Chứng từ kế toán điện tử hợp lệ khi có đủ nội dung bắt buộc theo Điều 16 Luật Kế toán, được xác nhận bằng chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận điện tử khác, và được lưu trữ an toàn, toàn vẹn, truy cập được trong suốt thời hạn luật định. Từ 01/01/2025, Luật 56/2024/QH15 đã đơn giản nội dung chứng từ và mở rộng cách ký. Bài này giải thích từng điều kiện, cách tổ chức ký – lưu trữ số và những lỗi doanh nghiệp hay gặp khi chuyển sang chứng từ không giấy.
1. Chứng từ kế toán điện tử là gì, gồm những loại nào?
Chứng từ kế toán là giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, dùng làm căn cứ ghi sổ. Chứng từ điện tử là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin.
Trong thực tế, một doanh nghiệp đang vận hành thường đã có nhiều chứng từ điện tử mà không để ý:
- Hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra (quản lý theo pháp luật thuế).
- Giấy báo Nợ, báo Có, sao kê ngân hàng điện tử.
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho lập trên phần mềm kế toán.
- Bảng lương, bảng chấm công xuất từ phần mềm nhân sự.
- Hợp đồng, biên bản nghiệm thu ký điện tử với khách hàng, nhà cung cấp.
Điểm mấu chốt: hình thức điện tử không làm giảm yêu cầu về nội dung. Một phiếu chi trên phần mềm vẫn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu như phiếu chi giấy.
2. Nội dung bắt buộc của chứng từ sau Luật 56/2024
Điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định các nội dung chủ yếu của chứng từ. Luật 56/2024/QH15, hiệu lực từ 01/01/2025, bãi bỏ điểm d khoản 1 Điều 16, tức là bỏ yêu cầu bắt buộc ghi tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận chứng từ.
Nội dung chứng từ: trước và từ 01/01/2025
| Nội dung | Trước 01/01/2025 | Từ 01/01/2025 |
|---|---|---|
| Tên và số hiệu chứng từ | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Ngày, tháng, năm lập | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Tên, địa chỉ bên lập | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Tên, địa chỉ bên nhận | Bắt buộc | Không bắt buộc |
| Nội dung nghiệp vụ | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Số lượng, đơn giá, số tiền | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt | Bắt buộc | Bắt buộc, được xác nhận điện tử |
Nhiều bài viết cũ, kể cả bài nội dung của chứng từ kế toán phải đảm bảo trên trang này, được viết trước năm 2025 nên vẫn liệt kê “tên, địa chỉ bên nhận”. Khi đối chiếu, bạn ưu tiên quy định sau Luật 56/2024.
Lưu ý: bỏ yêu cầu bắt buộc không có nghĩa là cấm ghi. Với phiếu chi trả tiền cho cá nhân, ghi tên người nhận vẫn giúp đối chiếu và chứng minh chi phí khi quyết toán thuế.
3. Ký và xác nhận chứng từ điện tử đúng luật
Trước đây, chứng từ điện tử thường được hiểu là phải ký bằng chữ ký số. Luật 56/2024 mở rộng: chứng từ điện tử được xác nhận bằng chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Trên thực tế, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều cách:
- Chữ ký số của doanh nghiệp, người đại diện, kế toán trưởng: dùng cho hóa đơn, tờ khai, hợp đồng, báo cáo tài chính.
- Phê duyệt trên phần mềm có xác thực tài khoản, lưu thời gian và người duyệt: dùng cho đề nghị thanh toán, phiếu chi nội bộ.
- Xác nhận qua hệ thống ngân hàng cho lệnh chuyển tiền.
Chức danh ký trên chứng từ không đổi so với chứng từ giấy: người lập, người kiểm soát (kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán), người duyệt (thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền). Người ký điện tử chịu trách nhiệm như khi ký tay. Ký sai thẩm quyền vẫn là lỗi, dù là ký điện tử. Bài phạt từ 3 đến 5 triệu đồng nếu ký chứng từ kế toán không chuẩn cho thấy rủi ro của việc ký sai; mức phạt cụ thể cần đối chiếu văn bản xử phạt hiện hành.
4. Tự thiết kế mẫu chứng từ điện tử theo Thông tư 99/2025
Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014) cho phép doanh nghiệp tự thiết kế thêm hoặc sửa biểu mẫu chứng từ trong Phụ lục I. Điều kiện:
- Ban hành Quy chế hạch toán hoặc tài liệu tương đương.
- Không làm thay đổi chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
- Chứng từ vẫn đáp ứng nội dung tại Điều 16 Luật Kế toán.
Đây là cơ hội để doanh nghiệp thiết kế chứng từ “sinh ra trên hệ thống”: đề nghị thanh toán có trường mã dự án, mã bộ phận, đường dẫn tới hóa đơn gốc. Doanh nghiệp tự thiết kế thì tự chịu trách nhiệm, nên mẫu cần được kế toán trưởng rà kỹ trước khi đưa vào dùng.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đang áp dụng Thông tư 133/2016 cũng có thể dùng chứng từ điện tử. Thông tư 133 còn hiệu lực; điều kiện nội dung và ký vẫn theo Luật Kế toán.
5. Phần mềm kế toán phải đáp ứng gì khi chứng từ chạy trên hệ thống?
Khi chứng từ được lập, duyệt và lưu trên phần mềm, chất lượng phần mềm quyết định giá trị chứng từ. Điều 28 Thông tư 99/2025 lần đầu quy định 6 yêu cầu tối thiểu với phần mềm kế toán:
Kiểm nhanh phần mềm kế toán theo Điều 28 TT 99
- Tuân thủ quy định pháp luật về kế toán
- Bảo đảm chính xác, lưu dấu vết khi sửa dữ liệu
- Bảo mật, chống can thiệp trái phép
- Xuất được dữ liệu đầy đủ khi cần
- Kết nối phần mềm liên quan như hóa đơn điện tử, chữ ký số
- Nâng cấp được khi quy định thay đổi
Người quản lý doanh nghiệp và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) chịu trách nhiệm về dữ liệu trên phần mềm. Một phần mềm cho xóa phiếu chi mà không để lại dấu vết là rủi ro lớn: chứng từ không còn tin cậy khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu giải trình.
6. Lưu trữ chứng từ điện tử: bao lâu, lưu thế nào?
Thời hạn lưu trữ không phân biệt giấy hay điện tử. Theo Điều 41 Luật Kế toán và Điều 12–14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP:
| Loại tài liệu | Thời hạn tối thiểu |
|---|---|
| Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành, kể cả chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ | 5 năm |
| Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ, sổ kế toán, BCTC năm, hồ sơ kiểm toán, tài liệu thanh lý TSCĐ | 10 năm |
| Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Vĩnh viễn |
Thời hạn tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tài liệu kế toán điện tử được lưu trữ dưới dạng điện tử nếu bảo đảm an toàn, bảo mật và truy cập được. Xem thêm bài thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán để biết cách phân loại hồ sơ.
Ví dụ minh họa: Công ty có năm tài chính trùng năm dương lịch, phiếu chi lập ngày 15/3/2026 dùng để ghi sổ. Kỳ kế toán năm 2026 kết thúc ngày 31/12/2026, nên phiếu chi phải lưu tối thiểu 10 năm tính từ ngày này, tức đến hết ngày 31/12/2036.
Phân loại dữ liệu theo thời hạn
Gắn nhãn 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn cho từng nhóm chứng từ.
Đặt tên, đánh mã thống nhất
Theo năm, tháng, loại chứng từ, số chứng từ để tra cứu nhanh.
Sao lưu định kỳ, tách nơi lưu
Ít nhất một bản sao ở nơi khác hệ thống chính.
Phân quyền truy cập
Chỉ người có thẩm quyền được xem, không ai được xóa.
Thử khôi phục hằng năm
Mở lại ngẫu nhiên vài chứng từ cũ để chắc dữ liệu còn đọc được.
Rủi ro hay bị bỏ qua là định dạng lỗi thời: sau 10 năm, phần mềm cũ có thể không còn chạy. Khi đổi phần mềm, bạn nên xuất dữ liệu sang định dạng mở (PDF, XML, Excel) kèm chữ ký và nhật ký phê duyệt.
7. Hóa đơn và hợp đồng lao động điện tử: hai trường hợp riêng
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán nhưng được điều chỉnh bởi pháp luật thuế. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025. Hóa đơn lập trước 01/7/2026 vẫn áp dụng quy định cũ.
Hợp đồng lao động điện tử được hướng dẫn tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2026); nền tảng hợp đồng lao động điện tử vận hành từ 01/7/2026. Khi hợp đồng ký điện tử, bảng lương và chứng từ chi lương nên liên kết được với hợp đồng gốc để chứng minh chi phí tiền lương.
Những lỗi thường gặp khi chuyển sang chứng từ điện tử
- Chỉ lưu bản quét (scan) của chứng từ giấy rồi hủy bản gốc, trong khi chứng từ gốc là giấy có chữ ký tay.
- Phần mềm cho phép sửa, xóa chứng từ đã duyệt mà không lưu lịch sử.
- Không có quy chế nội bộ về hình thức xác nhận điện tử, ai duyệt cũng được.
- Lưu dữ liệu trên một máy tính hoặc một tài khoản cá nhân của kế toán, khi nghỉ việc không bàn giao được.
- Dùng mẫu chứng từ tự thiết kế nhưng chưa ban hành quy chế hạch toán theo Thông tư 99.
Kết luận
Chuyển sang chứng từ kế toán điện tử giúp giảm giấy tờ và tra cứu nhanh hơn, nhưng chỉ an toàn khi đủ ba lớp: nội dung đúng Điều 16, xác nhận điện tử có quy chế, và lưu trữ toàn vẹn đủ thời hạn. Bạn nên rà lại phần mềm theo 6 yêu cầu của Thông tư 99 và ban hành quy chế nội bộ trước khi bỏ hẳn chứng từ giấy.
Nếu cần một lượt kiểm tra độc lập, dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của TAVA có thể giúp bạn đối chiếu chứng từ, phần mềm và quy trình lưu trữ hiện tại. Xem thêm các bài trong chuyên mục chứng từ kế toán hoặc liên hệ để trao đổi cụ thể.