự làm?

Bạn được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty khi chỉ có một nguồn tiền lương, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại công ty lúc công ty quyết toán. Nếu có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác, bình quân tháng không quá 15 triệu đồng và đã bị khấu trừ 10%, bạn vẫn được ủy quyền. Ngược lại, muốn trừ chi y tế, giáo dục, từ thiện hoặc xin giảm thuế do bệnh hiểm nghèo, thiên tai thì bắt buộc tự quyết toán. Các điều kiện dưới đây áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 (quyết toán làm trong năm 2027) theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

1. Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là gì?

Ủy quyền quyết toán là việc người lao động giao cho tổ chức trả thu nhập (công ty) quyết toán thuế thay mình. Công ty tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ, giảm trừ gia cảnh của bạn vào hồ sơ quyết toán của công ty. Bạn không phải tự lập tờ khai với cơ quan thuế.

Ủy quyền tiện cho người chỉ có một nơi làm việc. Nhưng nó có giới hạn: công ty chỉ biết những gì công ty trả. Khoản thu nhập ở nơi khác và các khoản giảm trừ mới (y tế, giáo dục) thì công ty không xử lý thay được.

Cần phân biệt hai kỳ. Khi quyết toán kỳ 2025 (làm trong năm 2026), Cục Thuế hướng dẫn theo quy định cũ tại Công văn 1296/CT-NVT: ngưỡng thu nhập vãng lai để vẫn được ủy quyền là bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng, biểu thuế 7 bậc, giảm trừ 11 triệu và 4,4 triệu đồng. Từ kỳ 2026, các con số đổi sang 15 triệu đồng, biểu 5 bậc, giảm trừ 15,5 triệu và 6,2 triệu đồng. Bài này tập trung vào kỳ 2026.

2. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN từ kỳ 2026

Theo Nghị định 253 (Điều 51 khoản 2), cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, kể cả khi không làm đủ 12 tháng, trong hai trường hợp:

Trường hợp người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình hoặc trong cùng hệ thống vẫn được coi là đáp ứng điều kiện. Theo tóm tắt Thông tư 89/2026/TT-BTC (Điều 22), tổ chức mới quyết toán thay cả phần thu nhập do tổ chức cũ trả.

3. Trường hợp bắt buộc tự quyết toán, không được ủy quyền

Nghị định 253 (Điều 51 khoản 3) quy định rõ: nếu trong năm cá nhân đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo, hoặc muốn được trừ các khoản tại Điều 49 trước khi tính thuế, thì phải tự quyết toán. Các khoản tại Điều 49 gồm đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học và chi y tế, giáo dục.

Ngoài ra, các trường hợp sau cũng phải tự quyết toán nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc muốn hoàn:

• Có từ hai nguồn lương trở lên mà không đủ điều kiện ủy quyền.
• Thu nhập vãng lai bình quân tháng vượt 15 triệu đồng.
• Nhận lương do tổ chức quốc tế, đại sứ quán, tổ chức nước ngoài trả mà chưa khấu trừ thuế.
• Đã nghỉ việc, không còn làm tại tổ chức vào thời điểm quyết toán.

4. Ví dụ minh họa: được hay không được ủy quyền?

Ví dụ minh họa (tình huống giả định, kỳ 2026):

• Anh Minh ký HĐLĐ không xác định thời hạn với công ty A, cả năm làm tại đây. Anh nhận thêm thù lao viết bài tổng cộng 60 triệu đồng/năm từ một tòa soạn, mỗi lần đã bị khấu trừ 10%. Bình quân tháng: 60 ÷ 12 = 5 triệu đồng, dưới 15 triệu. Anh được ủy quyền cho công ty A.
• Chị Hà làm tại công ty B, đồng thời nhận thù lao tư vấn 240 triệu đồng/năm. Bình quân tháng: 240 ÷ 12 = 20 triệu đồng, vượt 15 triệu. Chị không được ủy quyền; nếu còn phải nộp thêm hoặc muốn hoàn, chị tự quyết toán.
• Anh Tùng chỉ làm tại công ty C nhưng muốn trừ học phí đại học của con. Dù đủ điều kiện ủy quyền, anh phải tự quyết toán để được trừ khoản chi giáo dục.

Thu nhập vãng lai và mức khấu trừ 10% từ 5 triệu đồng/lần được giải thích kỹ hơn trong chuyên mục thuế TNCN.

5. Thủ tục ủy quyền và hạn quyết toán

Người lao động lập giấy ủy quyền gửi công ty. Theo phụ lục Thông tư 89/2026/TT-BTC (nguồn thứ cấp MISA), mẫu là 08/UQ-QTT-TNCN. Công ty dùng tờ khai quyết toán 05/QTT-TNCN kèm các bảng kê. Hãy tải mẫu từ cổng thông tin của cơ quan thuế để dùng đúng phiên bản hiện hành.

Từ 01/7/2026, tổ chức trả thu nhập phải quyết toán thay cho cá nhân đã ủy quyền không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không (Thông tư 89, theo nguồn thứ cấp, cần đối chiếu).

Các hạn trên theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP (Điều 10 khoản 5: tổ chức chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3, cá nhân tự quyết toán chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch). Nếu sau quyết toán số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống thì được miễn (Điều 32 khoản 2 điểm a); nộp thừa từ 50.000 đồng trở xuống thì bù trừ vào kỳ sau. Nếu bạn tự quyết toán, xem thêm bài hoàn thuế TNCN tự động để biết cách đề nghị hoàn ngay trên tờ khai.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi nhận ủy quyền?

Với kế toán, nhân sự, ủy quyền kéo theo trách nhiệm. Công ty quyết toán thay dựa trên thông tin người lao động cung cấp, vì vậy nên làm các việc sau:

7. Những lỗi thường gặp

• Áp nhầm ngưỡng giữa hai kỳ. Quyết toán kỳ 2025 (làm trong năm 2026) dùng ngưỡng 10 triệu đồng; kỳ 2026 dùng 15 triệu đồng.
• Vừa ủy quyền vừa tự quyết toán cùng khoản thu nhập, gây trùng dữ liệu.
• Ủy quyền rồi mới nhớ ra muốn trừ học phí, viện phí. Khi đó cần báo sớm để công ty không đưa bạn vào danh sách quyết toán thay, rồi bạn tự quyết toán.
• Ký HĐLĐ dưới 3 tháng nhưng vẫn ghi ủy quyền. Điều kiện là HĐLĐ từ 3 tháng trở lên.

Bài viết cũ của TAVA về chủ đề này (năm 2018) dựa trên văn bản đã hết hiệu lực; nội dung trên thay thế bài điều kiện tích vào ô ủy quyền.

Kết luận

Ủy quyền phù hợp với người chỉ có một nơi làm việc và không có khoản giảm trừ đặc biệt. Nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập, muốn trừ chi y tế, giáo dục hoặc xin giảm thuế, hãy chủ động tự quyết toán trước 30/4/2027.

Doanh nghiệp cần người làm thay khâu tổng hợp, đối chiếu và quyết toán thay cho nhân viên có thể tham khảo dịch vụ quyết toán thuế TNCN hoặc gói kế toán thuế trọn gói của TAVA.