Điều kiện phần mềm kế toán theo Thông tư 99: 6 yêu cầu tối thiểu

Điều kiện phần mềm kế toán theo Thông tư 99 lần đầu được quy định thành 6 yêu cầu chuyên môn tối thiểu tại Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC. Quy định áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026. Doanh nghiệp không phải xin chứng nhận phần mềm, nhưng phải tự bảo đảm phần mềm đáp ứng đủ yêu cầu và chịu trách nhiệm về số liệu xuất ra.

Bài viết giải thích từng yêu cầu, cách kế toán, bộ phận IT và chủ doanh nghiệp tự kiểm tra phần mềm đang dùng, cùng các lỗi thường gặp.

1. Căn cứ pháp lý: Điều 28 Thông tư 99

Khoản 1 Điều 28 Thông tư 99 quy định doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán. Phần mềm được chọn phải bảo đảm tối thiểu các yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Khoản 2 nêu trách nhiệm của người quản lý và kế toán trưởng.

Quy định này kết nối với Luật Kế toán:

• Khoản 7 Điều 26: đơn vị được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử; sau khóa sổ phải in ra giấy đóng quyển, hoặc lưu trữ điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật, tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
• Khoản 4 Điều 27: sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử chỉ được sửa theo phương pháp ghi điều chỉnh, tức lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch.

2. Sáu yêu cầu tối thiểu với phần mềm kế toán

Yêu cầu	Nội dung theo Điều 28	Câu hỏi kiểm tra nhanh
a) Tuân thủ pháp luật	Quy trình, nghiệp vụ trên phần mềm tuân thủ pháp luật kế toán, thuế; không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán	Phần mềm đã cập nhật mẫu biểu và tài khoản theo Thông tư 99 chưa?
b) Chính xác, lưu dấu vết	Xử lý số liệu chính xác, phù hợp, không trùng lặp; khi sửa chữa phải lưu dấu vết nội dung đã ghi sổ theo trình tự thời gian	Sửa một chứng từ đã ghi sổ thì có lưu lịch sử người sửa, thời điểm, nội dung cũ không?
c) Bảo mật, chống can thiệp	Bảo mật, an toàn thông tin; cảnh báo hoặc ngăn chặn can thiệp cố ý làm thay đổi số liệu đã ghi sổ	Có phân quyền, khóa sổ kỳ, cảnh báo khi sửa kỳ đã khóa không?
d) Cung cấp dữ liệu	Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, dữ liệu đầu ra theo yêu cầu cơ quan có thẩm quyền và người sử dụng	Xuất được sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối tài khoản ra định dạng phổ biến không?
đ) Kết nối	Kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với phần mềm liên quan (hóa đơn điện tử, chữ ký số…)	Có nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và ký số chứng từ không?
e) Nâng cấp	Nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với thay đổi của pháp luật kế toán, thuế	Nhà cung cấp có cam kết cập nhật khi chính sách thay đổi không?

Bảng trên tóm lược nội dung Điều 28. Khi trích dẫn trong hợp đồng hoặc quy chế, doanh nghiệp nên chép nguyên văn từ Thông tư.

3. Trách nhiệm về số liệu thuộc về ai?

Khoản 2 Điều 28 quy định người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu cung cấp từ phần mềm kế toán.

Như vậy, lỗi phần mềm không làm doanh nghiệp được miễn trách nhiệm trước cơ quan nhà nước. Quan hệ với nhà cung cấp phần mềm là quan hệ dân sự theo hợp đồng. Doanh nghiệp nên ghi rõ trong hợp đồng nghĩa vụ cập nhật, bảo mật, sao lưu và hỗ trợ xuất dữ liệu của nhà cung cấp.

4. Quy trình tự kiểm tra phần mềm trong 5 bước

Kết quả kiểm tra nên lưu thành biên bản nội bộ, đính kèm hồ sơ kế toán năm.

Với doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận IT, kế toán trưởng có thể tự làm bước 2 đến bước 4 trong khoảng một buổi trên một bản dữ liệu thử. Điều quan trọng là thử trên bản sao, không thao tác xóa, sửa trên dữ liệu thật của năm tài chính đang hạch toán. Nếu phát hiện phần mềm không lưu vết, nên yêu cầu nhà cung cấp bật tính năng nhật ký hoặc cân nhắc đổi phần mềm từ đầu năm tài chính tiếp theo.

5. Ví dụ minh họa: sửa sai đúng cách trên phần mềm

Ví dụ minh họa, tình huống giả định. Ngày 15/3/2026, kế toán Công ty F ghi nhận hóa đơn mua văn phòng phẩm 5.500.000 đồng. Đến tháng 5, kế toán phát hiện số đúng là 5.000.000 đồng.

• Cách sai: mở lại chứng từ tháng 3, sửa 5.500.000 thành 5.000.000, phần mềm không lưu lại số cũ.
• Cách đúng: lập chứng từ điều chỉnh giảm 500.000 đồng (5.500.000 − 5.000.000), ghi rõ lý do, tham chiếu chứng từ gốc. Sổ thể hiện cả bút toán ban đầu và bút toán điều chỉnh.

Cách đúng phù hợp khoản 4 Điều 27 Luật Kế toán. Nếu sai sót được phát hiện trước khi nộp báo cáo tài chính năm, việc sửa thực hiện trên sổ của năm đó (khoản 2 Điều 27).

6. Lưu trữ dữ liệu kế toán điện tử

Theo Điều 41 Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu ít nhất 10 năm, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Nếu không in sổ ra giấy, doanh nghiệp phải lưu trên phương tiện điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ. Điều này đặt ra câu hỏi thực tế: khi đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp ngừng dịch vụ, dữ liệu cũ có còn mở được không? Doanh nghiệp nên định kỳ xuất dữ liệu ra định dạng mở và lưu cùng bản sao lưu. Xem thêm bài thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.

7. Những lỗi thường gặp

Kết luận

Điều 28 Thông tư 99 không đòi hỏi doanh nghiệp mua phần mềm đắt tiền, mà đòi hỏi phần mềm minh bạch: lưu dấu vết, bảo mật, xuất được dữ liệu và cập nhật kịp thay đổi pháp luật. Trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý và kế toán trưởng, nên việc tự kiểm tra định kỳ là cần thiết.

Xem tổng quan tại bài Thông tư 99/2025/TT-BTC: 10 điểm thay đổi. Nếu doanh nghiệp muốn rà soát dữ liệu, phân quyền và sổ sách trên phần mềm hiện tại, TAVA có dịch vụ rà soát sổ sách kế toán; bạn cũng có thể liên hệ để trao đổi.