Xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026 là quy trình áp dụng từ 01/7/2026, khi TT 91/2026/TT-BTC và NĐ 254/2026/NĐ-CP thay thế NĐ 123/2020, NĐ 70/2025 và TT 32/2025. Quy tắc chính: chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn; sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Bài viết này cập nhật thay cho các hướng dẫn cũ theo NĐ 123/2020 trên website TAVA.
Tóm tắt nhanh đọc trong 30 giây
- Căn cứ mới: Điều 10 TT 91/2026, hiệu lực 01/7/2026.
- Sai tên, địa chỉ → thông báo + Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Sai MST, hàng, số lượng, giá, thuế → điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hóa đơn máy tính tiền → chỉ thay thế.
1. Căn cứ pháp lý mới
NĐ 254/2026 không còn quy định chi tiết việc điều chỉnh, thay thế hóa đơn như NĐ 123/2020. Nghị định giao Bộ Tài chính hướng dẫn. Nội dung này nằm tại Điều 10 TT 91/2026/TT-BTC (ban hành 30/6/2026).
Theo Ban Chính sách và thuế quốc tế (Cục Thuế) trả lời Tạp chí Thuế ngày 22/8/2026, căn cứ áp dụng gồm Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, NĐ 254/2026 và TT 91/2026.
Điểm khác lớn nhất so với thời NĐ 123/2020 là cách tiếp cận theo mức độ sai. Lỗi không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế (tên, địa chỉ) được xử lý nhẹ bằng thông báo. Lỗi làm thay đổi số tiền, số thuế hoặc người nộp thuế mới phải lập hóa đơn mới. Doanh nghiệp vì vậy nên phân loại lỗi trước, rồi mới mở phần mềm hóa đơn.
2. Bảng tra nhanh: sai gì, xử lý thế nào?
Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo TT 91/2026
| Nội dung sai | Cách xử lý | Lập lại hóa đơn? |
|---|---|---|
| Chỉ tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ (MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa đúng) | Thông báo người mua, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT | Không |
| Mã số thuế người mua | Điều chỉnh hoặc thay thế | Có |
| Tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá | Điều chỉnh hoặc thay thế | Có |
| Thuế suất, tiền thuế | Điều chỉnh hoặc thay thế | Có |
| Hóa đơn máy tính tiền sai sót | Thay thế | Có |
| Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu | Chỉ thay thế | Có |
3. Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua
Khi hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, còn mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng (điểm a khoản 1 Điều 10 TT 91/2026), người bán:
- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn lập sai.
- Gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Không phải lập lại hóa đơn.
Đây là trường hợp tiết kiệm thời gian nhất, nhưng chỉ áp dụng khi sai đúng phạm vi nêu trên. Sai cả tên và mã số thuế thì phải chuyển sang điều chỉnh hoặc thay thế.
4. Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền: điều chỉnh hay thay thế?
Với sai mã số thuế, tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế, người bán được chọn một trong hai cách:
- Hóa đơn điều chỉnh: có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm (điểm c khoản 6 Điều 10).
- Hóa đơn thay thế: có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Đã chọn cách nào ở lần xử lý đầu thì các lần xử lý tiếp theo của hóa đơn đó dùng đúng cách ấy (điểm a khoản 6 Điều 10).
Ngoại lệ: hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ ô tô, xe máy) và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền chỉ áp dụng thay thế.
Ví dụ minh họa
Công ty P (số liệu giả định) bán 100 thùng hàng, đơn giá 500.000 đồng, thuế suất 8%. Kế toán ghi nhầm số lượng là 110 thùng.
- Hóa đơn sai: 110 × 500.000 = 55.000.000 đồng, thuế 4.400.000 đồng.
- Đúng ra: 100 × 500.000 = 50.000.000 đồng, thuế 4.000.000 đồng.
- Cách 1 – điều chỉnh giảm: lập hóa đơn điều chỉnh ghi số âm: −10 thùng, tiền hàng −5.000.000 đồng, thuế −400.000 đồng.
- Cách 2 – thay thế: lập hóa đơn mới 100 thùng, 50.000.000 đồng, thuế 4.000.000 đồng, ghi thay thế cho hóa đơn sai.
5. Quy trình chuẩn trước khi điều chỉnh, thay thế
Xác định nội dung sai
Đối chiếu bảng tra ở mục 2 để chọn cách xử lý.
Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo
Người mua là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh: hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai (trừ một số trường hợp không bắt buộc). Người mua là cá nhân: thông báo trực tiếp nếu có thông tin, hoặc trên website người bán.
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Ghi rõ hóa đơn gốc bị điều chỉnh hoặc thay thế.
Gửi người mua và lưu hồ sơ
Lưu văn bản thỏa thuận, email, thông báo cùng hóa đơn.
Nhiều hóa đơn cùng sai. Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua với cùng nội dung sai, được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đó.
Hóa đơn không mã gửi bảng tổng hợp. Nếu đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn rồi phát hiện sai, thông tin điều chỉnh gửi trong bảng tổng hợp của các kỳ sau. Dữ liệu đã gửi bị thiếu, sai thì gửi bảng tổng hợp bổ sung.
6. Kê khai thuế hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Điểm d khoản 6 Điều 10 TT 91/2026 quy định: hóa đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp tại khoản 5 (thay đổi giá trị khi quyết toán theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền, chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, dịch vụ, hoàn phí…) thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Với các sai sót khác (mã số thuế, giá trị, thuế suất, tiền thuế), TT 91 không có quy định riêng về kỳ kê khai (EY cũng lưu ý điểm này). Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định khai bổ sung tại Điều 12 NĐ 252/2026 và pháp luật thuế GTGT để xác định kỳ kê khai.
Hóa đơn lập trước 01/7/2026. Theo khoản 2 Điều 24 TT 91/2026, hóa đơn đã lập theo NĐ 123/2020, NĐ 70/2025 và TT 32/2025 nếu sai thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định; riêng hóa đơn lập theo NĐ 51/2010, NĐ 04/2014 thì hai bên lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn điện tử thay thế.
7. Phía người mua cần kiểm tra gì?
Khi nhận hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người mua nên kiểm tra:
Người mua nhận hóa đơn điều chỉnh, thay thế
- Hóa đơn nào bị điều chỉnh hoặc thay thế (ký hiệu, số, ngày)
- Nội dung thay đổi có khớp văn bản thỏa thuận
- Giá trị hàng hóa, thuế suất, tiền thuế sau điều chỉnh
- Đối chiếu với hợp đồng, biên bản giao nhận thực tế
- Điều chỉnh số thuế đầu vào đã kê khai nếu giá trị thay đổi
8. Những lỗi thường gặp
- Lập hóa đơn thay thế cho lỗi chỉ sai địa chỉ, làm phát sinh thêm thủ tục không cần thiết.
- Chỉ gửi Mẫu 04 khi sai mã số thuế, trong khi trường hợp này phải điều chỉnh hoặc thay thế.
- Điều chỉnh hóa đơn máy tính tiền thay vì thay thế.
- Không có văn bản thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp.
- Dẫn căn cứ NĐ 123/2020 cho hóa đơn lập sau 01/7/2026.
Gõ thừa một số 0 ở đơn giá, cả buổi chiều đi xin chữ ký biên bản.
Bật bước xem trước hóa đơn trên phần mềm trước khi ký số và gửi.
Bạn có thể xem thêm 7 thay đổi lớn của NĐ 254/2026 và quy định về phạt lập hóa đơn sai thời điểm. Doanh nghiệp cần người kiểm soát hóa đơn đầu ra hằng tháng có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói của TAVA.
Kết luận
Từ 01/7/2026, xử lý hóa đơn sai sót theo Điều 10 TT 91/2026: sai tên, địa chỉ thì gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT; sai nội dung tiền, thuế, hàng hóa thì điều chỉnh hoặc thay thế; hóa đơn máy tính tiền thì thay thế. Kế toán nên cập nhật quy trình nội bộ và mẫu văn bản thỏa thuận ngay. Xem thêm chuyên mục Hóa đơn.