Quy chế hạch toán kế toán theo Thông tư 99: khi nào bắt buộc?

Quy chế hạch toán kế toán theo Thông tư 99 là văn bản nội bộ mà doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành khi tự thiết kế hoặc sửa đổi chứng từ, tài khoản, sổ kế toán hay bổ sung chỉ tiêu báo cáo tài chính. Thông tư 99/2025/TT-BTC trao quyền tự chủ rộng hơn Thông tư 200, nhưng mỗi quyền đều kèm câu “doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán”. Bài viết giải thích khi nào bắt buộc, quy chế cần có gì và những lỗi hay gặp.

Thông tư 99 áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026. Với doanh nghiệp đã tự sửa mẫu biểu trên phần mềm, quy chế nên được ban hành trước kỳ khóa sổ năm 2026.

1. Bốn trường hợp bắt buộc có Quy chế hạch toán kế toán

Thông tư 99 lặp lại cùng một nghĩa vụ ở bốn điều khoản:

Trường hợp	Điều khoản	Điều kiện nội dung
Thiết kế thêm, sửa đổi biểu mẫu chứng từ so với Phụ lục I	Điều 9	Tuân thủ Điều 16 Luật Kế toán; phản ánh đầy đủ, trung thực, dễ kiểm tra
Sửa đổi tên, số hiệu, kết cấu, nội dung tài khoản so với Phụ lục II	Khoản 2 Điều 11	Phân loại theo nội dung kinh tế, không trùng lặp, không làm thay đổi chỉ tiêu BCTC
Thiết kế thêm, sửa đổi biểu mẫu sổ so với Phụ lục III	Khoản 2 Điều 12	Tuân thủ khoản 1–4 Điều 24 Luật Kế toán
Bổ sung chỉ tiêu báo cáo tài chính so với Phụ lục IV	Khoản 1 Điều 18	Tuân thủ khoản 1, 2 Điều 29 Luật Kế toán; thuyết minh nội dung bổ sung

Ở cả bốn trường hợp, quy chế (hoặc tài liệu tương đương) phải nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi, bổ sung và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về nội dung đã sửa đổi.

2. Quy chế quản trị nội bộ theo Điều 3

Ngoài quy chế hạch toán, khoản 2 Điều 3 Thông tư 99 yêu cầu doanh nghiệp tự xây dựng quy chế quản trị nội bộ (hoặc tài liệu tương đương) và tổ chức kiểm soát nội bộ. Mục tiêu là phân định rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát giao dịch kinh tế.

Nghĩa vụ này áp dụng với mọi doanh nghiệp theo Thông tư 99, kể cả doanh nghiệp không tự thiết kế mẫu biểu nào. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gộp quy chế quản trị nội bộ, quy chế tài chính và quy chế hạch toán thành một bộ văn bản có các chương riêng.

3. Vì sao Thông tư 99 cần quy chế?

Thông tư 99 chuyển từ cách quản lý “theo mẫu bắt buộc” sang “theo mục tiêu”. Doanh nghiệp được tự thiết kế để phù hợp đặc điểm kinh doanh, nhưng cơ quan quản lý, kiểm toán viên và người kế nhiệm phải hiểu được hệ thống đó. Quy chế chính là “bản đồ” giải thích:

• doanh nghiệp đã thay đổi gì so với phụ lục hướng dẫn;
• vì sao phải thay đổi;
• ai chịu trách nhiệm.

Không có quy chế, việc tự sửa mẫu biểu hoặc mã tài khoản có thể bị xem là không tuân thủ chế độ kế toán. Khi bàn giao giữa hai kế toán, quy chế cũng giúp người mới đọc hiểu sổ sách nhanh hơn.

4. Bố cục gợi ý của một Quy chế hạch toán kế toán

Thông tư 99 không ban hành mẫu quy chế. Bố cục dưới đây là gợi ý thực hành của Ban biên tập, doanh nghiệp điều chỉnh theo quy mô:

5. Ví dụ minh họa một điều khoản trong quy chế

Ví dụ minh họa, doanh nghiệp giả định. Công ty xây dựng D có nhiều công trình cùng lúc và muốn theo dõi chi phí theo từng công trình trên tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Điều khoản trong quy chế có thể viết:

“Công ty mở tài khoản chi tiết cấp 2 của TK 154 theo mã công trình (ví dụ 154-CT01, 154-CT02). Lý do: đáp ứng yêu cầu quản lý giá thành từng công trình. Việc mở chi tiết không làm thay đổi chỉ tiêu Hàng tồn kho trên Báo cáo tình hình tài chính. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc phân bổ chi phí giữa các công trình.”

Điều khoản trên có đủ ba yếu tố Thông tư 99 yêu cầu: nội dung sửa đổi, sự cần thiết và trách nhiệm.

6. Quy trình ban hành và cập nhật quy chế

Quy chế nên có hiệu lực từ đầu kỳ kế toán năm để thống nhất với nguyên tắc nhất quán trong trình bày báo cáo tài chính.

Quy chế cũng là nơi phù hợp để ghi cách xử lý nghiệp vụ chưa có hướng dẫn. Khoản 3 Điều 11 Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp căn cứ nội dung, bản chất giao dịch, Luật Kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam để hạch toán. Ghi lại lập luận này trong quy chế giúp cách xử lý được áp dụng thống nhất qua các năm. Riêng trường hợp đặc thù không thể bổ sung chỉ tiêu báo cáo phù hợp, khoản 2 Điều 18 yêu cầu doanh nghiệp báo cáo Bộ Tài chính để được hướng dẫn.

7. Những lỗi thường gặp

• Sửa mã tài khoản trên phần mềm nhưng không có văn bản. Khi kiểm toán hỏi, kế toán chỉ giải thích miệng.
• Quy chế chép mẫu trên mạng, không phản ánh đúng hệ thống thực tế của doanh nghiệp.
• Sửa tài khoản làm lệch chỉ tiêu báo cáo, ví dụ gộp hai loại tài sản vốn trình bày ở hai chỉ tiêu khác nhau.
• Thiếu phần “trách nhiệm”, trong khi Thông tư 99 yêu cầu nêu rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật.
• Không cập nhật quy chế khi mở thêm tài khoản chi tiết hoặc mẫu chứng từ mới giữa năm.

Kế toán mới nhận bàn giao: "Tài khoản 154-X9 là gì vậy chị?"

Quy chế hạch toán có phụ lục danh mục tài khoản tự mở sẽ trả lời câu này trong 10 giây.

Kết luận

Quy chế hạch toán kế toán là cái giá của quyền tự thiết kế theo Thông tư 99. Doanh nghiệp càng tự chủ nhiều thì quy chế càng cần chi tiết, có lý do và người chịu trách nhiệm rõ ràng. Hãy rà soát hệ thống hiện tại và ban hành quy chế trước khi lập báo cáo tài chính năm 2026.

Xem thêm bài 10 điểm thay đổi của Thông tư 99 và chuyển đổi số dư sang Thông tư 99. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hệ thống chứng từ, tài khoản trước khi soạn quy chế, bạn có thể tham khảo dịch vụ rà soát sổ sách kế toán hoặc liên hệ TAVA.