Khi hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập, số thuế bằng (doanh thu − chi phí) nhân thuế suất 15%, 17% hoặc 20%. Vì vậy, chi phí được trừ quyết định trực tiếp số thuế phải nộp. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, chi phí chỉ được trừ khi có hóa đơn, chứng từ và khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên được thanh toán không dùng tiền mặt. Bài viết liệt kê khoản được trừ, khoản bị loại và cách tổ chức sổ sách để không mất chi phí.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Áp dụng: hộ doanh thu trên 3 tỷ (bắt buộc) hoặc trên 1–3 tỷ (tự chọn).
- Điều kiện: có hóa đơn, chứng từ; chi từ 5 triệu trả không dùng tiền mặt.
- Không được trừ: lương chủ hộ, chi phí gia đình, tiền phạt.
- Giữ phương pháp 2 năm liên tục; quyết toán chậm nhất 31/3 năm sau.
Căn cứ: Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 6; Luật 109/2025/QH15, Điều 7.
Hộ kinh doanh nào được trừ chi phí khi tính thuế?
Từ kỳ tính thuế 2026, thuế TNCN của hộ, cá nhân kinh doanh tính theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Ngưỡng không phải nộp thuế là 1 tỷ đồng/năm (Nghị định 141/2026). Chỉ hộ dùng phương pháp thu nhập mới trừ chi phí.
| Doanh thu năm | Phương pháp TNCN | Thuế suất trên thu nhập |
|---|---|---|
| Từ 1 tỷ trở xuống | Không nộp TNCN | – |
| Trên 1 tỷ đến 3 tỷ | Tự chọn: tỷ lệ trên doanh thu hoặc thu nhập | 15% (nếu chọn thu nhập) |
| Trên 3 tỷ đến 50 tỷ | Bắt buộc thu nhập | 17% |
| Trên 50 tỷ | Bắt buộc thu nhập | 20% |
Hộ đang nộp theo tỷ lệ trên doanh thu mà có năm doanh thu thực tế vượt 3 tỷ thì từ năm sau phải chuyển sang phương pháp thu nhập. Hộ đã chọn phương pháp thu nhập phải giữ ổn định 2 năm liên tục. Phương pháp này chỉ áp dụng cho TNCN; thuế GTGT của hộ vẫn tính theo tỷ lệ % trên doanh thu (xem bảng tỷ lệ thuế hộ kinh doanh theo ngành).
Điều kiện để chi phí của hộ kinh doanh được trừ
Theo Điều 6 Nghị định 68/2026, một khoản chi muốn được trừ cần đạt cả các điều kiện sau:
Kiểm tra một khoản chi trước khi đưa vào chi phí
- Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh của hộ.
- Có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
- Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên đã thanh toán không dùng tiền mặt.
- Không thuộc danh mục chi phí không được trừ.
- Đã ghi sổ, tách khỏi chi tiêu cá nhân, gia đình.
Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên là điểm nhiều hộ quen bán lẻ tiền mặt dễ bỏ sót. Trả bằng chuyển khoản từ tài khoản đã thông báo với cơ quan thuế là cách để lại chứng cứ rõ ràng nhất.
Các khoản chi phí được trừ thường gặp
Nhóm chi phí được trừ theo Nghị định 68/2026 gồm:
- Nguyên vật liệu, hàng hóa mua vào để sản xuất, bán ra.
- Tiền lương, tiền công và bảo hiểm của người lao động thuê ngoài.
- Khấu hao tài sản cố định dùng cho kinh doanh (máy móc, thiết bị, nhà xưởng…).
- Dịch vụ mua ngoài: điện, nước, thuê mặt bằng, vận chuyển, quảng cáo, phần mềm…
- Lãi vay vốn sản xuất, kinh doanh: vay tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế; vay đối tượng khác không vượt mức Bộ luật Dân sự cho phép.
- Khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh.
Với mỗi nhóm, hãy giữ hóa đơn, hợp đồng (nếu có) và chứng từ thanh toán. Chẳng hạn, tiền lương người lao động nên có bảng lương, hợp đồng lao động và chứng từ chi trả.
Những khoản chi không được trừ
Điều 6 Nghị định 68/2026 loại các khoản sau khỏi chi phí được trừ:
- Tiền lương, tiền công của chủ hộ và thành viên hộ, trừ phần bảo hiểm bắt buộc theo quy định.
- Chi phí cá nhân, gia đình: tiền điện nước nhà ở, ăn uống, học phí của con, xe đi lại riêng.
- Tiền phạt vi phạm hành chính, phạt vi phạm hợp đồng, tiền bồi thường do lỗi của cá nhân kinh doanh.
- Phần khấu hao vượt mức quy định hoặc khấu hao tài sản không dùng cho kinh doanh.
- Ô tô, đất ở đứng tên cá nhân, trừ tài sản dùng cho kinh doanh vận tải, du lịch.
- Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên trả bằng tiền mặt; khoản chi không có hóa đơn, chứng từ.
Hiểu lầm
Chủ hộ trả lương cho mình 20 triệu mỗi tháng để giảm thu nhập chịu thuế.
Sự thật
Lương của chủ hộ và thành viên hộ không được trừ, chỉ phần bảo hiểm bắt buộc được trừ.
Nhà ở kiêm cửa hàng: tách chi phí thế nào cho an toàn?
Rất nhiều hộ kinh doanh ngay tại nhà ở. Khi đó tiền điện, nước, internet, sửa chữa nhà vừa phục vụ gia đình vừa phục vụ kinh doanh. Nghị định 68/2026 yêu cầu theo dõi tách bạch chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân, nhưng không đưa ra tỷ lệ phân bổ cố định.
Cách làm thực tế dễ giải trình hơn cả là tách ngay từ nguồn:
- Lắp công tơ điện, đồng hồ nước riêng cho khu vực kinh doanh nếu có thể.
- Đăng ký thuê bao internet, điện thoại kinh doanh đứng tên chủ hộ, thanh toán từ tài khoản kinh doanh.
- Lưu hồ sơ sửa chữa, cải tạo gắn với khu vực bán hàng, kho, xưởng.
Khoản nào không tách được và không có căn cứ rõ ràng, bạn nên cân nhắc không đưa vào chi phí để tránh bị loại khi kiểm tra.
Ví dụ minh họa: tính thuế TNCN theo thu nhập
Ví dụ minh họa (số giả định): hộ kinh doanh vật liệu xây dựng của anh Hùng có doanh thu năm 2026 là 5 tỷ đồng. Vì doanh thu trên 3 tỷ, hộ bắt buộc tính TNCN theo thu nhập với thuế suất 17%.
Sổ chi phí của hộ ghi tổng chi 4,3 tỷ đồng. Khi rà lại, kế toán phát hiện hai khoản không đủ điều kiện:
- Khoản mua hàng 60 triệu đồng trả tiền mặt (từ 5 triệu trở lên, không thanh toán qua ngân hàng): loại.
- Tiền lương anh Hùng tự trả cho mình 240 triệu đồng/năm: loại.
| Khoản mục | Số tiền (đồng) |
|---|---|
| Doanh thu | 5.000.000.000 |
| Chi phí trên sổ | 4.300.000.000 |
| Trừ khoản không được trừ (60 triệu + 240 triệu) | 300.000.000 |
| Chi phí được trừ | 4.000.000.000 |
| Thu nhập tính thuế | 1.000.000.000 |
| Thuế TNCN (17%) | 170.000.000 |
Nếu không loại hai khoản trên, hộ sẽ tự tính thiếu 51 triệu đồng thuế (300 triệu × 17%) và có rủi ro bị truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Sổ sách, tạm nộp và quyết toán khi trừ chi phí
Hộ tính thuế theo thu nhập cần sổ sách chi tiết hơn hộ nộp theo tỷ lệ. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (thay Thông tư 88/2021 từ 01/01/2026), nhóm hộ này dùng các mẫu sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD để theo dõi doanh thu, chi phí, tiền và kho. Hộ cũng có thể tự chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC.
Về khai nộp, hộ tạm nộp theo quý (doanh thu năm đến 50 tỷ) hoặc theo tháng (trên 50 tỷ), rồi quyết toán năm chậm nhất ngày 31/3 năm sau. Số tạm nộp thiếu so với số quyết toán thì nộp bổ sung và không bị tính tiền chậm nộp; nộp thừa thì được bù trừ, hoàn (khoản 2 Điều 10 Nghị định 68/2026). Hộ chọn phương pháp thu nhập từ năm 2026 hoặc hộ nộp thuế khoán, kê khai năm 2025 có doanh thu từ 3 tỷ trở lên còn phải lập bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại 31/12/2025, gửi cùng tờ khai quý I/2026. Hộ nào chưa lập bảng kê này nên rà lại ngay để có căn cứ xác định giá vốn hàng tồn đầu năm.
Những lỗi thường gặp khi kê chi phí
- Gộp chi tiêu gia đình vào chi phí kinh doanh, nhất là tiền điện, nước, xe khi nhà ở và cửa hàng dùng chung.
- Trả tiền mặt cho nhà cung cấp lớn rồi mới đi xin hóa đơn.
- Không có hóa đơn đầu vào khi mua hàng từ người bán nhỏ lẻ.
- Chọn phương pháp thu nhập chỉ vì nghe “được trừ chi phí”, trong khi sổ sách chưa đủ, rồi phải giữ phương pháp này 2 năm.
Phương pháp thu nhập có lợi khi tỷ suất lợi nhuận thấp và hộ có đủ chứng từ. Ngược lại, nếu hộ không giữ được hóa đơn đầu vào, chi phí bị loại sẽ làm thu nhập tính thuế cao hơn thực tế. Hãy tính thử cả hai phương án trên số liệu thật của mình trước khi chọn.
Kết luận
Chi phí được trừ là “lá chắn” hợp pháp duy nhất của hộ tính thuế theo thu nhập, nhưng chỉ có hiệu lực khi đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán đúng cách. Hãy rà sổ chi phí năm 2026 ngay từ bây giờ, loại các khoản không đủ điều kiện trước khi quyết toán hạn 31/3/2027.
Nếu bạn cần người tổ chức sổ S2b–S2e-HKD, rà chứng từ và quyết toán thay, TAVA có dịch vụ rà soát sổ sách kế toán và kế toán thuế trọn gói. Đọc thêm các bài trong chuyên mục Hộ kinh doanh.