Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2026: khi nào lập, cấp cho ai

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là văn bản tổ chức trả thu nhập cấp cho cá nhân để xác nhận số thuế đã khấu trừ. Từ 01/7/2026, chứng từ này thuộc phạm vi Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bài viết giúp kế toán tiền lương nắm khi nào phải khấu trừ, chứng từ cần những nhóm thông tin nào và cấp cho người lao động ra sao trong năm chuyển đổi 2026.

Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây

1. Văn bản áp dụng từ 01/7/2026: NĐ 254/2026 + TT 91/2026.
2. HĐLĐ từ 03 tháng: khấu trừ theo biểu lũy tiến.
3. Vãng lai từ 05 triệu đồng/lần: khấu trừ 10% (trước đây 2 triệu).
4. Kỳ 2026: tổ chức quyết toán chậm nhất 31/3/2027.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo văn bản nào?

Năm 2026 có hai giai đoạn văn bản, kế toán cần phân biệt để không dẫn sai căn cứ:

Giai đoạn	Văn bản về chứng từ	Ghi chú
01/6/2025 – 30/6/2026	NĐ 123/2020 sửa bởi NĐ 70/2025; TT 32/2025	Bổ sung thông tin bảo hiểm bắt buộc trên chứng từ
Từ 01/7/2026	NĐ 254/2026/NĐ-CP; TT 91/2026/TT-BTC	Thay toàn bộ NĐ 123/2020, NĐ 70/2025, TT 32/2025

Theo bản tin của EY về Nghị định 254/2026, phạm vi nghị định gồm cả hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, trong đó có chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Các bài viết còn dẫn “theo Nghị định 123” cho giai đoạn sau 01/7/2026 là đã lỗi thời. Xem thêm các thay đổi chung trong chuyên mục hóa đơn.

2. Khi nào doanh nghiệp phải khấu trừ thuế và lập chứng từ?

Chứng từ chỉ phát sinh khi có khấu trừ. Theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15, đăng Công báo 16/7/2026), có hai nhóm chính:

2.1. Người lao động ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên

Tổ chức trả lương khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên thu nhập tính thuế hằng tháng, kể cả khi người đó ký HĐLĐ từ 03 tháng ở nhiều nơi. Kỳ tính thuế 2026 áp dụng biểu 5 bậc (5%, 10%, 20%, 30%, 35%) và giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.

2.2. Cá nhân không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 03 tháng

Trả tiền lương, tiền công, thù lao, chi khác từ 05 triệu đồng/lần trở lên thì bắt buộc khấu trừ 10% trước khi trả. Dưới 05 triệu đồng/lần, tổ chức khấu trừ nếu cá nhân yêu cầu. Ngưỡng cũ là 2 triệu đồng/lần theo Thông tư 111/2013.

Cá nhân chỉ có thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% và ước tính tổng thu nhập sau giảm trừ chưa đến mức nộp thuế được làm bản cam kết để tạm chưa khấu trừ. Cuối năm, tổ chức vẫn phải tổng hợp danh sách những người này khi quyết toán.

Ví dụ minh họa (giả định): Tháng 8/2026, công ty trả thù lao cho cộng tác viên A 6.000.000 đồng và cộng tác viên B 4.000.000 đồng, cả hai không ký HĐLĐ. Công ty khấu trừ của A: 6.000.000 × 10% = 600.000 đồng, trả A 5.400.000 đồng và lập chứng từ khấu trừ. Với B, công ty không bắt buộc khấu trừ, trừ khi B yêu cầu.

3. Chứng từ khấu trừ cần những thông tin gì?

Chứng từ khấu trừ phải thể hiện đủ để cá nhân và cơ quan thuế đối chiếu. Ở mức khái quát, gồm các nhóm thông tin:

• Thông tin tổ chức trả thu nhập: tên, mã số thuế, địa chỉ.
• Thông tin cá nhân nhận thu nhập: họ tên, mã số thuế (từ 01/7/2025 là số định danh cá nhân), quốc tịch, tình trạng cư trú.
• Khoản thu nhập: loại thu nhập, thời điểm hoặc kỳ trả, tổng thu nhập chịu thuế.
• Số thuế đã khấu trừ.
• Từ 01/6/2025 (NĐ 70/2025): thông tin về khoản đóng bảo hiểm bắt buộc.

Danh mục chỉ tiêu chi tiết, ký hiệu mẫu và định dạng dữ liệu theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 cần đối chiếu toàn văn; một số nguồn thứ cấp đưa ra quy tắc riêng (ví dụ số chứng từ phải lập mỗi năm cho người có HĐLĐ từ 03 tháng) nhưng chưa được TAVA xác minh từ văn bản gốc. Doanh nghiệp nên dùng mẫu mà phần mềm chứng từ điện tử đã cập nhật theo văn bản mới và kiểm tra lại với nhà cung cấp phần mềm.

4. Cấp chứng từ cho người lao động như thế nào?

Theo quy định từ NĐ 70/2025, tổ chức được chọn cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong kỳ. Với chứng từ điện tử, việc “cấp” là gửi file chứng từ đã ký điện tử cho cá nhân qua email, cổng nhân sự hoặc kênh nội bộ khác.

Về lưu trữ chứng từ điện tử nói chung, xem bài chứng từ kế toán điện tử: điều kiện hợp lệ, ký và lưu trữ.

5. Chứng từ khấu trừ và kê khai, quyết toán năm 2026

Từ 01/7/2026, theo điểm a.1 khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC (đối chiếu bản ký số gốc), tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công khai số thuế TNCN đã khấu trừ theo quý, không còn khai tháng. Các kỳ tính thuế trước 01/7/2026 (tháng 6, quý II/2026) vẫn dùng mẫu cũ (khoản 1 Điều 100 Thông tư 89).

Theo NĐ 253/2026, cá nhân được ủy quyền quyết toán khi chỉ có một nguồn lương, HĐLĐ từ 03 tháng tại một tổ chức và đang làm việc tại đó, có thể kèm thu nhập vãng lai bình quân tháng không quá 15 triệu đồng đã khấu trừ 10%. Người không đủ điều kiện ủy quyền tự quyết toán và dùng chứng từ khấu trừ để đối chiếu với dữ liệu hệ thống tự tổng hợp. Chi tiết xem bài quyết toán thuế TNCN của TAVA.

6. Những lỗi thường gặp

• Dùng ngưỡng 2 triệu đồng cũ. Từ NĐ 253/2026, ngưỡng bắt buộc khấu trừ 10% là 05 triệu đồng/lần.
• Dẫn căn cứ NĐ 123/2020 sau 01/7/2026. Văn bản đã bị NĐ 254/2026 thay thế.
• Số trên chứng từ lệch tờ khai. Thường do điều chỉnh lương sau khi đã lập chứng từ mà không lập lại.
• Không lập chứng từ cho người đã nghỉ việc. Người nghỉ việc vẫn cần chứng từ để tự quyết toán.
• Ghi mã số thuế cũ 10 số. Từ 01/7/2025, cá nhân dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế.
• Không lưu bằng chứng đã gửi. Khi có tranh chấp, doanh nghiệp khó chứng minh đã cấp chứng từ.

Kết luận

Năm 2026 là năm chuyển đổi: chứng từ khấu trừ thuế TNCN chuyển sang khung Nghị định 254/2026 từ 01/7/2026, ngưỡng khấu trừ 10% nâng lên 05 triệu đồng/lần và tờ khai khấu trừ được hướng dẫn chuyển sang theo quý. Kế toán nên rà lại mẫu chứng từ trên phần mềm, quy trình gửi cho người lao động và đối chiếu số liệu trước kỳ quyết toán 2026.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ lập chứng từ, khai khấu trừ và quyết toán TNCN, tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói hoặc bảng giá TAVA.